Plantilla de hoja de pedido para clientes (Excel, Word y PDF, gratis)

Una hoja de pedido es el documento en el que tu cliente te dice qué artículos quiere, cuántos y para cuándo. Aquí tienes una para mandar a tus clientes, en Excel, Word o PDF.

Se descarga gratis y sin registro.

¿Buscas una hoja para pedir tú a tus proveedores? Está en la plantilla de pedido a proveedores.

¿Qué versión te conviene: Excel, Word o PDF?

Si tus clientes usan ordenador o móvil, mándales el Excel: es el que evita más errores. El Word sirve para cambiar el diseño. El PDF es para quien prefiere papel y bolígrafo.

Qué hace	Excel	Word	PDF
El cliente elige el artículo de una lista	Sí	No	No
El código, el formato y las unidades por caja salen solos	Sí	No	No
Marca en rojo lo que no está en tu catálogo	Sí	No	No
Suma el total de cajas	Sí	No	No
Filas para artículos	30	15	15
Se rellena	En el ordenador o el móvil	En el ordenador o a mano	A mano

El Word y el PDF son la misma hoja en blanco, en un A4 apaisado (horizontal). Llevan la misma cabecera y los mismos datos del pedido que el Excel. La tabla tiene seis columnas: Nº, Artículo y formato, Código (si lo sabes), Cantidad, Unidad y Observaciones.

En el Word puedes cambiarlo todo: tu logo, las columnas y los textos. El PDF no se edita. Si quieres que salgan tus datos impresos, cámbialos en el Word y guárdalo como PDF.

¿Qué lleva el Excel?

Tres hojas: «Pedido», que rellena el cliente; «Catálogo», con tus artículos; e «Instrucciones», con los pasos para ti y para tu cliente.

La hoja «Pedido» tiene cuatro partes:

• Arriba: tu nombre, tu teléfono, tu email y tu hora límite. La hora límite (o hora de corte) es la hora hasta la que aceptas pedidos para servirlos al día siguiente. Viene escrita así: «los pedidos recibidos antes de las 20:00 se entregan el siguiente día laborable».
• Datos del pedido: el cliente y su código (el que le tienes asignado), la dirección de entrega, la persona de contacto y su teléfono. También la fecha del pedido, la fecha de entrega que quiere, la franja horaria de entrega y su nº de pedido, si tiene. La franja horaria es el rato en que el local puede recibir: por ejemplo, de 8:00 a 11:00.
• 30 filas para artículos, con estas columnas: Nº, Artículo, Código, Formato, Uds./caja (unidades por caja), Cantidad, Unidad y Observaciones.
• Abajo: el total de cajas, el número de artículos pedidos y un hueco para observaciones de todo el pedido.

La hoja «Catálogo» es tu lista de artículos, uno por fila: código, nombre, formato y unidades por caja. Trae 10 de ejemplo, que tendrás que borrar. Caben 499.

¿Cómo rellena tu cliente el Excel?

Elige cada artículo por su nombre en una lista, y el resto sale solo. No necesita saberse tus códigos.

1. En la columna «Artículo», pulsa la flecha y elige el producto. La lista muestra el nombre y el formato: por ejemplo, «Cerveza rubia · tercio 33 cl · caja».
2. El código, el formato y las unidades por caja se rellenan solos.
3. Escribe la cantidad. Tiene que ser un número, de 0 en adelante. Si escribe otra cosa, Excel le avisa.
4. Elige la unidad: Caja, Unidad, Pack, Barril, Garrafa, Kg, Bandeja o Saco.
5. En «Observaciones», anota lo que haga falta en esa fila: una marca concreta, un tamaño o los envases que hay que recoger.
6. Guarda la hoja y te la manda por email o por WhatsApp antes de tu hora límite.

Si quiere algo que no está en la lista, lo escribe tal cual en «Artículo». La fila se queda en el pedido y en «Código» sale «No está en el catálogo», en rojo. Así lo ves al momento y no se pierde.

Tres palabras de la hoja que conviene no mezclar:

• Formato: cómo viene el producto. Por ejemplo, «tercio 33 cl · caja».
• Uds./caja: cuántas unidades trae cada caja. Por ejemplo, 24.
• Unidad: cómo lo pide el cliente en esa fila: en cajas, en unidades sueltas, en kilos…

Así, una fila de cerveza con cantidad 3 y unidad «Caja» son 3 cajas de 24 tercios, no 3 tercios.

¿Cómo preparas el Excel para tus clientes?

Pegas tus artículos una vez, pones tus datos y lo mandas. Estos son los pasos:

1. En la hoja «Catálogo», borra los 10 artículos de ejemplo.
2. Pega los tuyos en las columnas A a D: en la A, el código; en la B, el nombre; en la C, el formato; en la D, las unidades por caja. El código, siempre en la A. Si tienes tu tarifa en Excel, cópiala columna a columna. Los precios no hacen falta.
3. La columna E, «Familia», es opcional: sirve para agrupar tus artículos (cervezas, aguas…). La F no la toques. Se rellena sola y es lo que el cliente ve en la lista.
4. En la hoja «Pedido», cambia la segunda línea por tu nombre, tu teléfono y tu email. En la tercera, cambia las 20:00 por tu hora límite. Para añadir tu logo: Insertar › Imágenes.
5. Bloquea el catálogo para que nadie lo cambie sin querer: Revisar › Proteger hoja. La contraseña es opcional; si la pones, apúntala. El cliente podrá ver el catálogo, pero no cambiarlo.
6. Guarda una copia en blanco para ti. Después, manda el fichero a tus clientes por email o por WhatsApp.

Al rellenar el catálogo, piensa en quien lo va a leer:

• Nombres que entienda tu cliente: «Cerveza rubia», no «CERV RUB 1/3». Es lo que verá en la lista.
• El formato completo, con cómo lo vendes: «tercio 33 cl · caja», no solo «tercio». Así, cuando el cliente pone 1, sabe que pide una caja y no una botella.
• Los códigos de tu programa de gestión (ERP): el programa donde metes los pedidos y sacas los albaranes y las facturas. Así tu equipo encuentra cada artículo sin buscarlo por el nombre.

Y al mandarla:

• A cada cliente fijo, mándale su propia copia con sus datos y sus artículos de siempre ya puestos. Solo tendrá que cambiar las fechas y las cantidades.
• Pide a todos que te la manden por el mismo sitio, por ejemplo a un email. Si unos usan el email, otros WhatsApp y otros llaman, los pedidos se pierden entre tantos canales.

¿Se puede rellenar desde el móvil?

Sí, con la app de Excel o con la de Hojas de cálculo de Google (Google Sheets). En la vista previa de WhatsApp el cliente solo puede ver la hoja, no rellenarla.

Díselo cuando se la mandes: «Ábrela con la app de Excel o la de Google, rellénala, guárdala y mándamela».

Si no quiere instalar nada, déjale copias del PDF en papel. Que lo rellene a mano y te mande una foto.

¿Qué debe llevar una buena hoja de pedido?

Lo justo para preparar y entregar el pedido sin llamar al cliente: qué artículo, cuánto, cuándo, dónde y a quién preguntar. Cada campo evita un error concreto:

Campo	El error que evita
Artículo con su formato	El cliente pide «la grande» y no sabes si es la botella de 1 litro o la de 1,5.
Código del artículo	Que tu equipo busque por el nombre en tu programa de gestión y elija un artículo parecido.
Cantidad y unidad	Servir 6 botellas cuando quería 6 cajas.
Código de cliente	Cargar el pedido a otro cliente con un nombre parecido, como dos «Bar Central».
Fecha y franja horaria de entrega	Llegar cuando el local está cerrado.
Hora límite	Que el cliente pida tarde y cuente con el pedido para el día siguiente.
Persona de contacto y teléfono	Que no tengas un artículo, o algo no esté claro, y no sepas a quién llamar.
Nº de pedido del cliente	Que un hotel o una cadena te devuelva la factura porque no lleva su número de pedido.
Observaciones	No saber que hay que recoger envases o que el cliente quiere una marca concreta.

¿Por qué no lleva precios, NIF ni firma?

Porque esos datos ya los tienes en la ficha del cliente y en tu tarifa, dentro de tu programa de gestión. Muchas plantillas de internet los llevan; esta no, a propósito.

Además, los precios cambian. Si van en la hoja, el cliente puede pedir con una hoja vieja y precios viejos. Luego toca discutir la factura.

Si aun así los necesitas, añade las columnas que quieras.

¿Cambia según el sector?

Lo básico es igual. Cambian las unidades y lo que conviene anotar en «Observaciones»:

Sector	Unidades habituales	Qué anotar en «Observaciones»
Bebidas (para bares y restaurantes)	Caja, barril, pack, unidad	Los envases y barriles vacíos que hay que recoger
Alimentación	Caja, kg, bandeja, unidad	Un lote concreto o una fecha de consumo preferente mínima, si el cliente la necesita
Frutas y verduras	Kg, caja, saco, unidad	La variedad y el punto de maduración
Limpieza e higiene	Garrafa, caja, unidad	La talla de los guantes o los litros de la garrafa
Ferretería y suministros	Unidad, caja, rollo, metro	La medida, el color o la referencia del fabricante

Si vendes a peso, el cliente elige «Kg» en «Unidad» y escribe los kilos en «Cantidad». Admite decimales, como 2,5. En el catálogo, pon «kg» en el formato («tomate pera · kg») y deja vacío «Uds./caja».

El total de cajas solo suma las filas con la unidad «Caja». Los kilos, los barriles o los packs no entran en él.

Si usas una unidad que no está en la lista, como metro o rollo, añádela. En la hoja «Pedido», selecciona las celdas de la columna «Unidad». Ve a Datos › Validación de datos y escríbela al final de «Origen», separada como las demás.

¿Cómo hacer una hoja de pedido en Excel?

Con dos hojas: «Catálogo», con tus artículos, y «Pedido», donde una lista y unas fórmulas rellenan el resto. Estos pasos montan lo mismo que la plantilla:

1. El catálogo. Crea una hoja llamada «Catálogo». En la fila 1, pon los títulos: A Código, B Artículo, C Formato, D Uds./caja. Desde la fila 2, un artículo por fila.

2. Lo que verá el cliente. En la celda F2, escribe =SI(A2="";"";B2&" · "&C2). Junta el nombre y el formato. Arrástrala hasta la fila 500: selecciona F2, coge el cuadradito de su esquina inferior derecha y bájalo.

3. El pedido. Crea otra hoja llamada «Pedido». Arriba, pon tus datos, tu hora límite y los datos del pedido. En la fila 10, los títulos: A Nº, B Artículo, C Código, D Formato, E Uds./caja, F Cantidad, G Unidad, H Observaciones. Las filas 11 a 40 son las 30 filas para artículos.

4. La lista de artículos. Selecciona B11:B40. Ve a Datos › Validación de datos. En «Permitir», elige «Lista». En «Origen», escribe ='Catálogo'!$F$2:$F$500. En la pestaña «Mensaje de error», desmarca la casilla. Así el cliente puede escribir artículos que no están en la lista.

5. Las fórmulas. Escribe estas tres en la fila 11 y arrástralas hasta la fila 40:

   • En C11 (código): =SI(B11="";"";SI.ERROR(INDICE('Catálogo'!$A$2:$A$500;COINCIDIR(B11;'Catálogo'!$F$2:$F$500;0));"No está en el catálogo"))
   • En D11 (formato): =SI(B11="";"";SI.ERROR(INDICE('Catálogo'!$C$2:$C$500;COINCIDIR(B11;'Catálogo'!$F$2:$F$500;0));""))
   • En E11 (uds./caja): =SI(B11="";"";SI.ERROR(1/(1/INDICE('Catálogo'!$D$2:$D$500;COINCIDIR(B11;'Catálogo'!$F$2:$F$500;0)));""))

   COINCIDIR busca en el catálogo lo que eligió el cliente. INDICE devuelve el dato de esa fila. El SI(B11="";"";…) del principio deja vacías las filas sin artículo. Y el 1/(1/…) de la última deja la celda vacía, en lugar de un 0, si el artículo no tiene unidades por caja. Pasa con los que vendes a peso.

6. La unidad. Selecciona G11:G40. Ve a Datos › Validación de datos, elige «Lista» y, en «Origen», escribe Caja;Unidad;Pack;Barril;Garrafa;Kg;Bandeja;Saco.

7. La cantidad. Selecciona F11:F40. Ve a Datos › Validación de datos y elige «Decimal», «mayor o igual que» y 0.

8. El aviso en rojo. Selecciona C11:C40. Ve a Inicio › Formato condicional › Reglas para resaltar celdas › Es igual a. Escribe No está en el catálogo y elige «Texto rojo».

9. Los totales. Debajo de la tabla, el total de cajas: =SUMAR.SI(G11:G40;"Caja";F11:F40). Y los artículos pedidos: =CONTARA(B11:B40).

10. Pruébala como si fueras el cliente. Si dudas en algún campo, tu cliente también dudará.

Si tu Excel está en inglés, las funciones cambian de nombre y el punto y coma pasa a ser una coma. SI es IF, SI.ERROR es IFERROR, INDICE es INDEX, COINCIDIR es MATCH, SUMAR.SI es SUMIF y CONTARA es COUNTA.

¿Y BUSCARV (VLOOKUP)? Aquí no sirve: solo devuelve datos que están a la derecha de la columna donde busca, y el código está a la izquierda.

La plantilla de arriba ya trae todo esto hecho.

¿Cómo hacer una hoja de pedido en Word?

Con dos tablas en una página apaisada: una para los datos del pedido y otra para los artículos. En Word no hay listas ni fórmulas: el cliente lo escribe todo.

1. Pon la página en horizontal: Disposición › Orientación › Horizontal.
2. Arriba, escribe «Hoja de pedido», tu nombre, tu teléfono, tu email y tu hora límite.
3. Inserta una tabla de cuatro columnas para los datos del pedido (Insertar › Tabla). En la primera y la tercera, el nombre del dato: Cliente, Dirección de entrega… En la segunda y la cuarta, el hueco para escribirlo.
4. Debajo, inserta otra tabla de seis columnas y 16 filas. La primera fila, para los títulos: Nº, Artículo y formato, Código (si lo sabes), Cantidad, Unidad y Observaciones. Las otras 15, para artículos.
5. Fija el ancho de las columnas, para que no cambien al escribir: clic derecho en la tabla › Propiedades de tabla › Columna › Ancho preferido.
6. Al pie, escribe las unidades que usas (caja, unidad, pack, kg…) y cómo te tienen que mandar la hoja.
7. Para tener también el PDF: Archivo › Guardar como, y elige PDF.

¿Cuándo se queda corta una plantilla?

Cuando tus clientes no la usan, o cuando pasarla a tu programa de gestión os quita demasiado tiempo.

Siempre hay un bar que manda un audio a medianoche. O una cocina que hace una foto de su lista, o un hotel que escribe el pedido en el cuerpo del correo. Ninguno de esos pedidos pasa por la hoja.

Y aunque todos la usen, alguien de tu equipo tiene que copiar cada hoja, fila a fila, en tu programa de gestión.