Cómo cobrar a un cliente moroso: los pasos de una distribuidora, del primer aviso al monitorio

Para cobrar a un cliente moroso, reclámale primero por escrito y, si no paga, mándale un burofax que le invite a negociar. Si en 30 días no contesta, o la negociación acaba sin acuerdo, pide el proceso monitorio en el juzgado.

El proceso monitorio es un trámite del juzgado para reclamar deudas que pruebas con facturas y albaranes. Para pedirlo no necesitas abogado.

Mientras tanto, frena la deuda. En una distribuidora sigues sirviendo cada semana, y cada entrega sin cobrar se suma a la anterior. Aquí tienes cada paso según la ley en 2026, un modelo de carta y el ejemplo de un bar que debe tres facturas.

¿Cuáles son los pasos para cobrar a un cliente moroso?

Son seis, de menos a más. Cada paso deja la prueba que necesitas para el siguiente.

Paso	Cuándo	Para qué
1. Aviso amable por email o WhatsApp, y una llamada si no contesta	El día siguiente al vencimiento	Que pague si fue un olvido, o saber si hay un problema
2. Carta de reclamación	Si no paga tras el aviso	Dejar por escrito cada factura, el total y una fecha límite
3. Burofax que reclama e invita a negociar	Si no paga tras la carta	Probar que lo recibió y cumplir la negociación previa que pide la ley
4. Esperar su respuesta o negociar	30 días desde que recibe el burofax, si no contesta. Si contesta, hasta que pactéis o des por terminada la negociación por escrito	Pactar un calendario de pagos o cerrar la negociación sin acuerdo
5. Proceso monitorio	Cuando la negociación ha terminado sin acuerdo	Que el juzgado le exija el pago y, si no paga, embargarle
6. Recuperar el IVA	6 meses después de cada entrega, si el año anterior vendiste 6.010.121,04 € o menos sin IVA. Si no, 1 año	Recuperar el IVA que ingresaste y no cobraste

Los plazos de los pasos 1 a 3 los pones tú. Los de los pasos 4 y 6 los fija la ley.

Si el cliente abre un concurso de acreedores o el procedimiento de las microempresas, el camino cambia: lo tienes más abajo.

¿Cómo se lo reclamas sin perder al cliente?

Pronto, con datos y sin acusar: pregunta antes de exigir y deja la carta formal para cuando no conteste. Ten a mano el número de factura, el importe y el día en que venció.

• El día siguiente al vencimiento, manda un aviso amable por email o WhatsApp, con la factura adjunta.
• Si no contesta en una semana, llama. Mejor quien lleva su cuenta o el comercial que le visita. Pregunta si hay algún problema con una entrega o con la factura. Si lo hay, resuélvelo antes de reclamar más.
• Si promete pagar, cierra la fecha y el importe. Y confírmalo por escrito ese mismo día: «Según hablamos, pagarás 600 € el viernes 23 de octubre de 2026».
• Si no puede pagarlo todo, ofrécele un calendario de pagos. Ponlo por escrito y que lo firme.

El calendario tiene que decir cada factura y el total que te debe, cuánto pagará y qué día. Añade que, si falla un pago, podrás reclamarle todo lo que quede: es un pacto que la ley os deja acordar (Código Civil, art. 1255).

Ese documento firmado es un reconocimiento de deuda: el cliente admite por escrito lo que te debe. Te ayuda dos veces.

Interrumpe la prescripción, es decir, el plazo que tienes para reclamar vuelve a empezar (Código Civil, art. 1973). Y es un documento firmado por el deudor, que vale para el monitorio (Ley de Enjuiciamiento Civil, art. 812).

Ese plazo es de 5 años, o de 3 en algunas ventas: lo tienes en las preguntas frecuentes. El detalle, en prescripción de deudas comerciales.

Un aviso amable, para copiar:

Hola, [nombre]. Te escribo de [tu distribuidora]. La factura [número], de [importe] €, venció el [fecha] y no nos consta el pago. Te la adjunto. ¿Puedes revisarlo? Si ya está pagada, mándanos el justificante y perdona la molestia. Gracias.

Trátale de tú o de usted, como siempre con ese cliente. Más modelos, para cada momento, en carta de reclamación de pago.

Mientras tanto, frena la deuda. Si sigue pidiendo, sírvele al contado o con un pago a cuenta, como digan tus condiciones de venta. Y si llega a su límite de crédito, no le aceptes más pedidos a plazo hasta que pague.

También puedes encargar los avisos y las llamadas a una empresa de recobro o a un abogado. Los pasos y los plazos de la ley son los mismos.

¿Puedes dejar de servir a un cliente que no te paga?

Con los pedidos nuevos, sí: cada pedido es una venta nueva, y no hay venta hasta que la aceptas (Código Civil, art. 1262). Si no te obliga un contrato de suministro, puedes no aceptarlo o pedir el pago al contado.

Con un pedido que ya aceptaste a plazo, en principio tienes que entregarlo. Solo puedes no hacerlo si descubres que el cliente es insolvente y corres un riesgo inminente de no cobrar. Salvo que te dé una garantía de que pagará en el plazo (art. 1467).

Si no pactasteis un plazo, no tienes que entregar hasta que pague (art. 1466). Lo más seguro es dejarlo por escrito en tus condiciones de venta: «con facturas vencidas, se sirve solo al contado».

Ojo con un caso. En alimentación, la ley de la cadena alimentaria castiga las represalias: amenazar con cortar el suministro, o cortarlo, porque tu cliente ejerce sus derechos. Por ejemplo, porque reclama una entrega en mal estado o te denuncia. Es una infracción grave (Ley 12/2013, art. 23.2.n).

Esa ley se aplica a tus ventas a tiendas y a otros distribuidores. A bares, cafeterías y restaurantes, solo si su empresa factura 10 millones de euros o más (art. 5.a).

Cortar porque no te paga lo que ya debe es otra cosa: la ley habla de represalias por ejercer un derecho. Pero si no te paga porque discute una entrega, resuelve antes esa discusión, por escrito. Si dudas, consúltalo con tu asesor.

¿Cómo tiene que ser la reclamación por escrito?

Clara y completa: cada factura con su número, su fecha, su importe y su vencimiento, el total y una fecha límite para pagar. Mándala primero por email, que es rápido y deja registro.

Si no paga, mándala por burofax, un envío postal que prueba el texto, quién lo manda, a quién y el resultado de la entrega. Al enviarlo, pide que certifiquen el texto y que te den prueba de la entrega y de su fecha.

El Tribunal Supremo lo ha descrito así: el burofax acredita el texto, quién lo manda, a quién, a qué dirección y el resultado de la entrega. Lo cita la Dirección General de Tributos en su consulta vinculante V0212-23, de 2023. Un burofax entregado te sirve para cuatro cosas:

• Probar la reclamación ante el juez, si llegáis a juicio.
• Interrumpir la prescripción, como cualquier reclamación del acreedor fuera del juzgado (Código Civil, art. 1973).
• Cumplir la negociación previa que pide la ley antes de ir al juzgado, si en el burofax le invitas a negociar (Ley Orgánica 1/2025, art. 10). La ves en la sección siguiente.
• Recuperar el IVA. Hacienda admite cualquier envío que pruebe el texto, quién lo manda, a quién, si se entregó y cuándo. La Dirección General de Tributos pone el burofax como ejemplo (consulta V0212-23). La Agencia Tributaria lo comprueba caso a caso.

Lo que propongas para negociar, como un calendario de pagos, es confidencial: no se puede usar como prueba en el juicio. Sí se puede probar que le invitaste a negociar y qué le reclamas (Ley Orgánica 1/2025, art. 9).

¿Y si no recoge el burofax? Entonces es difícil probar que lo recibió. Para la negociación previa, la ley pide un documento que pruebe que lo recibió y pudo leerlo entero (Ley Orgánica 1/2025, art. 10.2). Para el IVA, Hacienda pide un envío que pruebe el resultado de la entrega (consulta V0212-23). Tu intento sí interrumpe la prescripción (Ley Orgánica 1/2025, art. 7.1).

La salida más segura es un requerimiento notarial: el notario lleva tu carta al local o la envía por correo certificado. Aunque el cliente no esté o no la recoja, el requerimiento se tiene por hecho (Reglamento Notarial, art. 202). Y la Ley del IVA lo nombra expresamente (art. 80.Cuatro).

Modelo de carta de reclamación con invitación a negociar. Sirve para el email del paso 2 y para el burofax. Pero los 30 días cuentan desde que la recibe, y tienes que poder probarlo (art. 10.2). Con un email normal es difícil, así que cuenta desde el burofax.

[Tu distribuidora, S.L.] · NIF [NIF] · [Dirección] · [Teléfono] · [Email]

[Razón social del cliente] · NIF [NIF] · [Domicilio de la empresa]

[Ciudad], [fecha]

Asunto: Reclamación de facturas vencidas e invitación a negociar

Estimado/a [nombre]:

Le escribimos por estas facturas, vencidas y sin pagar:

• Factura [número], de [fecha], vencida el [fecha]: [importe] €, IVA incluido.
• Factura [número], de [fecha], vencida el [fecha]: [importe] €, IVA incluido.

El total pendiente es de [importe] €. Las entregas constan en los albaranes firmados en su local.

Le pedimos que pague esa cantidad antes del [fecha], en la cuenta [IBAN], indicando los números de factura.

La ley de morosidad nos da derecho, además, a intereses de demora desde cada vencimiento. Y a 40 € de costes de cobro por factura (Ley 3/2004, arts. 5, 7 y 8).

(Si quieres ofrecerlo) Si paga antes de esa fecha, renunciamos a ellos.

Si no puede pagarlo todo ahora, le invitamos a negociar un calendario de pagos. Le proponemos [por ejemplo: tres pagos mensuales de [importe] €, el día [X] de cada mes]. Puede contestarnos por escrito a [email] o llamarnos al [teléfono] para fijar una reunión.

Esta carta es una solicitud de negociación previa a la vía judicial (Ley Orgánica 1/2025, arts. 5 y 10). Si en 30 días naturales desde que la reciba no tenemos respuesta, o no llegamos a un acuerdo, reclamaremos la deuda en el juzgado. Con sus intereses y costes de cobro.

(Si usas un fichero de morosos) Si la deuda no se paga, podremos comunicarla al fichero [nombre del fichero], en el que participamos.

Atentamente,

[Nombre, cargo y firma]

Guarda el justificante del burofax, con la copia certificada del texto y la prueba de la entrega. Es tu prueba para el juzgado y, si se entregó, para Hacienda. Cómo enviarlo y otro modelo, más formal, en modelo de burofax de reclamación de deuda.

¿Qué es la negociación previa obligatoria antes de reclamar en el juzgado?

Es un intento de llegar a un acuerdo con tu cliente antes de ir al juzgado. Desde el 3 de abril de 2025, sin él no se admite la demanda en la mayoría de los procesos civiles (Ley Orgánica 1/2025, art. 5).

La ley lo llama medio adecuado de solución de controversias (MASC). Es cualquier negociación a la que las partes van de buena fe para resolver el conflicto fuera del juzgado (art. 2).

Qué vale como intento. La ley acepta varias formas (art. 5.1):

• negociar directamente con tu cliente, o entre vuestros abogados;
• la mediación o la conciliación: una persona neutral os ayuda a llegar a un acuerdo;
• la opinión de un experto independiente;
• una oferta vinculante confidencial: una propuesta por escrito que, si el otro la acepta, os obliga a los dos.

Para una distribuidora, lo más sencillo es la primera: tu burofax invitándole a negociar, como el modelo de arriba. No necesitas abogado. Solo es obligatorio en la oferta vinculante, si la deuda pasa de 2.000 € (art. 6.2).

Cómo lo pruebas. Si llegáis a reuniros, con un documento firmado por los dos. Si no contesta, con cualquier documento que pruebe que recibió tu invitación, en qué fecha y que pudo leerla entera (art. 10.2). El burofax entregado, con el texto certificado y la prueba de la entrega, lo cubre.

Cuándo termina sin acuerdo. En estos cuatro casos (art. 10.4):

• si en 30 días naturales desde que recibe tu invitación no contesta por escrito, ni hay una primera reunión o contacto;
• si le haces una propuesta concreta y en 30 días no hay acuerdo ni respuesta por escrito;
• si pasan 3 meses desde la primera reunión sin acuerdo;
• si cualquiera de los dos da por terminada la negociación por escrito, con prueba de que se lo comunica.

¿Y si contesta, pero ni paga ni firma nada? Entonces los 30 días ya no te sirven: ha contestado. Si llegasteis a reuniros y nadie hace nada, la negociación termina sola a los 3 meses. Para no esperar, tienes dos salidas:

• hazle por escrito una propuesta concreta, como un calendario de pagos; si en 30 días no la acepta ni te responde por escrito, la negociación termina;
• o da tú por terminada la negociación, por escrito y con prueba de que se lo comunicas, por ejemplo por burofax.

Desde ese día puedes pedir el monitorio. Hazlo de buena fe: el juez tiene que tenerlo en cuenta al decidir quién paga las costas (art. 7.4).

Después, tienes un año para reclamar en el juzgado. Cuenta desde que tu cliente recibió la invitación, si no contestó, o desde que terminó la negociación (art. 7.3). Si pasa ese año sin que reclames, tendrás que volver a invitarle a negociar.

El plazo para reclamar vuelve a empezar. Tu invitación interrumpe la prescripción desde que intentas hacérsela llegar, y la deja interrumpida mientras negociáis. Cuando la negociación termina, el plazo empieza de cero (art. 7.1).

Si llegáis a un acuerdo, ponedlo por escrito y firmadlo los dos: os obliga (arts. 12 y 13). Si quieres poder embargar directamente si no lo cumple, elevadlo a escritura pública ante notario (art. 13.2). Si el cliente no quiere ir al notario, puedes pedirlo tú solo, a través del notario (art. 12.3).

Que lo apruebe un juez, es decir, que lo «homologue», solo cabe en dos casos: si una ley lo exige, o si el juez os mandó a negociar en un juicio ya empezado (art. 12.7).

¿Hace falta antes del monitorio? Sí. La ley lo exige en los procesos especiales de la Ley de Enjuiciamiento Civil, y el monitorio es uno de ellos. Y no está entre las excepciones (art. 5.2 y 5.3).

Quedan fuera, entre otros, el juicio cambiario, el de los pagarés y las letras devueltos (art. 5.2), y el monitorio europeo (art. 5.3). Tampoco hace falta para ejecutar un título que ya tienes, como una sentencia (art. 5.3).

Si el cliente se opone, el monitorio pasa a un juicio. Te vale la negociación que hiciste antes, si es sobre la misma deuda (art. 5.1). Si la deuda pasa de 15.000 €, tendrás que presentar una demanda en un mes. Si para entonces ha pasado un año desde que terminó la negociación, consulta con tu abogado si hace falta repetirla (art. 7.3).

Otro motivo para hacerla bien: el juez tiene en cuenta si colaboraste al decidir quién paga las costas, los gastos del juicio (art. 7.4). El detalle, en MASC: negociar antes de demandar.

¿Cómo funciona el proceso monitorio?

Pides al juzgado, con un formulario y tus facturas, que exija el pago a tu cliente. Si en 20 días hábiles no paga ni se opone, puedes pedir que le embarguen (Ley de Enjuiciamiento Civil, arts. 815 y 816).

Sirve para cualquier importe. Para pedirlo no necesitas abogado ni procurador, el profesional que te representa ante el juzgado (arts. 812 y 814).

Qué necesitas. Una deuda de dinero concreta, vencida y que ya se puede exigir. Y documentos que la prueben. Valen las facturas y los albaranes de entrega, aunque los hagas tú, si son los habituales con ese cliente (art. 812).

Cuánto cuesta. Si tu distribuidora es una sociedad y reclamas más de 2.000 €, pagas una tasa judicial fija de 100 €. Si eres autónomo, o reclamas 2.000 € o menos, no pagas tasa (Ley 10/2012, arts. 4 y 7). Si lees que hay además una parte variable, la anuló el Tribunal Constitucional (Sentencia 140/2016).

La tasa se paga antes de presentar la petición, con el modelo 696 (Orden HAP/2662/2012). Si el cliente se opone y vais a juicio ordinario, la tasa es de 300 €, menos los 100 € ya pagados (Ley 10/2012, art. 7.1).

Dónde se pide. En el juzgado del domicilio de tu cliente (Ley de Enjuiciamiento Civil, art. 813). Desde 2025 se llama tribunal de instancia, sección civil. En los partidos judiciales pequeños, sección civil y de instrucción. Antes se llamaba juzgado de primera instancia (Ley Orgánica 1/2025, disposiciones adicional primera y transitoria primera).

Si tu cliente es una sociedad, cuenta su domicilio social, que puede no ser el del bar (Ley de Sociedades de Capital, art. 9). Si su domicilio resulta estar en otro partido judicial, el juzgado cierra el caso y tienes que empezar en el que toca (art. 813).

La petición se presenta en el registro y reparto de ese partido judicial, que la envía a la sección que toque. Así lo explica la Sede Judicial Electrónica.

Cómo. Con el formulario oficial, que tiene la Sede Judicial Electrónica del Ministerio de Justicia (art. 814). Adjunta las facturas, los albaranes firmados y el justificante del burofax.

Si tu distribuidora es una sociedad, tiene que presentarlo por vía electrónica: las personas jurídicas no pueden en papel (art. 273.3). Si eres autónomo, puedes elegir (art. 273.2).

Qué pasa después. El juzgado requiere a tu cliente para que, en 20 días hábiles, pague o explique por qué no debe (art. 815). En los días hábiles no cuentan los sábados, los domingos, los festivos, del 24 de diciembre al 6 de enero ni agosto (arts. 130 y 133). Entonces:

Si el cliente…	Qué pasa
Paga	Se archiva el caso (art. 817)
No paga ni contesta	Se cierra el monitorio y puedes pedir la ejecución: el embargo de sus cuentas o sus bienes (art. 816). Para ejecutar más de 2.000 €, con abogado y procurador (art. 539)
Se opone	El caso pasa a un juicio. Hasta 15.000 €, sigue como juicio verbal: tienes 10 días para responder por escrito a su oposición. Por encima, como juicio ordinario: tienes un mes para presentar la demanda; si no, se archiva y pagas las costas (arts. 250 y 818)

En el juicio que sigue a la oposición, necesitas abogado y procurador si la deuda pasa de 2.000 € (arts. 23 y 31). Cuánto tarda en total, la ley no lo fija: depende del juzgado y de si el cliente se opone.

Dos casos aparte:

• Si te pagó con un pagaré que vuelve, tienes el juicio cambiario, propio de pagarés y letras. No necesita negociación previa (Ley Orgánica 1/2025, art. 5.2). Más, en pagaré devuelto.
• Si tu cliente está en otro país de la Unión Europea, existe el proceso monitorio europeo (Reglamento (CE) 1896/2006). Tampoco necesita negociación previa (Ley Orgánica 1/2025, art. 5.3).

Cómo rellenar el formulario y qué pasa en cada caso, en monitorio sin abogado.

¿Cuánto puedes reclamar de intereses y costes de cobro?

Los intereses de demora, al 10,40 % al año en el segundo semestre de 2026, desde el día siguiente al vencimiento. Y 40 € por cada factura. La ley te los da aunque no los pactaras ni avisaras (Ley 3/2004, arts. 5 y 8).

Si no pactasteis otro, el tipo es el legal: el del Banco Central Europeo más 8 puntos, que cambia cada seis meses (art. 7). En el primer semestre de 2026 fue del 10,15 % al año. En el segundo es del 10,40 %.

Los 40 € van por cada factura vencida, aunque las reclames todas juntas. Así lo dijo el Tribunal de Justicia de la Unión Europea en 2022 (asunto C-585/20). Si cobrar te ha costado más y lo justificas, puedes pedir también lo que pase de 40 € (art. 8).

Una condición: que tú cumplieras tu parte, es decir, que entregaras lo pactado (art. 6). Calcula los tuyos con la calculadora de intereses de demora. Cómo funciona la ley, en ley de morosidad.

Un ejemplo: ¿cómo se cobra a un bar que debe tres facturas?

Avisando pronto, sirviendo solo al contado, con un burofax y con el monitorio. Así reclama Distribuciones Prieto, S.L. 3.230,78 € al Bar Los Arcos, S.L.

Le sirve bebidas, con una factura por entrega, y pactaron pagar a 30 días de cada entrega. En 2026, el bar deja sin pagar estas tres:

Factura	Entrega	Vencía el	Importe con IVA
F-2026-0512	16 de mayo	15 de junio	1.210,00 €
F-2026-0560	30 de mayo	29 de junio	968,00 €
F-2026-0611	13 de junio	13 de julio	847,00 €
Total			3.025,00 €

Así lo reclama Distribuciones Prieto, en 2026:

Fecha	Qué hace	Para qué
16 de junio	Manda un aviso amable por WhatsApp, con la factura F-2026-0512	Por si es un olvido
25 de junio	El comercial llama. El dueño promete pagar 1.210 € el 30 de junio, y se lo confirma por WhatsApp ese mismo día	Saber si hay un problema y dejar la promesa por escrito
30 de junio	El bar no paga. Tampoco la segunda factura, que venció el 29 de junio
1 de julio	Desde hoy le sirve solo al contado, como dicen sus condiciones de venta	Que la deuda no crezca
14 de julio	Le manda la carta de reclamación por email, con fecha límite el 24 de julio	Dejar por escrito las tres facturas
4 de agosto	El comercial vuelve a llamar. El dueño dice que pagará en septiembre, pero no firma nada	Intentarlo antes del burofax
1 de septiembre	Le manda el burofax con las tres facturas y la invitación a negociar. El bar lo recibe el 3 de septiembre	Probar la reclamación y cumplir la negociación previa
3 de octubre	Pasan 30 días naturales sin respuesta	La negociación termina sin acuerdo (Ley Orgánica 1/2025, art. 10.4)
5 de octubre	Pide el monitorio por vía electrónica, en el partido judicial del domicilio social del bar, sin abogado. Paga 100 € de tasa	Que el juzgado le exija el pago

Cuánto reclama, a 5 de octubre de 2026. Los intereses van al tipo legal: el 10,15 % los días hasta el 30 de junio, y el 10,40 % desde el 1 de julio. Cada día suma el importe con IVA × tipo ÷ 365, desde el día siguiente al vencimiento hasta el 5 de octubre, incluido.

Factura	Días de retraso	Intereses
F-2026-0512 (1.210,00 €)	112: 15 al 10,15 % y 97 al 10,40 %	5,05 € + 33,44 € = 38,49 €
F-2026-0560 (968,00 €)	98: 1 al 10,15 % y 97 al 10,40 %	0,27 € + 26,75 € = 27,02 €
F-2026-0611 (847,00 €)	84, al 10,40 %	20,27 €
Total		85,78 €

En total reclama 3.230,78 €: 3.025,00 € de las facturas, 85,78 € de intereses y 120,00 € de costes de cobro (3 × 40 €). Los intereses siguen sumando hasta que el bar pague. Desde que el juzgado despacha la ejecución, el interés es el que fija la Ley de Enjuiciamiento Civil (arts. 576 y 816.2).

Lo que le queda por delante:

• Si el bar paga en los 20 días hábiles, se acaba.
• Si no paga ni se opone, para embargarle necesitará abogado y procurador, porque la deuda pasa de 2.000 €.
• Si se opone, irá a un juicio verbal, porque no pasa de 15.000 €. También con abogado y procurador.
• El IVA de esas facturas podrá recuperarlo, porque ya lo ha reclamado en el juzgado. Si su volumen de operaciones del año anterior no pasó de 6.010.121,04 €, cuando pasen 6 meses desde cada entrega. Para la primera, después del 16 de noviembre de 2026. Y tiene 6 meses más para hacer cada rectificativa.

¿Qué haces si tu cliente entra en concurso de acreedores?

Dejas de reclamarle por tu cuenta y avisas de lo que te debe, en el plazo de la ley.

Si es una microempresa, revisa su lista de acreedores: si no estás, tienes 20 días hábiles desde la apertura para pedir que te incluyan. Si estás con un importe equivocado, el plazo puede ser de 15 días hábiles desde que te comunica su plan. Si no lo es, va a concurso: tienes un mes desde el día siguiente a la publicación en el BOE.

El concurso de acreedores es el procedimiento judicial para una empresa o un autónomo que no puede pagar sus deudas. Las microempresas no van a concurso: tienen un procedimiento especial, obligatorio para ellas (Ley 16/2022, preámbulo; Ley Concursal, arts. 685 a 720).

¿Es una microempresa? Lo es si cumple las dos condiciones a la vez (Ley Concursal, art. 685):

1. el año anterior tuvo de media menos de 10 trabajadores;
2. y, según sus últimas cuentas cerradas, facturó menos de 700.000 € en el año, o debe menos de 350.000 €.

Vale para una sociedad y para un autónomo. Según la ley que creó este procedimiento, las microempresas son en torno al 94 % de las empresas españolas (Ley 16/2022, preámbulo). Un bar o una tienda de barrio suele cumplir las dos condiciones.

Si tu cliente…	Va por…	Qué haces y en qué plazo
Es una microempresa	El procedimiento especial para microempresas	Si no estás en su lista de acreedores, pide que te incluyan en los 20 días hábiles siguientes a la apertura. Si estás con un importe equivocado, el plazo puede ser de 15 días hábiles desde que te comunica su plan
No lo es	El concurso de acreedores	Comunica tu crédito a la administración concursal en el mes siguiente a la publicación en el BOE

Cómo te enteras. Búscalo por su NIF en el Registro público concursal, que es público y gratuito (Ley Concursal, art. 560). Ahí se publican la apertura del procedimiento de microempresas y el concurso (arts. 35 y 692 bis).

No esperes a que te avisen: los plazos corren igual. Los 20 días hábiles cuentan desde la apertura, no desde que se publica (arts. 697 quinquies.5 y 706.2).

Si es una microempresa

Todo va por vía electrónica, con formularios oficiales (art. 687). Lo prudente es hacerlo con un abogado.

• Si estás en su lista, el deudor te avisa por email de la apertura, si tiene tu dirección (art. 692 bis). Revisa que tu importe esté bien.
• Si no estás, pide que te incluyan en los 20 días hábiles siguientes a la apertura (arts. 697 quinquies.5 y 706.2).
• Si estás con un importe que no es, reclámalo en plazo. Si el deudor sigue con el negocio, en los 15 días hábiles desde que te comunica su plan de pagos. Si liquida, en los 20 días hábiles siguientes a la apertura (arts. 697 bis, 697 quinquies y 706).
• Si no dices nada, tu importe se da por bueno y ya no puedes discutirlo (arts. 697 quinquies.4 y 706.1).
• Si pasa de seguir con el negocio a liquidar, se abre otro plazo de 20 días hábiles (arts. 705 y 706).

Los días hábiles se cuentan como en el monitorio: sin sábados, domingos, festivos, del 24 de diciembre al 6 de enero ni agosto. Es la regla de la Ley de Enjuiciamiento Civil, que se aplica en lo que la Ley Concursal no regula (Ley Concursal, arts. 689 y 521).

Si es un concurso de acreedores

Comunica tu crédito, es decir, avisa de lo que te debe, a la administración concursal: la persona que el juez nombra para gestionar el concurso. Tienes un mes desde el día siguiente a la publicación en el BOE (arts. 28 y 255). La administración concursal escribe a los acreedores que conoce, pero el plazo no espera a esa carta (art. 252).

Mandas un escrito firmado, por correo o por email, a la dirección que da el anuncio del concurso (arts. 35 y 257). Con esto (art. 256):

• tus datos y una dirección, postal o de email, para que te contesten;
• cada factura, con su concepto, su importe, su fecha y su vencimiento;
• la clasificación que pides, es decir, en qué orden debería cobrarse: para una factura normal, sin garantías, «ordinario»; para los intereses, «subordinado» (arts. 269 y 281);
• copia de las facturas y de los albaranes.

Si llegas tarde, tu crédito pasa, por regla general, a ser subordinado: se cobra después de casi todos los demás (art. 281). La excepción son los créditos que la administración concursal tiene que reconocer siempre, como los que ya reconoció un juzgado (art. 260). Aun así, no te arriesgues: comunícalo en plazo.

Lo que cambia desde que se declara el concurso:

• No puedes empezar embargos contra sus bienes. Los que tenías en marcha se paran (arts. 142 y 143). Si ya habías pedido el monitorio, comunica igualmente tu crédito en plazo.
• Los intereses dejan de sumar (art. 152). Los que ya debía también son créditos subordinados (art. 281).
• Si sigues sirviéndole, lo que entregas desde entonces es un crédito contra la masa. Se paga a su vencimiento y antes que las deudas anteriores al concurso (arts. 242, 245 y 429). Aun así, lo prudente es cobrar al contado.

En los dos casos, no hace falta la negociación previa: la ley la excluye en lo concursal (Ley Orgánica 1/2025, art. 3.2). Si tu cliente va por el procedimiento de microempresas, la apertura también para los embargos sobre sus bienes, con algunas excepciones (Ley Concursal, art. 694.4). Para el resto, como los intereses, consúltalo con tu abogado.

El IVA de esas facturas tiene su propio plazo: 3 meses desde el día siguiente a la publicación del concurso en el BOE. Lo ves en la sección siguiente.

¿Puedes recuperar el IVA de una factura impagada?

Sí, si cumples unos requisitos estrictos (Ley del IVA, art. 80.Cuatro). El IVA de cada factura ya lo ingresaste a Hacienda, aunque el cliente no te pagara. Para recuperarlo:

• Espera el plazo: 1 año desde la entrega sin cobrar. Si tu volumen de operaciones del año anterior no pasó de 6.010.121,04 €, puedes hacerlo a los 6 meses. El volumen de operaciones es lo que vendiste en el año, sin IVA.
• Reclama el cobro de una de estas formas: en el juzgado, como con el monitorio; por un requerimiento notarial; o por otro medio que lo pruebe sin dejar dudas.
• Haz la factura rectificativa cuando pase ese plazo: tienes 6 meses para hacerla y enviársela al cliente.
• Comunícalo a Hacienda en el mes siguiente a hacerla, con el modelo 952. Adjunta la rectificativa y la prueba de tu reclamación (Reglamento del IVA, art. 24).
• Resta ese IVA en tu modelo 303 del periodo en que haces la rectificativa, o en uno posterior: como mucho, un año después (Ley del IVA, art. 89.Cinco).

¿Vale el burofax? Para la Dirección General de Tributos, vale cualquier envío que pruebe el texto, quién lo manda, a quién, si se entregó y cuándo. Tiene que dar garantías parecidas a las de un juez o un notario. Pone el burofax como ejemplo (consulta vinculante V0212-23).

Si no se entregó, puede que no te valga. La Dirección General de Tributos pide que el envío pruebe el resultado y la fecha de la entrega. Y que dé garantías parecidas a las de un juez o un notario. La Agencia Tributaria lo comprueba caso a caso. Lo más seguro son el monitorio y el notario, que la ley nombra.

Si después te paga, no vuelves a tocar el IVA, porque tu cliente es una empresa o un autónomo (art. 80.Cuatro.C). Hay dos excepciones: si retiras la reclamación judicial, o si pactáis el cobro tras un requerimiento notarial. Entonces le vuelves a cobrar ese IVA con otra rectificativa, en un mes.

No puedes recuperar el IVA de la parte de una factura que te cubre un seguro de crédito (art. 80.Cinco).

Si el cliente entra en concurso, no hace falta reclamarle: basta el auto que declara el concurso. El plazo es de 3 meses desde el día siguiente a la publicación en el BOE: el mes para comunicar créditos más 2 meses (art. 80.Tres). Además, envías copia de la rectificativa a la administración concursal (Reglamento del IVA, art. 24).

Desde el concurso ya no puedes usar la vía del impago para las entregas anteriores (art. 80.Cinco).

Si tu cliente va por el procedimiento de microempresas, confirma con tu asesor qué vía tienes. Los pasos, con un ejemplo, en recuperar el IVA de facturas impagadas.

¿Puedes meter al cliente en un fichero de morosos?

Sí, pero solo con los requisitos de la ley de protección de datos (Ley Orgánica 3/2018, art. 20). Esa ley protege los datos de las personas físicas, como un autónomo (art. 1). Son estos:

• La deuda es cierta, está vencida y se puede exigir.
• El cliente no la ha discutido en un juzgado, ante la Administración ni en un arbitraje u otro procedimiento que os obligue a los dos. Si se opone al monitorio, ya la discute.
• Le avisaste antes, en el contrato o al reclamarle el pago, de que podías comunicarla a un fichero. Y le dijiste a cuál. Por eso va en el modelo de carta de arriba.
• Los datos solo se quedan mientras no pague, y como mucho 5 años desde el vencimiento.

Si comunicas una deuda que no cumple, respondes tú (art. 20.2). Para comunicar deudas a un fichero, tienes que participar en él (art. 20.1.c).

Si tu cliente es una sociedad, como una S.L., esa ley no protege sus datos: pregunta al fichero qué condiciones pide. Los ficheros para empresas, en ficheros de morosos para empresas.

¿Cómo evitas el próximo moroso?

Con la prueba de cada venta, plazos claros y límites desde el primer pedido. Estas cinco cosas te facilitan cobrar:

• Albaranes firmados. La firma del cliente prueba que recibió la mercancía. Con los albaranes y las facturas puedes pedir el monitorio (Ley de Enjuiciamiento Civil, art. 812). Qué datos debe llevar, en albarán.
• Facturas con su día de pago. Pon en cada factura la fecha en que vence. En alimentación es obligatorio (Ley 15/2010, disposición adicional primera).
• Condiciones de venta firmadas. Por escrito: el plazo de pago, la forma de pago y qué pasa si no paga. Por ejemplo: «con facturas vencidas, se sirve solo al contado».
• Un límite de crédito por cliente. Es lo máximo que te puede deber a la vez. Márcalo en tu programa de gestión (ERP), para que avise antes de servir por encima. Cómo calcularlo, en límite de crédito por cliente.
• Los datos completos del cliente: su razón social, su NIF y su domicilio social, no solo la dirección del bar. Con clientes nuevos, revisa antes su riesgo: evaluación de riesgo de clientes.

Vigila los plazos de pago. Si no pactáis otro, tu cliente tiene 30 días desde que recibe la mercancía. Por acuerdo, 60 como mucho (Ley 3/2004, art. 4). Los 60 días cuentan, por regla general, desde que el cliente recibe la mercancía, no desde la factura. Hay tres excepciones:

• si pactáis que revise la mercancía antes de aceptarla, cuentan desde que la acepta (art. 4.2);
• si pactasteis un plazo y le mandas la factura electrónica con garantías de autenticidad y recepción, cuentan desde que la recibe (art. 4.1);
• si agrupas las entregas de hasta 15 días en una factura, cuentan desde la mitad de ese periodo (art. 4.4).

El día siguiente al vencimiento empiezan a sumar los intereses de demora (art. 5).

Si vendes alimentos o bebidas a bares, restaurantes y tiendas: 30 días como máximo para frescos y perecederos, 60 para el resto, contados desde cada entrega. También si el cliente es un bar o un restaurante (Ley 15/2010, disposición adicional primera; tiendas, Ley 7/1996, art. 17.3).

Frescos y perecederos son los que duran menos de 30 días o necesitan temperatura controlada (misma disposición, apartado 1). La Ley 7/1996 aún admite hasta 90 días con compensación pactada (art. 17.3). Pero en alimentos y bebidas, la Ley 15/2010, posterior, dice 60 «en ningún caso» (disposición adicional primera, apartado 2). Fuera de alimentación, esa excepción choca con la ley de morosidad: coméntalo con tu asesor.

Que la ley incluya las bebidas se apoya en el Reglamento (CE) 178/2002, art. 2, y la Ley 12/2013, art. 5.e. Todos los plazos, en ley de morosidad.

Para tus próximas ventas, te pueden servir dos herramientas. Para la deuda que ya tienes, no:

• Seguro de crédito: una aseguradora te paga una parte de las facturas que tus clientes no pagan, a cambio de una prima. No cubre un impago que ya había ocurrido al contratarlo (Ley 50/1980, art. 4). Más, en seguro de crédito.
• Factoring: una entidad financiera te adelanta el dinero de tus facturas y se encarga de cobrarlas. Si es «sin recurso», asume ella el riesgo de impago. Más, en factoring o confirming.

¿Qué conviene revisar hoy?

Estas seis cosas, en tus papeles y en tu programa de gestión:

• ¿Tienes a mano los albaranes firmados y las facturas de cada cliente que te debe?
• ¿Tus condiciones de venta dicen el plazo de pago y qué pasa si hay facturas vencidas?
• ¿Cada cliente tiene un límite de crédito marcado en tu ERP?
• ¿Revisas cada semana las facturas vencidas, y alguien avisa al cliente al día siguiente?
• ¿Tu carta de reclamación invita a negociar, y la mandas por un medio que pruebe que la recibe?
• ¿Compruebas en el Registro público concursal a los clientes que dejan de pagar?