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Albarán: qué es, qué datos lleva, qué validez legal tiene y en qué se diferencian el valorado y el sin valorar

El albarán acompaña a la mercancía y tu cliente lo firma al recibirla. Para qué sirve en una distribuidora, qué datos conviene que lleve, cuándo valorarlo y qué valor tiene como prueba.

Marc Casado · Actualizado el 6 de octubre de 2026 · 17 min de lectura

En resumen

  • Un albarán es el documento que acompaña a la mercancía y que tu cliente firma al recibirla. Prueba qué le entregaste, cuándo y en qué estado. Con los albaranes haces después la factura.
  • Ninguna ley general fija qué datos debe llevar, al contrario que la factura. Si repartes alcohol, sí: los del albarán de circulación. Con la fecha, los artículos, las cantidades y la firma del cliente es una buena prueba si hay una reclamación o un impago.
  • Puede ir valorado, con precios y total, o sin valorar, solo con artículos y cantidades. Tienes que hacer la factura siempre: el albarán valorado no te libra de ella. Pero si un albarán lleva todos los datos de una factura, tu cliente puede usarlo como factura para deducirse el IVA. Así que no hagas otra por lo mismo, o facturarás dos veces.
  • Lo normal es no desglosar el IVA en el albarán: va en la factura. Pero lo declaras en el mes o el trimestre de la entrega, no en el de la factura, salvo que estés en el criterio de caja. Verifactu no afecta a los albaranes.
  • Guárdalo seis años, como el resto de la documentación de tu negocio (Código de Comercio, artículo 30).
Índice

Un albarán es el documento que acompaña a la mercancía y que tu cliente firma al recibirla. Prueba qué le entregaste, cuándo y en qué estado. No es una factura, pero la factura se hace con él.

Puede ir valorado, con precios, o sin valorar, solo con artículos y cantidades. Ninguno de los dos te libra de hacer la factura. Abajo tienes qué datos conviene que lleve, un ejemplo de los dos y qué validez tiene.

¿Qué es un albarán y para qué sirve?

Es el justificante de una entrega: dice qué mercancía dejaste, a qué cliente, dónde y qué día. También se llama nota de entrega. Lo haces tú, que vendes, aunque la mercancía la lleve un transportista; por ejemplo, desde tu programa de gestión (ERP).

En una distribuidora sirve para cuatro cosas:

  • Probar la entrega. Con la firma del cliente, demuestras que recibió la mercancía. Si después no paga o dice que no le llegó, es tu prueba.
  • Dejar por escrito las incidencias. El repartidor anota lo que falta, lo que llega roto, lo que el cliente devuelve y los envases que recoge. Y el cliente lo firma.
  • Hacer la factura. La factura recoge lo que dicen los albaranes firmados, no lo que se pidió. Puedes hacer una al mes con todos los albaranes de cada cliente: es la factura recapitulativa. La regula el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), en su artículo 13. Cómo se hace, en factura recapitulativa: requisitos y ejemplo.
  • Cuadrar el almacén y la ruta. Cada albarán es mercancía que sale del almacén. Al final del día, los albaranes firmados te dicen qué se entregó de verdad.

Ojo: la ley de morosidad pide que la factura le llegue antes de que pasen 15 días naturales desde cada entrega. Y solo deja agrupar las entregas de 15 días como mucho (Ley 3/2004, art. 4). Con tiendas y mayoristas, además, la factura tiene que llegar antes de 30 días desde la entrega (Ley 7/1996, art. 17.2 y disposición adicional sexta). Si no, puede ser una infracción leve (art. 64.h), o la que diga la ley de comercio de tu comunidad autónoma, si tiene una. Lo seguro es facturar cada 15 días como mucho. Si facturas una vez al mes, coméntalo con tu asesor. Los plazos de pago, en ley de morosidad.

¿Quién se queda cada copia? Lo habitual es imprimir dos. Una se la queda el cliente. La otra, firmada, vuelve contigo. Si lo firma en una tableta, el cliente recibe su copia por email.

¿Tiene que ser digital? Las normas generales de la factura y de la contabilidad no lo piden. El detalle, en albarán digital y firma en la entrega.

¿Es obligatorio el albarán? ¿Qué ley lo regula?

No hay una ley general que obligue a hacer albaranes ni que diga qué datos deben llevar. Ni el Código de Comercio, ni la Ley del IVA, ni el Reglamento de facturación lo mencionan.

La factura, en cambio, sí está regulada. Es obligatoria en cada venta a una empresa o a un autónomo (Reglamento de facturación, artículo 2.2). Y ese mismo reglamento fija sus datos (artículo 6).

Pero en algunos casos la ley sí pide dejar por escrito la entrega, o la mercancía que viaja.

Si entregas alimentos o bebidas, o entregas a una tienda. Tu cliente tiene que documentar la entrega en ese momento, con su fecha. Para la alimentación lo dice la Ley 15/2010 (disposición adicional primera), también si el cliente es un bar o un restaurante. Para las tiendas, la Ley 7/1996, del comercio minorista (artículo 17).

La obligación es de tu cliente, no tuya, pero tu albarán firmado se la resuelve.

Si contratas a un transportista. El viaje puede necesitar su propio papel: el documento de control. En él van, entre otros, los datos del transportista, la matrícula y el peso de la carga (Orden FOM/2861/2012, artículo 6). Lo tienen que hacer el transportista y quien lo contrata, que puedes ser tú (artículo 4).

Esta orden habla del transporte público de mercancías (artículo 1), no del reparto con tus propias furgonetas. Lo que te pida ese reparto, y cuándo es obligatorio el documento de control, en documento de control digital obligatorio.

Alimentación y bebidas. La ley europea obliga a cada empresa alimentaria a saber a qué empresas ha vendido sus productos. Y a dar ese dato si las autoridades se lo piden (Reglamento (CE) 178/2002, artículo 18). No dice con qué documento: tus albaranes, con el cliente y la fecha, ya lo dejan por escrito.

En los alimentos de origen animal, como la carne, el pescado, los huevos o los lácteos, se pide más. Tienes que poner a disposición de tu cliente, entre otros datos, una referencia del lote o del envío y la fecha en que salió. Tú eliges la forma; el albarán sirve (Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011, artículo 3).

Quedan fuera de esta regla los alimentos que mezclan productos vegetales con productos animales transformados (artículo 2).

Bebidas alcohólicas. La cerveza, el vino y los licores están sujetos a impuestos especiales: unos impuestos propios de estos productos, aparte del IVA. El vino tiene un tipo de cero euros, pero también cuenta (Ley 38/1992, artículo 30).

La regla general es que viajen con un documento de circulación (Reglamento de los Impuestos Especiales, artículo 19). Las excepciones de ese artículo son para las compras a tiendas, las de particulares y algunas importaciones.

Si no hace falta otro más específico, como el documento administrativo electrónico, ese documento es el albarán de circulación. Puede ser tu albarán o tu factura de siempre (artículo 24). Tiene que llevar, entre otros, el nombre y el NIF de los dos, la clase y la cantidad de producto y su graduación. También, la fecha y los lugares de salida y de entrega.

Se numera por años y lo firmas tú, salvo que Hacienda te autorice a no hacerlo. Lo demás, en impuestos especiales del alcohol.

Aunque no sea obligatorio, sin albarán firmado te costará demostrar que entregaste. Por eso conviene hacerlo en cada entrega.

¿Qué datos debe llevar un albarán?

Ninguna ley los fija. Pero, como mínimo, pon el número, la fecha, tus datos y los del cliente, los artículos, las cantidades y la firma de quien recibe. Estos son los que lo convierten en una buena prueba:

DatoPara qué sirveQué problema evita
Número de albaránCitarlo en la factura y encontrarlo rápidoFacturar dos veces una entrega, o ninguna
Fecha de entregaMarca en qué periodo declaras el IVA y desde cuándo cuenta el plazo de pagoDiscutir qué día se entregó
Tus datos y los del cliente (nombre, NIF y dirección de entrega)Dejar claro quién vende, quién compra y en qué local se entregaCargar la entrega a otro cliente o a otro local
Número de pedido del cliente, si lo usaQue el cliente lo cuadre con lo que pidióQue un hotel o una cadena te rechace la factura por no llevar su número de pedido, y te pague más tarde
Código, artículo con su formato, cantidad y unidadSaber qué se entregó exactamenteDiscutir si eran 6 botellas o 6 cajas
Lote (el código de la tanda de fabricación), en alimentación y bebidasSaber qué lote tiene cada clienteLlamar a ciegas a todos tus clientes si hay que retirar un producto
Envases entregados y recogidosLlevar la cuenta de barriles y cajas retornablesDiscutir cuántos envases tiene el cliente
IncidenciasAnotar faltas, roturas y devoluciones en el momentoQue el cliente reclame días después sin nada escrito
Nombre, firma y hora de quien recibe, y el sello del local si lo tieneProbar que el cliente recibió la mercancíaQue el cliente diga que no le llegó

Tienes un modelo con todos estos datos en la plantilla de albarán de entrega.

¿Albarán valorado o sin valorar?

El valorado lleva los precios, los descuentos y el total de lo que entregas: sin IVA, o con el IVA incluido pero sin desglosarlo. El sin valorar, solo qué artículos y cuántos. Por lo demás son iguales: los dos prueban qué entregaste, a quién y cuándo. Ponerle precios no es obligatorio: lo decides tú o lo pactas con tu cliente.

Sin valorarValorado
Qué llevaArtículos, cantidades y firmaLo mismo, más precios, descuentos e importes, sin el IVA desglosado
Te conviene si…El repartidor o quien firma no debe ver tus precios. O el precio se fija después, como la fruta a precio del díaEl cliente quiere comprobar el importe al recibir
Cuándo ve el cliente el importeEn la factura: el albarán no se lo enseñaEn la entrega
¿Te libra de la factura?NoNo. Si lleva todos los datos de una factura, cuenta como factura para deducir el IVA: lo ves abajo

En un bar firma a menudo el camarero, y el dueño ve el importe en la factura: ahí encaja el sin valorar.

¿Un albarán valorado puede sustituir a una factura?

No. Tienes que hacer la factura siempre: el albarán valorado no te libra de ella. Pero si un documento lleva todos los datos de una factura, cuenta como factura para deducir el IVA. Da igual que se llame albarán (Reglamento de facturación, artículo 6.4). Entonces no hagas otra por lo mismo, o facturarás dos veces.

Deducirse el IVA es restar el IVA que pagó a sus proveedores del que cobra a sus clientes. Y solo se puede hacer con la factura (Ley del IVA, artículo 97.Uno). Esos datos son los del artículo 6:

  • número y, si usas series, la serie: el prefijo que separa una numeración de otra, como la «F» de las facturas. La numeración tiene que ser correlativa, es decir, seguida;
  • fecha de emisión y, si es otra, la de la entrega;
  • nombre o razón social, NIF y domicilio, tuyos y del cliente;
  • los artículos, con el precio de cada uno sin IVA y los descuentos que no estén ya en el precio;
  • el tipo de IVA y el importe del IVA, por separado.

Para no facturar dos veces:

  • Que el albarán no reúna todos esos datos. Lo más sencillo es no desglosar el IVA, ni el tipo ni el importe.
  • Dale su propia numeración, distinta de la de las facturas: por ejemplo, A-01873 para los albaranes y F-2026-0587 para las facturas.
  • Escribe en el pie «Este albarán no es una factura». Ayuda al cliente, aunque para la ley cuentan los datos que lleva.
  • Si quieres dar la factura con la mercancía, emite una factura de verdad: con su número de la serie de facturas y desde tu programa de facturación. No un albarán con todos los datos.

Las diferencias entre albarán y factura, con una tabla, en pedido, albarán y factura. Si dudas con el diseño de tu albarán, enséñaselo a tu asesor.

¿Y si cobras en la entrega?

Lo más seguro es dar la factura en ese momento, con la mercancía. En la autoventa, cuando el comercial vende y cobra desde la furgoneta, la emite su terminal: una factura completa o un tique, que es una factura simplificada.

El tique vale hasta 400 € con IVA (Reglamento de facturación, artículo 4). Hay casos en que llega a 3.000 €, pero con bares y tiendas lo seguro es tomar 400 € como límite. Si el bar te lo pide para deducirse el IVA, el tique tiene que llevar su NIF, su dirección y el IVA aparte (artículo 7.2).

Si llevas alcohol en la furgoneta, el tique no basta para moverlo: la mercancía tiene que viajar con su documento de circulación desde que sale del almacén (Reglamento de los Impuestos Especiales, artículo 19). Cómo se hace en la autoventa, en impuestos especiales del alcohol.

Cómo queda con Verifactu, en Verifactu en una distribuidora y en Verifactu en rectificativas, simplificadas y tiques.

Si solo dejas el albarán valorado y facturas a fin de mes, también vale. Cobras el total con IVA en la entrega, y el IVA queda en la factura del mes: la ley dice que el IVA se repercute al expedir la factura (Ley del IVA, artículo 88).

Si el cliente es una empresa o un autónomo, haz la factura antes del día 16 del mes siguiente. Es decir, como muy tarde el 15 (Reglamento de facturación, artículos 11 y 13). Y ten en cuenta la ley de morosidad: lo tienes al principio.

¿Cómo queda un albarán, valorado y sin valorar? Un ejemplo

Con las mismas líneas y las mismas cantidades: el valorado añade los precios. Así queda una entrega de bebidas y aceite a un bar, con una incidencia anotada. Distribuciones Prieto, S.L. entrega en el Bar La Esquina:

  • Albarán: A-01873. La «A» es la serie: el prefijo que separa la numeración de los albaranes de la de las facturas. Los números van en orden y sin saltos.
  • De: Distribuciones Prieto, S.L., con su NIF y su dirección.
  • Para: Bar La Esquina (código de cliente 0457), calle Mayor, 12. Con su NIF.
  • Fecha de entrega: 6 de octubre de 2026.
  • Pedido: el del cliente del 5 de octubre de 2026.

Sin valorar:

CódigoArtículo, formato y loteCantidadObservaciones
1021Cerveza rubia, 4,8 % vol., tercio de 33 cl, caja de 24. Lote L62716 cajas1 caja llega rota: se devuelve
2040Agua mineral de 1,5 litros, pack de 6. Lote L626510 packs
3105Barril de cerveza, 4,8 % vol., de 30 litros. Lote L62702 barrilesSe recogen 2 barriles vacíos
4410Aceite de oliva, garrafa de 5 litros. Lote L26091 garrafa

Al pie: «Recibido conforme, salvo lo anotado. Ana Ruiz, encargada. 6-10-2026, 9:40». Con su firma y el sello del bar.

Como lleva cerveza, este albarán puede hacer también de albarán de circulación. Para eso necesita todos los datos del artículo 24, como la graduación que ya lleva, el lugar de salida, la numeración por años y tu firma.

Valorado: las mismas líneas, con sus precios sin IVA. El código, el lote y las observaciones son los mismos; aquí no caben.

ArtículoCantidadPrecio sin IVAImporte
Cerveza rubia, tercio de 33 cl, caja de 246 cajas18,00 €108,00 €
Agua mineral de 1,5 litros, pack de 610 packs2,40 €24,00 €
Barril de cerveza de 30 litros2 barriles85,00 €170,00 €
Aceite de oliva, garrafa de 5 litros1 garrafa38,00 €38,00 €
Total sin IVA340,00 €

Se imprimió antes de salir, con 6 cajas de cerveza. La caja rota se anota en la línea de la cerveza, así que el importe real de la entrega es 322,00 € sin IVA: el que irá en la factura. No desglosa el IVA, y lleva la frase «Este albarán no es una factura».

Qué pasa después:

  • La caja rota vuelve al almacén con el repartidor. En la factura del mes van 5 cajas, no 6: 90,00 € en lugar de 108,00 €.
  • Con el valorado, el bar vio los importes al recibir. Con el sin valorar, no ve el importe hasta la factura.
  • Los 2 barriles vacíos se apuntan en la cuenta de envases del bar.
  • Si hay que retirar un lote, como el L2609 de aceite, sabes que una garrafa está en este bar.
  • Si el bar dice semanas después que le faltó cerveza, tienes su firma con lo que recibió y lo que se anotó.

Sirve como prueba ante un juez. Es un documento privado, es decir, uno que no hace ni autoriza un notario o un funcionario. Si el cliente lo firmó y no niega su firma, el juez da por cierto lo que dice (Ley de Enjuiciamiento Civil, artículos 324 y 326). Si la niega, tendrás que demostrar que es suya, por ejemplo con un perito calígrafo, un experto en firmas.

Te sirve para reclamar un impago. La Ley de Enjuiciamiento Civil nombra los «albaranes de entrega» entre los documentos para pedir un proceso monitorio (artículo 812). Es un procedimiento judicial pensado para reclamar deudas de dinero, de cualquier importe, que se pueden demostrar con documentos.

Lo pides en el tribunal de instancia del domicilio de tu cliente, en su sección civil. En los partidos judiciales pequeños, en la sección civil y de instrucción. Antes se llamaba juzgado de primera instancia (artículo 813). Necesitas un formulario, los albaranes firmados y las facturas. Para pedirlo no necesitas abogado ni procurador (artículo 814).

Si el cliente se opone, el caso pasa a un juicio, y ahí pueden hacer falta, según el importe (artículo 818). Si no paga ni se opone y ejecutas más de 2.000 €, también (artículo 539).

Antes de pedir el monitorio, invita por escrito a tu cliente a negociar la deuda, por ejemplo con un burofax. Y guarda la prueba de que lo recibió. Si en 30 días no contesta, o no llegáis a un acuerdo, ya puedes pedirlo. La ley exige ese intento de negociación en los procesos civiles, y no excluye el monitorio (Ley Orgánica 1/2025, artículos 5 y 10).

¿Y sin firma? Solo dice lo que tú escribiste: no prueba que el cliente recibiera la mercancía. Aun así, la ley lo admite para pedir el monitorio, si es el documento habitual en ese tipo de relación comercial (artículo 812).

¿Firmado en una tableta? Es un documento electrónico. Si el cliente discute la firma, se comprueba como la de papel, con cualquier prueba útil (artículo 326.3).

¿Firma un empleado? Vale si tu cliente es comerciante y le encargó recibir la mercancía. Si el empleado la recibe sin poner reparos, es como si la hubiera recibido el dueño (Código de Comercio, artículo 295).

Marca el plazo de pago. Si no habéis pactado otro, tu cliente tiene 30 días para pagar desde que recibe la mercancía. Por acuerdo, como mucho 60 días (ley de morosidad, Ley 3/2004, artículo 4). La fecha del albarán firmado prueba el día de la entrega.

Con alimentos frescos o perecederos, el aplazamiento nunca puede pasar de 30 días desde la entrega. Con los demás alimentos y bebidas, de 60. Perecederos son los que duran menos de 30 días o tienen que ir en frío.

Da igual que el cliente sea una tienda, un bar o un restaurante (Ley 15/2010, disposición adicional primera; para las tiendas, también la Ley 7/1996, artículo 17).

La Ley 15/2010 habla de «productos de alimentación» y no los define. Las bebidas cuentan como alimentos en la ley europea de seguridad alimentaria y en la ley española de la cadena alimentaria (Reglamento (CE) 178/2002, artículo 2; Ley 12/2013, artículo 5).

En la alimentación, además, tu factura tiene que decir el día exacto en que se paga (Ley 15/2010, disposición adicional primera).

¿Y si el cliente firma y después reclama?

La firma sola no lo decide: cuenta si revisó la mercancía al recibirla. Cuando tu cliente compra para revender, como una tienda, la venta es mercantil, es decir, la regula el Código de Comercio (artículo 325):

  • Si la revisó y la dio por buena al recibirla, ya no puede reclamarte por faltas ni por los defectos que se veían (artículo 336). Los defectos internos sí, en 30 días (artículo 342). Firmar «Recibido conforme» después de revisarla lo deja por escrito.
  • Si no la revisó y llegó en cajas o embalada, tiene cuatro días desde que la recibe para reclamar faltas o defectos (artículo 336). Pero no puede reclamarte si el daño se debe a un caso fortuito, a la propia naturaleza de la mercancía o a un fraude.
  • Si son defectos internos, los que no se ven por fuera, tiene 30 días desde la entrega (artículo 342).

Un caso fortuito es algo que nadie pudo prever o que, previsto, no se pudo evitar (Código Civil, artículo 1105). Para otros casos, consulta con tu asesor.

Tú puedes pedir, en la entrega, que el cliente revise la cantidad y la calidad (artículo 336). Por eso conviene que el repartidor espere a que lo revise. Y que lo anote en el albarán: «Recibido conforme», o lo que falte o llegue mal.

¿Y un bar o un restaurante? El artículo 325 habla de comprar «para revenderlas, bien en la misma forma que se compraron, o bien en otra diferente». Con una tienda está claro. Con un bar o un restaurante, que sirve lo que compra, confirma con tu asesor si se aplica.

Si tu cliente compra para consumirlo él, como una residencia, la compra no es mercantil (artículo 326). Rige entonces el Código Civil: respondes de los defectos ocultos, no de los que están a la vista. Y tu cliente tiene seis meses desde la entrega para reclamar (artículos 1484 y 1490).

¿Un albarán lleva IVA?

Lo normal es que no lo desglose: el IVA va en la factura. Si es valorado, sus precios pueden ir sin IVA, como en el ejemplo, o con el IVA incluido. Pero sin separar el tipo ni el importe. La ley dice que el IVA se repercute, es decir, se le carga al cliente, al expedir la factura (Ley del IVA, artículo 88).

Lo que sí marca el albarán es cuándo nace el IVA. El IVA se devenga, es decir, nace tu obligación de declararlo a Hacienda, el día de la entrega, no el de la factura (artículo 75). Quien lo debe a Hacienda eres tú, que vendes (artículo 84).

Hay una excepción: el régimen especial del criterio de caja. Si estás en él, el IVA se devenga cuando cobras. Si no has cobrado, el 31 de diciembre del año siguiente (Ley del IVA, artículo 163 terdecies).

Un ejemplo. Entregas el 29 de septiembre de 2026 y facturas en octubre. Si declaras el IVA por trimestres, ese IVA va en la declaración del tercer trimestre de 2026, no en la del cuarto.

No dejes albaranes sin facturar:

  • Si el cliente es una empresa o un autónomo, factúrale antes del día 16 del mes siguiente a la entrega. Es decir, como muy tarde el 15 (Reglamento de facturación, artículo 11).
  • Si pasa un año desde la entrega, ya no puedes cobrarle el IVA al cliente (Ley del IVA, artículo 88). Pero tú sigues debiendo ese IVA a Hacienda: nació con la entrega, y perder el derecho a cobrárselo al cliente no te quita la obligación de pagarlo (Ley General Tributaria, artículos 21 y 36).

Cómo controlarlos, en albaranes pendientes de facturar.

¿Cuántos tipos de albarán hay?

No hay una lista oficial. En la práctica se distinguen por dos cosas: si llevan precios (valorado o sin valorar) y qué movimiento recogen (entrega, devolución o compra). Y en las bebidas alcohólicas está, además, el albarán de circulación.

  • Valorado o sin valorar. Con precios o sin ellos. Lo tienes más arriba.
  • De entrega o de venta. El que acompaña a la mercancía que vendes. Es el de esta guía.
  • De devolución. Recoge la mercancía o los envases que el cliente te devuelve. Puede ir como incidencia en el propio albarán de entrega, o en uno aparte. Tienes un modelo en procedimiento de devoluciones de clientes.
  • De compra. Es el mismo documento visto desde el otro lado: el que te da tu proveedor cuando te entrega a ti. Revísalo antes de firmarlo, igual que pides a tus clientes.
  • De circulación. El que piden los impuestos especiales para mover alcohol y otros productos. Puede ser tu propio albarán, con los datos que pide. Lo tienes más arriba.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los albaranes?

Seis años. El Código de Comercio obliga a guardar la documentación y los justificantes de tu negocio durante seis años (artículo 30). La ley no nombra el albarán, pero el albarán es documentación de tu negocio.

La ley cuenta los seis años desde el último asiento, es decir, la última anotación, de tus libros. No da una fecha para cada papel. Lo prudente es contar desde el cierre de la contabilidad del año: un albarán de octubre de 2026, guárdalo al menos hasta el final de 2032.

Hacienda, además, te obliga a guardar los justificantes relacionados con tus impuestos (Ley General Tributaria, artículo 29). Por regla general, tiene cuatro años para reclamarte lo que falte en cada declaración (artículo 66).

Quién lo pidePlazoDesde cuándo
Código de Comercio (artículo 30)6 añosDesde el último asiento de tus libros; lo prudente, desde el cierre del año
Hacienda (Ley General Tributaria, artículos 66 y 67)4 años, por regla generalDesde que acaba el plazo para presentar cada declaración

Si compensas pérdidas de años anteriores, Hacienda puede comprobarlas hasta diez años después. Se cuentan desde que acaba el plazo de declarar el año de las pérdidas (artículo 66 bis). Guarda los justificantes de ese año durante ese tiempo (artículo 70).

¿Puedes escanearlos y tirar el papel? Eso, y todos los casos, en cuántos años guardar albaranes y facturas.

¿Le afecta Verifactu al albarán?

No. Verifactu es la norma que obligará a tu programa de facturación a registrar cada factura al emitirla (Real Decreto 1007/2023). Solo afecta a las facturas, completas o simplificadas (artículo 1). La Agencia Tributaria lo confirma: el código QR no va en los albaranes. Las fechas, en Verifactu obligatorio.

No se aplica si llevas tus libros de IVA por el Suministro Inmediato de Información (SII): el sistema para mandárselos a Hacienda (artículo 3.3).

Ojo con lo que dejas en la ruta. Si das un tique, eso sí es una factura y, cuando Verifactu te obligue, tendrá que cumplirlo. Y no des un albarán con todos los datos de una factura: tu cliente lo podría usar como factura, como has visto arriba. Cómo queda todo en una distribuidora, en Verifactu en una distribuidora.

¿Qué conviene revisar hoy?

Estas seis cosas, en tus albaranes y en tu programa de gestión:

  • ¿Tus albaranes llevan número, fecha, artículos con su formato, cantidad y unidad?
  • ¿Vuelven todos los albaranes firmados, con el nombre y la hora de quien recibe y las incidencias anotadas?
  • ¿Tu albarán valorado deja claro que no es una factura, y no lleva todos los datos de una?
  • ¿Cruzas cada mes los albaranes con las facturas, para que ninguno se quede sin facturar ni se facture dos veces?
  • ¿Guardas los albaranes al menos seis años?
  • Si vendes alimentación o bebidas, ¿anotas el lote de cada artículo?

Fuentes oficiales consultadas

  1. Código de Comercio, artículos 30 (conservación de la documentación), 295 (recepción por un empleado), 325 y 326 (compraventa mercantil), 336 y 342 (reclamaciones del comprador) · BOE · consultado 2026-10-05
  2. Ley 15/2010, de 5 de julio, disposición adicional primera (productos de alimentación: 30 y 60 días de aplazamiento; documentar la entrega; día de pago en la factura) · BOE · consultado 2026-10-05
  3. Ley 12/2013, de medidas para mejorar el funcionamiento de la cadena alimentaria, artículo 5.e (definición: incluye las bebidas) · BOE · consultado 2026-10-05
  4. Código Civil, artículos 1105 (caso fortuito), 1484 y 1490 (defectos ocultos: seis meses) · BOE · consultado 2026-10-05
  5. Ley 1/2000, de Enjuiciamiento Civil, artículos 324 y 326 (documentos privados y electrónicos) y 812, 813, 814, 818 y 539 (proceso monitorio: «albaranes de entrega», tribunal, sin abogado ni procurador, oposición y ejecución de más de 2.000 €) · BOE · consultado 2026-10-05
  6. Ley Orgánica 1/2025, artículos 5 y 10 (negociación previa y cómo se acredita), disposición adicional primera y disposición transitoria primera (tribunales de instancia) · BOE · consultado 2026-10-05
  7. Ley 37/1992 del IVA, artículos 75 (devengo), 84 (sujeto pasivo), 163 terdecies (criterio de caja), 88 (repercusión al expedir la factura; pérdida del derecho al año) y 97.Uno (deducción solo con la factura) · BOE · consultado 2026-10-05
  8. Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículos 2.2 (obligación de facturar), 4 y 7.2 (facturas simplificadas), 6.1 (contenido), 6.4 (el documento con todos los datos tiene la consideración de factura a efectos del artículo 97.Uno de la Ley del IVA), 11 (plazo) y 13 (facturas recapitulativas) · BOE · consultado 2026-10-05
  9. Ley 58/2003, General Tributaria, artículos 21 y 36 (devengo y sujeto pasivo), 29.2.e (conservar justificantes), 66, 66 bis, 67 y 70 (prescripción y comprobación de pérdidas) · BOE · consultado 2026-10-05
  10. Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, artículo 4 (plazo de pago, envío de la factura en 15 días y agrupación de 15 días como máximo) · BOE · consultado 2026-10-05
  11. Ley 7/1996, de Ordenación del Comercio Minorista, artículos 16 y 17 (documentar la entrega con su fecha; plazos de pago de los alimentos frescos y perecederos) · BOE · consultado 2026-10-05
  12. Orden FOM/2861/2012, documento de control en el transporte público de mercancías por carretera, artículos 1, 2, 4 y 6 · BOE · consultado 2026-10-05
  13. Ley 38/1992, de Impuestos Especiales, artículo 30 (vino y bebidas fermentadas: tipo cero) · BOE · consultado 2026-10-05
  14. Real Decreto 1165/1995, Reglamento de los Impuestos Especiales, artículos 1, 19 y 24 (documentos y albaranes de circulación) · BOE · consultado 2026-10-05
  15. Real Decreto 1007/2023, reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Verifactu), artículos 1 y 3.3 (no se aplica a quien lleva los libros por el SII) · BOE · consultado 2026-10-05
  16. Reglamento (CE) 178/2002, de legislación alimentaria, artículos 2 (definición de alimento: incluye las bebidas) y 18 (trazabilidad) · Diario Oficial de la Unión Europea (EUR-Lex) · consultado 2026-10-05
  17. Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011, trazabilidad de los alimentos de origen animal, artículos 2 y 3 · Diario Oficial de la Unión Europea (EUR-Lex) · consultado 2026-10-05
  18. Preguntas frecuentes VERI*FACTU: código QR y frase «VERI*FACTU» (¿Tengo que incluir el código QR en los albaranes?) · Agencia Tributaria · consultado 2026-10-05

Datos comprobados el 5 de octubre de 2026.

Información general, comprobada en las fuentes oficiales en la fecha indicada. Para tu caso concreto, consulta con tu asesor.

Preguntas frecuentes

¿El albarán es obligatorio?

No hay una ley general que obligue a hacerlo ni que fije sus datos. Pero si entregas alimentos o bebidas, o entregas a una tienda, tu cliente tiene que documentar la entrega en ese momento, con su fecha: para eso sirve el albarán firmado. Lo obligatorio siempre es la factura de cada venta a una empresa o a un autónomo.

¿Es lo mismo un albarán que una factura?

No. El albarán prueba la entrega; la factura es el documento con el que cobras y en el que va el IVA. Tienes que hacer la factura siempre, aunque el albarán lleve precios.

¿Es obligatorio que el albarán lleve precios?

No. Ni la Ley del IVA ni el Reglamento de facturación lo piden: valorarlo o no lo decides tú o lo pactas con tu cliente. La factura, en cambio, siempre los lleva.

¿Un albarán valorado puede sustituir a una factura?

No. Tienes que hacer la factura siempre: el albarán valorado no te libra de ella. Pero si un documento lleva todos los datos de una factura, cuenta como factura para deducir el IVA. Da igual que se llame albarán (Reglamento de facturación, artículo 6.4). Entonces no hagas otra por lo mismo, o facturarás dos veces.

¿Quién firma el albarán y quién se queda cada copia?

Lo firma quien recibe la mercancía en el local del cliente, con su nombre y la hora. Si tu cliente es comerciante y encargó a un empleado recibirla, y este no pone reparos, cuenta como recibida por él (Código de Comercio, artículo 295). Lo habitual es hacer dos copias: una para el cliente y otra, firmada, para ti.

¿Qué pasa si el cliente firma el albarán y después reclama?

La firma sola no lo decide: cuenta si revisó la mercancía. Si compra para revender y la revisó al recibirla, ya no puede reclamar por faltas o defectos a la vista. Si no la revisó, tiene cuatro días para lo que llegó en cajas o embalado. Y, la revisara o no, tiene 30 días para los defectos internos, contados desde la entrega (Código de Comercio, artículos 336 y 342).

¿Verifactu afecta a los albaranes?

No. Verifactu es la norma que obligará a tu programa de facturación a registrar cada factura al emitirla. Solo afecta a las facturas, completas o simplificadas (los tiques). El código QR no va en los albaranes. Pero si al entregar das un tique, ese tique es una factura: cuando Verifactu te obligue, tendrá que cumplirlo.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los albaranes?

Seis años, como el resto de la documentación de tu negocio (Código de Comercio, artículo 30). Lo prudente es contar desde el cierre de la contabilidad del año: un albarán de octubre de 2026, guárdalo al menos hasta el final de 2032.

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