Cómo gestionar los pedidos que te llegan por WhatsApp sin perder ninguno

Para no perder ningún pedido de WhatsApp, recíbelos todos en un solo número de empresa y fija una hora de corte. Confirma cada pedido por escrito y mételo en tu programa de gestión (ERP) antes de que el almacén empiece a prepararlo.

La hora de corte es la hora hasta la que aceptas pedidos para el siguiente reparto. Y meter un pedido en el ERP es darlo de alta como pedido: es lo que ve el almacén.

Aquí tienes cómo montarlo con la app gratuita WhatsApp Business, paso a paso y con sus límites a 5 de octubre de 2026. También, un día de ejemplo con 40 pedidos, cuándo se queda corta la app y qué opciones hay para automatizar.

Esta guía es la parte de WhatsApp de la gestión de pedidos en una distribuidora.

¿Qué hace falta para no perder ningún pedido de WhatsApp?

Cinco reglas, para todo tu equipo. Un número de empresa, una hora de corte, confirmar por escrito, meter cada pedido en el ERP a tiempo y un responsable por turno. Los pedidos se pierden en los huecos: un audio sin escuchar, un cambio que el cliente escribe más tarde, debajo del pedido, o el móvil de un comercial.

Regla	Qué evita
Un solo número de empresa para los pedidos	Pedidos en el móvil de un comercial que está de vacaciones
Una hora de corte, clara y escrita	Discutir si un pedido de las 23:00 sale mañana o pasado
Confirmar cada pedido por escrito	Servir 6 botellas cuando el cliente quería 6 cajas
Meterlo en el ERP a tiempo	Pedidos que se quedan en el chat y nadie prepara
Un responsable en cada turno	Que dos personas metan el mismo pedido, o que no lo meta nadie

La regla de fondo: un pedido no está recibido hasta que tiene número en el ERP. Si no tienes ERP, hasta que tiene su fila y su número en tu registro. Mientras solo está en el chat, se puede perder.

¿Un número para todos los pedidos o uno por comercial?

Uno solo, de la empresa, para todos los pedidos. Así nada depende del móvil de una persona.

• Un móvil de empresa con WhatsApp Business. La app es de descarga gratuita, para Android y iPhone. Un mismo número no puede estar a la vez en WhatsApp y en WhatsApp Business.
• Puede ser el número que tus clientes ya conocen. Si ya está en WhatsApp, WhatsApp Business lo detecta al instalarla y te deja pasar la cuenta. Haz antes una copia de seguridad, y guarda tus contactos en la agenda del móvil: los creados dentro de WhatsApp no pasan.
• También vale el fijo de la oficina: las líneas fijas solo se admiten en WhatsApp Business, y el código puede llegar por llamada.
• Ese número, en todas partes: en el albarán, en la factura, en la furgoneta y en la firma de tus emails.
• Si un cliente pide al móvil de su comercial, el comercial lo reenvía al número de empresa en el momento. Y escribe debajo el nombre del local, para que la oficina sepa de quién es. La oficina mete el pedido y se lo confirma al cliente desde el número de empresa. El comercial le pide que, la próxima vez, escriba a ese número.
• Mejor chats individuales que grupos. En un grupo cuesta saber quién ha pedido qué. Y si un día conectas WhatsApp con otro programa, los chats de grupo no pasan a ese programa.

¿Cuándo tiene sentido un segundo número? Cuando tienes dos negocios que no se cruzan, como dos almacenes con repartos distintos. Entonces, cada número con su responsable y sus reglas.

¿Qué funciones de WhatsApp Business te ayudan con los pedidos?

Seis, todas gratuitas: las etiquetas, las respuestas rápidas, el mensaje de bienvenida, el de ausencia, el catálogo y los dispositivos vinculados. Estos son sus límites, según el servicio de ayuda de WhatsApp y la web de Meta (consultados el 5 de octubre de 2026):

Función	Límite	Para qué la usas
Etiquetas (o «listas»)	Hasta 20	Marcar en qué punto está cada chat: «Pedido nuevo», «En el ERP», «Espera al cliente»
Respuestas rápidas	Hasta 50	Confirmar un pedido o pedir un dato en dos toques: escribes «/» en el chat y eliges
Mensaje de bienvenida	Sale con el primer mensaje del cliente, o tras 14 días sin escribirte	Recordar cómo pedir y la hora de corte
Mensaje de ausencia	Siempre, en un horario que eliges o fuera de tu horario comercial	Decir de noche cuándo se pasa el pedido
Catálogo	Hasta 500 artículos, cada uno con al menos una foto	Que el cliente elija y te mande un carrito
Dispositivos vinculados	Hasta 4, además del móvil principal	Atender desde el ordenador de la oficina

Lo que conviene saber de cada una:

• Las etiquetas están pasando a llamarse «listas». WhatsApp lo cambia poco a poco, así que puedes ver un nombre u otro. No son las listas de difusión. Las dos versiones marcan el chat entero, no cada mensaje.
• Los mensajes de bienvenida y de ausencia solo salen si el móvil principal tiene internet. Déjalo encendido y conectado por la noche.
• El catálogo encaja si tus artículos caben en 500 y tienes una foto de cada uno. Cómo funciona y dónde se queda corto, en catálogo de WhatsApp Business.
• Para avisar a varios clientes a la vez, como un horario de festivo, la app tiene dos funciones de nombre parecido. Las listas de difusión solo llegan a quien tiene tu número guardado. Las difusiones comerciales se pagan por cada mensaje entregado y aún no están en todos los países: si no te sale la opción en la app, no la tienes. Cuál te conviene, en listas de difusión de WhatsApp Business.
• No actives los «eventos automáticos» si usas este método. Etiquetan solos los pedidos, pero al activarlos pueden dejar de funcionar los mensajes de bienvenida y de ausencia. Y se desconectan los dispositivos vinculados.
• Tampoco conectes Meta Business Agent, el agente de IA de Meta, si usas este método. Al conectarlo, los mensajes de bienvenida se desactivan solos y se pausan otras automatizaciones.

¿Cómo se monta en la app, paso a paso?

En una tarde, en este orden. Los nombres de los menús son los del servicio de ayuda de WhatsApp en español; según tu versión, pueden variar un poco.

1. Instala WhatsApp Business en el móvil de la empresa y registra el número. El código llega por SMS o por llamada.
2. El perfil. En la pestaña Herramientas, toca Perfil. En Horario comercial, pon tu horario. En la descripción, escribe la frase de tu hora de corte.
3. El mensaje de bienvenida. En Herramientas, toca Mensaje de bienvenida. Activa Enviar mensaje de bienvenida y escribe el texto.
4. El mensaje de ausencia. En Herramientas, toca Mensaje de ausencia. Activa Enviar mensaje de ausencia, escribe el texto y, en Programar, elige Fuera del horario comercial.
5. Las respuestas rápidas. En Herramientas, toca Respuestas rápidas y el signo más. Escribe el mensaje y, en Acceso directo, una palabra corta. Crea cinco: confirmar, preguntar el formato, preguntar el día, recordar el corte y aceptar un cambio.
6. Las etiquetas. En Herramientas, toca Listas > Nueva lista. Crea «Pedido nuevo», «En el ERP», «Espera al cliente» y una con el nombre de cada persona. Para poner un chat en una lista, mantenlo pulsado y toca Añadir a la lista (en Android, el icono de lista). Elige la lista y toca OK. Si tu app aún tiene etiquetas, en Android se crean desde Chats, en los tres puntos, con Etiquetar chat. Para ponerla, mantén pulsado el chat, toca el icono de etiqueta, elígela y toca Guardar.
7. El ordenador. Abre WhatsApp Web (web.whatsapp.com) o la app de escritorio, que te enseña un código QR. En el móvil, ve a Dispositivos vinculados y toca Vincular un dispositivo (en iPhone, Vincular dispositivo). En Android, se llega desde los tres puntos; en iPhone, desde Ajustes. Escanea el código.
8. La copia de seguridad. En Ajustes > Chats > Copia de seguridad, programa una copia automática: en Android se guarda en tu cuenta de Google, y en iPhone, en iCloud. Si se rompe el móvil, recuperas el historial de pedidos hasta la última copia. Por eso, prográmala cada día.
9. Las transcripciones de voz, si tu móvil las tiene. En Ajustes > Chats, activa Transcripciones de mensajes de voz y elige el español.

¿Quién contesta los pedidos y cuándo?

Una persona en cada turno, con nombre y horario. Si todos contestan cuando pueden, cada uno cree que otro lo ha metido en el ERP.

• Un responsable por turno. Por ejemplo, Marta de 7:00 a 15:00 y Javier de 13:00 a 20:30. En el rato en que coinciden, Marta le pasa lo pendiente.
• El ordenador de la oficina, vinculado. WhatsApp deja vincular hasta cuatro dispositivos al móvil principal: el ordenador, una tableta u otro móvil. Todos ven los mismos chats a la vez.
• El móvil principal, a mano. Hay que abrir WhatsApp en él al menos cada 14 días. Si no, los dispositivos vinculados se desconectan.
• Quien empieza un pedido, lo termina. Cada persona pone su etiqueta en los chats que lleva. Si acaba el turno con algo pendiente, se lo pasa en mano al siguiente y cambia la etiqueta con su nombre. Así nadie mete un pedido dos veces.
• Un recordatorio para ti. Si abres un chat y no puedes meter el pedido ya, márcalo como no leído: mantén pulsado el chat y toca Marcar como no leído (en Android, dentro de los tres puntos). El cliente no lo ve. Para el equipo, lo que vale es la etiqueta.

¿Qué hora de corte poner y cómo se la dices a tus clientes?

La que te deje meter y preparar todo antes de que salga el reparto. Y se la dices con la misma frase en el perfil, en los mensajes automáticos y en la hoja de pedido.

Para fijarla, cuenta hacia atrás desde que sale el primer camión:

1. ¿A qué hora sale la primera ruta?
2. ¿Cuánto tarda el almacén en preparar todos los pedidos?
3. ¿Cuánto tarda la oficina en meter en el ERP los últimos que llegan?

Un ejemplo. La primera ruta sale a las 7:30, y el almacén prepara de 5:00 a 7:30. A las 5:00, todo tiene que estar en el ERP. La oficina cierra a las 20:30 y tarda media hora en meter lo último. Así que el corte queda a las 20:00.

Pon una hora que tu equipo cumpla de verdad. Y escríbela con una frase sin dudas: «Los pedidos que lleguen antes de las 20:00 de un día laborable se sirven el siguiente día laborable».

Dila en cuatro sitios, con las mismas palabras:

• en el perfil de empresa: el horario en su campo y la frase del corte en la descripción;
• en el mensaje de bienvenida;
• en el mensaje de ausencia;
• en la hoja de pedido, si se la das a tus clientes.

Un mensaje de bienvenida que funciona: «Hola, somos [nombre de tu empresa]. Para pedir, escribe el nombre de tu local, cada artículo con su cantidad y el día de entrega. Los pedidos que lleguen antes de las 20:00 de un día laborable se sirven el siguiente día laborable».

Y cúmplela. Si un día aceptas un pedido tarde, dilo como excepción: «Hoy te lo meto, pero el corte es a las 20:00». Si no, el corte deja de existir.

¿Cómo confirmas cada pedido al cliente?

Con un mensaje escrito que repite el pedido con tus palabras: artículo, formato, cantidad y día de entrega. Si algo está mal, el cliente lo corrige antes de que salga el camión.

Un ejemplo. Bar El Puerto escribe el martes 13 de octubre de 2026 a las 23:48: «Para mañana, 3 de la rubia, 2 de agua grande y un barril». Llega después del corte. Por la noche le contesta el mensaje de ausencia. A las 7:00, cuando lo metes en el ERP, le confirmas así:

Lo que escribe el cliente	Lo que le confirmas
«3 de la rubia»	3 cajas de cerveza rubia, tercio de 33 cl, 24 unidades por caja
«2 de agua grande»	2 packs de agua de 1,5 l, 6 botellas por pack
«un barril»	1 barril de cerveza rubia de 30 l. ¿Recogemos los vacíos?
«para mañana»	Entrega el jueves 15 de octubre, de 8:00 a 11:00, porque llegó después de las 20:00

Sin esa confirmación, el bar habría esperado el pedido el miércoles. Con ella, lo sabe a primera hora y puede llamar si le corre prisa.

Tres trucos:

• Guarda la confirmación como respuesta rápida. Por ejemplo: «Confirmado, [local]: [artículos]. Entrega el [día]. Si algo no está bien, dímelo antes de las 20:00». Solo cambias lo que va entre corchetes.
• Contesta citando su mensaje: desliza su mensaje hacia la derecha y escribe. Así se ve qué pedido confirmas, aunque haya escrito tres mensajes.
• Si falta un dato, pregunta con opciones cerradas: «¿La tónica, en botella de 20 cl o en lata?». Se contesta antes que un «¿cuál quieres?».

Tienes modelos de mensajes en la plantilla de confirmación de pedido.

¿Dónde lo apuntas: en un registro o directamente en el ERP?

En el ERP, que es lo que prepara el almacén. Lo que llega de día, ese mismo día; lo que llega de noche, a primera hora. Siempre, antes de que el almacén empiece a prepararlo.

Un registro aparte solo hace falta en dos casos: si no tienes ERP, o si quieres llevar un control de lo que llega por WhatsApp. Es una hoja sencilla, por ejemplo en Excel, con una fila por pedido:

Columna	Ejemplo
Fecha y hora de llegada	13-10-2026, 23:48
Cliente	Bar El Puerto
Cómo llegó	Texto, audio o foto
Nº de pedido (del ERP o de la hoja)	2026-10458
Quién lo metió	Marta
Cambios y dudas	14-10-2026, 11:20: pasa a 4 cajas de rubia

Si no tienes ERP, el registro hace de ERP: el pedido está recibido cuando tiene su fila y su número en la hoja. Si quieres una hoja ya hecha, la tienes en control de pedidos en Excel.

El repaso del corte, con las etiquetas. Úsalas así cada día:

1. Cuando entra un pedido, ponle «Pedido nuevo». Si el chat aún tiene «En el ERP» de otro día, quítasela.
2. Cuando lo metes en el ERP y lo confirmas, cambia «Pedido nuevo» por «En el ERP».
3. Si falta un dato, ponle «Espera al cliente» y pregunta.
4. Al corte, abre la etiqueta «Pedido nuevo»: tiene que estar vacía. Luego abre «Espera al cliente»: cada chat, con alguien a cargo.
5. Por último, comprueba que ningún chat con mensajes de ese día se ha quedado sin etiqueta.

¿Qué haces con las notas de voz y las fotos de listas?

Lo mismo que con un texto, con un paso más: pásalo a escrito y confírmalo. Un audio no se repasa de un vistazo, y una foto puede tener la letra difícil.

• Escucha el audio entero antes de meter nada en el ERP. Los cambios suelen ir al final: «… y la tónica, mejor en lata».
• Si tu móvil lo permite, usa la transcripción de los mensajes de voz. Admite el español, pero WhatsApp avisa de que puede no ser precisa. Te ahorra escuchar dos veces; vuelve al audio si algo te suena raro.
• En una foto de lista, comprueba línea a línea. Si no entiendes una, pregunta solo por esa: «En la línea 4, ¿pone 6 o 8?».
• Contesta siempre por escrito, con el pedido ya pasado a limpio. Lo que metes en el ERP es lo que has confirmado.

El cliente puede seguir mandando audios. Lo único que cambia es que tú contestas por escrito.

¿Y si el cliente cambia el pedido después de confirmarlo?

Acepta cambios hasta la hora de corte y confirma de nuevo el pedido entero, no solo el cambio. «Al final que sean 4» no dice 4 de qué, si el pedido tenía tres artículos.

• Antes del corte: cambias el pedido en el ERP y contestas con el pedido entero: «Cambiado. Te queda así: 4 cajas de cerveza rubia (antes 3), 2 packs de agua de 1,5 l y 1 barril de cerveza rubia de 30 l. Entrega el jueves 15, de 8:00 a 11:00».
• Después del corte: di lo que puedes hacer de verdad. Por ejemplo: «Ya está preparado. Lo añadimos al siguiente reparto» o «Te llamo y lo vemos».
• Apunta el cambio con la hora, en las observaciones del pedido o en tu registro. Si después hay una discusión en la entrega, sabrás qué se pidió y cuándo.

Ojo con los mensajes editados. En WhatsApp, quien envía un mensaje puede editarlo durante 15 minutos. El texto cambia, aparece la palabra «editado» y no llega ningún aviso nuevo.

Si el cliente edita su pedido después de que lo hayas metido en el ERP, puede que no te enteres. Por eso confirmas por escrito: preparas lo que confirmaste, y el cliente lo ha visto.

¿Qué haces con los pedidos de noche y del fin de semana?

Que los conteste el mensaje de ausencia y que alguien los meta en el ERP a primera hora del siguiente día laborable. Nadie tiene que contestar a medianoche.

• Programa el mensaje de ausencia «Fuera del horario comercial». Antes, pon tu horario en el perfil de empresa.
• Que diga qué va a pasar: «Gracias, tenemos tu mensaje. Lo pasamos a partir de las 7:00 del primer día laborable, y se sirve al día laborable siguiente. Te confirmamos el pedido y el día de entrega por aquí».
• Decide qué pasa con el lunes. Con esta regla, lo que llega del viernes a las 20:00 al lunes a las 7:00 se mete el lunes y se reparte el martes. Si tus clientes lo necesitan el lunes, pon una guardia: alguien que mete y confirma los pedidos el domingo a una hora fija, por ejemplo a las 18:00. Y dilo en el mensaje de ausencia.
• No contestes a ratos por la noche. Si un día respondes a las 23:00, el cliente esperará lo mismo al día siguiente.

¿Cómo es un día con 40 pedidos por WhatsApp?

Con dos personas en dos turnos, casi tres horas de meter y confirmar pedidos y media hora de repaso al corte. Así lo organiza Distribuciones Ribera, una distribuidora inventada de bebidas y alimentación para bares y tiendas.

Tiene un número de WhatsApp Business, ERP y el corte a las 20:00. Es el miércoles 14 de octubre de 2026: todo lo que entra hasta las 20:00 se reparte el jueves 15. Usa las etiquetas y las cinco respuestas rápidas del paso a paso.

Hora	Qué llega	Qué hacen
Del martes a las 20:00 al miércoles a las 7:00	14 pedidos: 8 textos, 4 audios y 2 fotos de listas	Nada: contesta el mensaje de ausencia
7:00 a 9:30	Nada nuevo. Quedan los 14 de la noche	Marta mete y confirma 12. En 2 falta un dato: pregunta y les pone «Espera al cliente»
9:30 a 13:00	15 pedidos, 2 cambios y la respuesta de uno de los 2 clientes	Marta los mete en tandas, cada media hora, y también el pedido que ya tiene su dato
13:00 a 15:00	Ningún pedido nuevo	Entra Javier. Marta le pasa el pedido que sigue en «Espera al cliente». Javier llama al cliente, lo mete y lo confirma
15:00 a 20:00	11 pedidos y 1 cambio	Javier los mete y los confirma
20:00 a 20:30	Corte	Javier repasa las etiquetas: «Pedido nuevo» y «Espera al cliente», vacías. 40 pedidos en el ERP, 40 confirmados
20:41	Un pedido tarde	Contesta el mensaje de ausencia. Se pasa el jueves a las 7:00 y se reparte el viernes 16

Las cuentas del día: 14 + 15 + 11 = 40 pedidos y 3 cambios. Supongamos que meter y confirmar cada pedido lleva 4 minutos: son 160 minutos, casi tres horas. Para tener tu cifra, cronometra 10 pedidos y divide entre 10: ese es tu tiempo por pedido.

Lo que hace que no se pierda ninguno no es la velocidad. Es el repaso del corte: cada pedido del día está en el ERP o pendiente con alguien a cargo.

¿Cuándo se queda corta la app de WhatsApp Business?

Cuando necesitas más dispositivos de los que admite, cuando meter los pedidos te lleva demasiadas horas o cuando el repaso del corte deja de cuadrar. Estas son las señales:

• Más personas que dispositivos. La app admite el móvil principal y hasta cuatro dispositivos vinculados.
• Todos ven todos los chats. La app gratuita no reparte los chats entre personas: solo os ordenan las etiquetas que pongáis. Con Meta Verified, puedes asignar cada chat a una persona y ver quién envió cada mensaje.
• Meta Verified amplía los dispositivos sin salir de la app. Es una suscripción de Meta: según el plan, puedes vincular 6, 8 o 10 dispositivos, además del móvil principal, y asignar cada chat a una persona. Con más de 4 dispositivos, las llamadas solo suenan en el móvil principal, y las tabletas no sirven para esta función.
• Lo que cuesta Meta Verified. Meta da en su página de precios 14,99, 49,99, 149,99 y 499,99 dólares al mes, sin decir para qué países. El plan de 14,99 da los mismos 4 dispositivos que la app gratuita. El precio que te toca lo ves en la app, en Ajustes o Herramientas > Meta Verified, antes de pagar.
• No está para todas las empresas. Si no ves la opción en la app, no la tienes. Meta prueba además, de forma limitada, unos planes llamados Meta One, con la verificación y más dispositivos.
• Meter los pedidos te quita horas cada día. La app no pasa nada al ERP: alguien tiene que teclear cada pedido.
• El corte no cuadra. Si cada semana aparece un pedido sin meter, el método está al límite.

El siguiente paso es la API de WhatsApp, la conexión que usan los programas para recibir y enviar mensajes. Meta la llama WhatsApp Business Platform. Se contrata con un proveedor que trabaja con Meta, la empresa dueña de WhatsApp, o con un programa hecho a medida.

La API sola no hace nada: es la conexión. Lo que resuelve depende del programa que conectes a ella. Antes de contratar, pregunta dos cosas: si pasa los pedidos a tu ERP y qué mensajes enviará por la API, plantillas o respuestas libres.

Puedes mantener tu número y seguir usando la app. Meta lo llama coexistencia y, en España, está disponible desde el 23 de octubre de 2025. Según su documentación (actualizada el 26 de junio de 2026):

• se pueden sincronizar los chats individuales de los últimos 6 meses, pero los grupos no;
• las listas de difusión se desactivan;
• las etiquetas, las respuestas rápidas y los mensajes de bienvenida y de ausencia siguen en la app, pero no pasan a la API;
• los dispositivos vinculados se desconectan, y luego puedes volver a vincularlos, salvo los de Windows y WearOS;
• en los chats individuales se desactivan los mensajes temporales y los de ver una vez;
• se hace a través de un proveedor de Meta y pide la app WhatsApp Business 2.24.17 o posterior.

Lo que cuesta. Desde el 1 de octubre de 2026, Meta cobra cada mensaje que la empresa envía por la API y que llega al cliente. Lo que te escriben tus clientes no se paga. Y lo que contestas a mano desde la app tampoco, también con coexistencia.

Por la API salen dos clases de mensajes. Estos son sus precios para clientes con número español (+34), sin impuestos:

• Plantillas: mensajes con un formato fijo que la empresa puede enviar en cualquier momento, como un aviso de reparto o una promoción. Se pagan siempre, también si respondes con ellas: 0,0166 € los avisos (Meta los llama «de utilidad») y 0,0585 € los de marketing.
• Respuestas libres: las que se envían en las 24 horas siguientes al último mensaje del cliente, escritas por una persona o por un programa. Entre noviembre de 2024 y septiembre de 2026 eran gratis. Ahora, cada número tiene 1.000 gratis al mes, y después cuestan 0,0166 € cada una. Si las escribe el agente de IA de Meta (Meta Business Agent), se cobran aparte, según el uso, y no entran en las 1.000 gratis.

Si tienes clientes con números de otros países, cada mensaje se cobra a la tarifa de su país.

Un ejemplo, solo si las respuestas salen por la API, porque contesta un programa: 40 pedidos al día, 2 respuestas por pedido y 22 días de reparto son 1.760 respuestas al mes. Si son respuestas libres, las 1.000 primeras son gratis y las otras 760 cuestan 12,62 € al mes. Si el programa confirma con plantillas de aviso, ninguna es gratis: 1.760 × 0,0166 € = 29,22 € al mes. Si contestas a mano desde la app, 0 €.

A eso se suma lo que cobre el proveedor. Antes de contratar, pide el precio total: cuota más mensajes. Meta puede cambiar sus precios el 1 de enero, abril, julio y octubre. Más detalle en listas de difusión y API de WhatsApp: costes.

¿Se pueden automatizar los pedidos de WhatsApp?

Sí, en parte, y de varias formas. Cada una quita trabajo en un sitio y lo pone en otro: en tu cliente, en tu equipo o en tus costes.

Opción	Qué necesita	Qué cuesta	Cuándo encaja y cuándo no
Mensajes automáticos de la app: bienvenida, ausencia y respuestas rápidas	Solo la app	Nada	Es la base de todo lo demás. Pero no mete nada en el ERP
Chatbot o menús: el cliente pide eligiendo opciones en el chat	La API y un programa de chatbot	La cuota del programa y cada mensaje que envía el bot. Las respuestas libres tienen 1.000 gratis al mes por número; las plantillas, no	Encaja si tus clientes aceptan pedir con menús. No, si piden con audios o fotos
Portal o app de pedidos: el cliente pide en una web o una app con tu catálogo	Tu catálogo y tus clientes dados de alta, y la conexión con tu ERP	Una cuota, o un desarrollo a medida	Encaja si tus clientes lo van a usar. Si no, te seguirán escribiendo por WhatsApp
Formulario de pedido: el cliente rellena un formulario y te llega como una tabla	Un formulario con tus artículos	Nada, o casi nada	Encaja con pocos artículos y clientes que aceptan rellenarlo. No pasa solo al ERP
Herramientas de automatización (programas que conectan unos programas con otros): pasan cada mensaje a una hoja o al ERP con reglas que montas tú	La API y alguien que monte y mantenga las reglas	La cuota de la herramienta y los mensajes que envíe por la API	Encaja si tienes a alguien que sepa montarlas. Los audios y las fotos necesitan además algo que los interprete
Programa que interpreta los pedidos: lee el texto, el audio o la foto y propone las líneas del pedido; una persona las revisa	Que le lleguen tus mensajes de WhatsApp (pregunta cómo; si es por la API, con coexistencia mantienes tu número). Y tus artículos bien dados de alta en el ERP	La cuota del programa y, si contesta por la API, esos mensajes	Encaja si tus clientes piden con audios o abreviaturas y no quieres pedirles que cambien. No, si tus artículos están desordenados en el ERP. Y alguien tiene que revisar cada pedido

Para elegir, empieza por dos preguntas. ¿El repaso del corte te cuadra cada día, y meter los pedidos no te quita el día? Entonces puede que todavía no necesites automatizar nada.

¿Tus clientes escriben con audios y abreviaturas? Entonces el chatbot, el portal y el formulario les piden cambiar de costumbre: pregúntales antes si lo harían. Las opciones que no les piden cambiar tienen una cuota y necesitan tus artículos en orden. En todas, pide el precio total: cuota más mensajes.

Cómo comparar programas, en apps para tomar pedidos de clientes y en software de gestión de pedidos. El portal, en portal de pedidos B2B. Y el formulario, en la plantilla de formulario de pedidos.

Ojo con los bots no oficiales. Hay programas que se conectan a WhatsApp Web o a tu cuenta sin pasar por la API oficial. Las condiciones de la app WhatsApp Business, vigentes desde el 23 de septiembre de 2026, lo prohíben: no puedes usar aplicaciones que interactúen con la app sin permiso por escrito de WhatsApp.

Y su servicio de ayuda avisa: si vinculas tu cuenta a una aplicación o una web no oficial, pueden bloquearla, de forma temporal o permanente. Antes de conectar nada, pregunta si usa la API oficial de Meta.

¿Qué conviene revisar hoy?

• ¿Todos los pedidos llegan a un solo número de empresa, y no al móvil de cada comercial?
• ¿Tu hora de corte está escrita en el perfil, en el mensaje de bienvenida y en el de ausencia?
• ¿Cada pedido recibe una confirmación por escrito, con formato, cantidad y día de entrega?
• ¿Cada pedido tiene número en el ERP cuando acabas el repaso del corte?
• ¿Hay un responsable en cada turno, y las etiquetas «Pedido nuevo» y «Espera al cliente» se repasan al corte?
• ¿El móvil principal se queda encendido y con internet por la noche, y tiene la copia de seguridad activada?