Pedido, albarán y factura: quién hace cada uno, qué prueba y qué tiene que cuadrar

El pedido es lo que te pide el cliente; el albarán, lo que le entregas y él firma al recibirlo; y la factura, lo que le cobras. La factura se hace con el albarán firmado, no con el pedido: si no coinciden, manda el albarán.

Aquí tienes quién hace cada documento, qué prueba, qué hacer cuando algo no cuadra y un ejemplo con una incidencia en el reparto.

¿Qué es cada documento y qué prueba?

El pedido prueba qué te pidieron; el albarán, qué entregaste y cómo llegó; y la factura, qué cobras. El pedido lo hace tu cliente; el albarán y la factura, tú, en momentos distintos:

Documento	Quién lo hace y cuándo	Qué prueba	Qué consecuencias tiene
Pedido	Tu cliente, antes del reparto: por WhatsApp, email, teléfono o con una hoja de pedido. A veces lo toma tu comercial	Qué te pidió, cuánto y para cuándo	Cuando lo aceptas, por ejemplo al confirmárselo, ya hay venta: tú te obligas a entregar y el cliente, a pagar el precio (Código Civil, arts. 1262, 1445 y 1450)
Albarán	Tú, al preparar el pedido. Viaja con la mercancía y el cliente lo firma al recibirla	Qué entregaste, cuándo, a quién y cómo llegó	Firmado, es tu prueba de la entrega. La factura cobra lo que dice, con lo anotado en la entrega
Factura	Tú. Para Hacienda, en la entrega o, si el cliente es una empresa o un autónomo, como tarde el día 15 del mes siguiente, también si haces una al mes con todos sus albaranes. Entre empresas, la ley de morosidad pide que le llegue en los 15 días naturales siguientes a la entrega	Lo que cobras, con su IVA. Con ella, tu cliente puede deducirse el IVA, si es una empresa o un autónomo con derecho a hacerlo (Ley del IVA, art. 97)	Tú tienes que emitirla en plazo y declarar su IVA. El cliente tiene que pagarla en el plazo que pactasteis: entre empresas, como mucho 60 días naturales desde que recibe la mercancía. Si no pactasteis ninguno, 30 (Ley 3/2004, art. 4)

Albarán y factura no son lo mismo. El albarán prueba la entrega. La factura es el documento con el que cobras: lleva su número, los datos fiscales de los dos y el IVA aparte (Real Decreto 1619/2012, art. 6). El albarán no sustituye a la factura, aunque lleve precios (el llamado albarán valorado).

¿Es obligatorio hacer albarán? Ni el Código de Comercio ni el reglamento de facturación lo exigen. Lo obligatorio es la factura de cada venta, también a un particular (Real Decreto 1619/2012, art. 2). A un particular normalmente te basta un tique, la factura simplificada (art. 4).

Pero si repartes cerveza, vino u otras bebidas alcohólicas, la mercancía tiene que viajar con un documento de circulación.

Te sirve tu albarán o tu factura, si lleva los datos que pide la norma. Son el nombre y el NIF de los dos, y el CAE (el código de impuestos especiales) si lo tenéis. También qué y cuánto llevas, la graduación, la fecha y los lugares de salida y de entrega. Y tiene que ir numerado por años (Reglamento de los Impuestos Especiales, arts. 19 y 24).

En todo caso, sin un albarán firmado te costará demostrar qué entregaste.

Qué datos conviene que lleve el albarán, cuándo llevarlo valorado y qué valor tiene, en albarán: qué es y para qué sirve. Cuánto tiempo guardar cada documento, en cuántos años hay que guardar albaranes y facturas.

¿Y Verifactu? Es la norma que obligará al programa con el que haces las facturas a guardar un registro de cada una al emitirla. Ese registro no se puede cambiar, y la factura lleva un código QR.

Afecta a las facturas, también a los tiques (facturas simplificadas), y a nada más: el pedido y el albarán ni se registran ni llevan QR (Real Decreto 1007/2023, arts. 1 y 9).

No te afecta si ya llevas los libros de IVA en el SII, el Suministro Inmediato de Información. Lo usan, por ejemplo, las empresas que facturan más de 6 millones de euros al año (Real Decreto 1007/2023, art. 3.3).

Desde cuándo te toca, en cuándo es obligatorio Verifactu. Cómo queda la factura del mes, en Verifactu en una distribuidora.

¿Cómo pasa un pedido al albarán y a la factura?

El almacén prepara el pedido, sale con su albarán, el cliente lo firma y la oficina factura lo firmado. Paso a paso:

1. El cliente pide. Por WhatsApp, por email, por teléfono o con tu hoja de pedido. Con un cliente nuevo o un pedido especial, antes puede haber un presupuesto: una oferta con precios que el cliente acepta o no.
2. La oficina lo pasa al ERP, el programa de gestión con el que llevas pedidos, albaranes y facturas. Alguien lo teclea como pedido: cliente, artículos, cantidades y fecha de entrega. Si no puedes servir algo tal como lo pidió (no hay existencias, cambia el formato o la fecha), se lo confirmas antes de prepararlo.
3. El almacén lo prepara. Si falta un artículo, lo anota en el ERP antes de sacar el albarán, y la oficina avisa al cliente.
4. Sale el albarán. Con lo que de verdad se carga, no con lo que se pidió. En el ERP, el pedido pasa a «albaranado»: ya tiene su albarán y sale a reparto. Si solo se sirve una parte, el resto queda pendiente.
5. El cliente recibe y firma. Revisa la mercancía, anota en el albarán lo que falta o llega mal y firma. Una copia se queda en el local y la firmada vuelve a tu oficina.
6. La oficina factura. Primero corrige en el ERP lo que se anotó en la entrega. Después emite la factura: la de esa entrega o la del mes, con todos sus albaranes.

Si tus comerciales venden y cobran en ruta (autoventa), la factura o el tique se hace en el momento de la entrega.

También puedes juntar en una factura todas las entregas del mes a un cliente: es la factura recapitulativa. Si el cliente es una empresa o un autónomo, la emites como tarde el día 15 del mes siguiente (Real Decreto 1619/2012, art. 13). Requisitos y ejemplo, en factura recapitulativa.

Ojo: la ley de morosidad pide que la factura le llegue antes de que pasen 15 días naturales desde cada entrega. Y solo deja agrupar las entregas de 15 días como mucho (Ley 3/2004, art. 4). Con tiendas y mayoristas, además, la factura tiene que llegar antes de 30 días desde la entrega (Ley 7/1996, art. 17.2 y disposición adicional sexta). Si no, puede ser una infracción leve (art. 64.h), o la que diga la ley de comercio de tu comunidad autónoma, si tiene una. Lo seguro es facturar cada 15 días como mucho. Si facturas una vez al mes, coméntalo con tu asesor. Los plazos de pago, en ley de morosidad.

¿Qué tiene que cuadrar entre los tres?

La factura tiene que coincidir con el albarán firmado: cliente, artículos, cantidades, precios y fechas. El albarán sale del pedido, pero si no coinciden, manda el albarán, porque es lo que se entregó.

Dato	Del pedido al albarán	Del albarán a la factura
Cliente	El mismo cliente y el local donde se entrega	El mismo cliente, con su nombre fiscal y su NIF
Artículos	Lo pedido, o el artículo que lo sustituye si el cliente lo aceptó	Los del albarán firmado, con sus códigos
Cantidades	Lo que se carga, con lo que falta anotado	Lo firmado, con lo que se corrigió en la entrega
Precios	El albarán puede ir sin precios. Si los lleva, los mismos que irán en la factura	Los de la tarifa del cliente o su precio especial
Fechas	La de la entrega real. Si no es la que pidió el cliente, avísale antes	La de cada entrega, si no es la de la factura
Nº de pedido del cliente	Si el cliente numera sus pedidos, como algunos hoteles y cadenas, se copia en el albarán	Y en la factura, si el cliente lo pide

La factura tiene que llevar el precio por unidad sin IVA. Y la fecha de cada entrega, si no es la de la factura (Real Decreto 1619/2012, art. 6). Lo práctico es listar cada albarán con su número y su fecha.

¿Qué haces cuando no cuadran?

Apuntas la diferencia en el documento de ese momento y la llevas al siguiente. Lo que falta o se rechaza va al albarán; lo que cambia en el albarán, a la factura. Los casos más habituales:

• Falta un artículo. El albarán sale solo con lo que cargas. Avisa al cliente antes del reparto. Lo que falta queda pendiente para otro día o se anula, según te diga. La factura cobra lo del albarán.
• Cambias un artículo por otro. Solo si el cliente lo acepta, mejor por escrito, aunque sea un mensaje. El albarán lleva el artículo que entregas, con su código, y la factura, su precio.
• El cliente rechaza algo en la entrega. Por ejemplo, una caja rota, un producto caducado o un artículo equivocado. Se anota en el albarán antes de firmar y vuelve en el camión. La factura cobra solo lo aceptado.
• Te devuelve algo después de la entrega, también envases retornables (barriles, cajas, botellas). Apúntalo el mismo día en un albarán de devolución: un albarán con lo que recoges, firmado por el cliente. Modelo y pasos, en devoluciones de clientes.
• Cambia un precio. Si subes la tarifa, avisa al cliente por escrito de la fecha desde la que se aplica. Cámbiala en el ERP antes de ese día. Y deja escrito en tus condiciones de venta qué precio vale: el del día del pedido o el del día de la entrega.

Si la factura ya está emitida y lleva un error, se corrige con una factura rectificativa, es decir, una factura que corrige otra.

Hay que hacerla, entre otros casos, cuando cambia lo que cobras: una devolución, un descuento posterior o un precio mal puesto (Real Decreto 1619/2012, art. 15).

Con las devoluciones de una factura ya emitida hay una excepción. Si te devuelve mercancía o envases cuando le vuelves a servir, puedes restarlo en la factura de esa entrega. Solo vale si todo, lo devuelto y lo que le sirves, lleva el mismo tipo de IVA (art. 15.2).

Si te devuelve algo en el mismo mes y aún no has hecho la factura del mes, no hay factura que rectificar: cobra solo lo que el cliente se ha quedado.

Un consejo práctico, no una regla: lista en esa factura también el albarán de devolución, con su importe en negativo. El reglamento de facturación no regula este caso, así que confírmalo con tu asesor.

Más detalle, en factura recapitulativa. Todos los casos de rectificativas, en factura rectificativa en distribución.

¿Qué pasa si el cliente firma el albarán y luego reclama?

Si revisó la mercancía al recibirla y la dio por buena, ya no puede reclamarte faltas ni defectos de cantidad o calidad. Los defectos internos tienen su propio plazo: 30 días.

Esa regla vale cuando tu cliente compra para revender, como una tienda. Entonces la venta es mercantil, es decir, se rige por el Código de Comercio (art. 325), que fija estas reglas:

• Si la revisó y la dio por buena al recibirla, ya no puede reclamarte faltas ni defectos de cantidad o calidad (art. 336). Por ejemplo, una caja de menos o botellas rotas.
• Si la recibió embalada y no la revisó, puede reclamar faltas o defectos en los 4 días siguientes. No puede si el daño viene de «caso fortuito, vicio propio de la cosa o fraude», como dice la ley (art. 336).
• Los defectos internos, los que no se ven al revisarla, tienen su propio plazo: 30 días desde la entrega (art. 342).

Puedes evitar la reclamación de esos 4 días: la ley te deja exigir que revise la cantidad y la calidad en el momento de la entrega (art. 336).

En la práctica, que el repartidor espere a que cuente y revise. Y que el albarán diga junto a la firma «Revisado en la entrega», con lo que falte o llegue mal anotado.

Si no tienes claro que tu cliente compre para revender (un bar, una residencia), pregunta a tu asesor: las reglas y los plazos pueden ser otros.

¿Cómo queda una caja rota en el albarán y en la factura?

Con el albarán corregido en la entrega y una factura que cobra solo lo que el cliente se quedó. Así le pasó a Bar El Rincón, S.L., cliente de un distribuidor de bebidas:

1. El pedido. El lunes 14 de septiembre de 2026, a las 19:40, el encargado escribe por WhatsApp: «Para mañana, 4 cajas de tercios, 2 de cola en lata y 2 de agua pequeña».
2. El paso al ERP. En la oficina lo pasan al ERP con los artículos que el bar compra siempre. Los «tercios» son la cerveza rubia en botella de 33 cl, y el «agua pequeña», la de 50 cl.
3. El albarán. El martes 15 de septiembre de 2026, el almacén carga el pedido completo y sale el albarán A-2026-1873.
4. La entrega. El encargado abre las cajas y ve que una de cerveza trae 3 botellas rotas. Rechaza esa caja. El repartidor tacha el 4 de la cerveza, escribe 3 y anota: «1 caja rechazada, botellas rotas». Firman los dos y la caja vuelve al almacén.
5. La corrección. Esa misma tarde, la oficina corrige el albarán en el ERP: 3 cajas de cerveza. Y pregunta al bar si quiere esa caja en el siguiente reparto. Dice que sí: irá con su propio albarán.
6. La factura. El viernes 2 de octubre de 2026 sale la factura de septiembre, la F-2026-0533. Lista cada albarán del mes con su número y su fecha.
7. Los plazos. Para Hacienda está en plazo: el bar es una sociedad y el distribuidor tenía hasta el 15 de octubre de 2026. Para la ley de morosidad llega tarde: este albarán tiene 17 días, y la factura tenía que llegar antes de que pasaran 15 (Ley 3/2004, art. 4).

Artículo	Pedido (14-9-2026)	Albarán firmado (15-9-2026)	En la factura
Cerveza rubia, botella 33 cl, caja de 24 (IVA 21 %)	4 cajas	3 cajas (1 rechazada)	3 × 18,50 € = 55,50 €
Refresco de cola, lata 33 cl, caja de 24 (IVA 21 %)	2 cajas	2 cajas	2 × 14,80 € = 29,60 €
Agua mineral, botella 50 cl, caja de 24 (IVA 10 %)	2 cajas	2 cajas	2 × 6,20 € = 12,40 €
Total sin IVA			97,50 €

En la factura, este albarán suma 97,50 € sin IVA: 85,10 € de cerveza y refresco, al 21 %, y 12,40 € de agua, al 10 %. El IVA es de 17,87 € (el 21 % de 85,10 €) y de 1,24 € (el 10 % de 12,40 €). Con IVA, 116,61 €.

Si la factura se hubiera hecho con el pedido, el bar pagaría una caja que no recibió: 18,50 € más, 22,39 € con IVA. Tocaría hacerle una factura rectificativa y explicarle el error.

¿Dónde se cuelan los errores?

En los pasos en que alguien copia a mano lo que dice otro documento, y en los cambios que nadie apunta:

Dónde	Qué pasa	Cómo se evita
Al pasar el pedido al ERP	Se elige un artículo parecido, se ponen botellas en vez de cajas o se pone a nombre de otro cliente que se llama parecido	Releer el mensaje original al confirmar. Que el cliente pida con tus códigos, por ejemplo con una hoja de pedido
Correcciones del cliente	«Al final que sean 3» llega después, en la misma conversación, y nadie cambia el pedido	Leer la conversación entera antes de cerrar el pedido
Preparación	Falta un artículo o se carga otro, y el albarán sale con lo pedido	Sacar el albarán con lo que se carga
Entrega	El cliente avisa de palabra de una falta y firma sin anotarla	Anotarla en el albarán antes de firmar
Vuelta a la oficina	El albarán firmado se pierde o llega a fin de mes, y el ERP sigue con lo pedido	Que el repartidor mande a la oficina una foto del albarán firmado el mismo día, y corregir el ERP con ella
Precios	La tarifa nueva o el precio especial de un cliente no está en el ERP	Cambiar la tarifa antes de su fecha y revisar los precios especiales
Devoluciones y envases	Lo que vuelve no se registra y se cobra igual	Un albarán de devolución el mismo día
Facturación	Un albarán se queda sin facturar, o se factura dos veces	Cruzar los números de albarán del mes con la factura

Los albaranes que se quedan sin facturar tienen su propio control: albaranes pendientes de facturar. Y todo el ciclo, de la toma del pedido al cobro, en gestión de pedidos en una distribuidora.

¿Hay una plantilla de pedido, albarán y factura?

Sí, pero mejor una para cada documento. Cada uno lo rellena una persona distinta, en un momento distinto:

• Pedido: la plantilla de hoja de pedido, en Excel, Word y PDF, para que tus clientes te pidan con tus artículos.
• Albarán: la plantilla de albarán de entrega, en Excel, Word y PDF.
• Factura: mejor desde tu ERP, que lleva la numeración y el IVA. Un ejemplo de la factura del mes, en factura recapitulativa.

Si usas una plantilla que junta los tres en una hoja, vigila una cosa: el albarán se rellena con lo entregado, no se copia del pedido.

¿Y la factura en Excel o en Word? La Agencia Tributaria dice que, si solo los usas para escribir, imprimir y guardar las facturas, no cuentan como programa de facturación para Verifactu.

Si además te sacan los libros de IVA o la contabilidad, sí cuentan. Antes de decidir, mira los matices en Verifactu con Excel o Word.

Lo que conviene revisar antes de la factura del mes

Antes de facturar el mes, estas seis comprobaciones:

• ¿Tienes firmados todos los albaranes del mes de cada cliente, según la lista del ERP, y ninguno facturado ya? Si falta uno, pide la foto o la copia al repartidor. Si no aparece, confirma la entrega con el cliente antes de facturarla.
• ¿La serie de albaranes del mes, la de todos los clientes, está completa? Un número que falta puede ser un albarán sin facturar.
• ¿Las incidencias de la entrega y las sustituciones están corregidas en el ERP, con el código y el precio de lo que entregaste?
• ¿Las devoluciones y los envases recogidos tienen su albarán de devolución?
• ¿Los precios son los acordados con cada cliente, con su tarifa al día y sus precios especiales?
• ¿La suma de los albaranes de cada cliente coincide con el total sin IVA de su factura?