App para tomar pedidos de clientes: las opciones gratis y de pago, y cuál encaja en tu distribuidora

Sí: puedes tomar pedidos gratis con Formularios de Google, una hoja de pedido en Excel o el catálogo de WhatsApp Business. Sirven con pocos clientes y pocos artículos, pero el pedido no entra automáticamente en tu programa de gestión (ERP).

Para una distribuidora hay cinco tipos de solución. Cuál te conviene depende de cómo te llegan hoy los pedidos: los toma tu comercial, los hace tu cliente en una web o te llegan en mensajes que tu oficina pasa al ERP.

Si no tienes ERP y haces los albaranes y las facturas con otro programa o con Excel, lee «ERP» como ese programa.

Aquí tienes los cinco tipos comparados, con ejemplos comprobados en la web de cada fabricante el 5 de octubre de 2026. Al final, las preguntas que conviene hacer antes de elegir.

¿Qué tipos de app hay para tomar pedidos de clientes?

Hay cinco. Se distinguen por quién toma el pedido y por lo que tiene que cambiar tu cliente.

Tipo	Quién toma el pedido	Qué tiene que cambiar tu cliente	Coste
1. App de pedidos para tus comerciales, de otro fabricante (preventa: el pedido se entrega otro día; autoventa: vende y entrega desde la furgoneta)	Tu comercial, en la visita o por teléfono	Nada	Cuota o licencia, más cargar tu catálogo y tus precios si no está conectada a tu ERP
2. Portal o app para el cliente (una web o una app con tu catálogo, donde cada cliente pide con su usuario)	Tu cliente, por su cuenta	Entrar, aprender a usarlo y dejar de pedir como antes	Cuota o licencia, más tener al día tu catálogo y tus precios si no está conectado a tu ERP
3. Herramientas gratis: formulario, hoja de pedido, catálogo de WhatsApp Business	Tu cliente o tu comercial la rellena; tu oficina lo teclea en el ERP	Abrir un enlace, rellenar una hoja o usar el carrito	0 €, más el tiempo de teclear cada pedido
4. La app móvil de tu propio ERP	Tu comercial o tu oficina, con el mismo programa con el que facturas	Nada	Lo que cueste esa parte de la licencia de tu ERP
5. Programa que lee los pedidos que ya te mandan (WhatsApp, email, notas de voz, PDF) y te los prepara para el ERP	Tu cliente, como siempre; según el programa, el pedido entra directo o tu oficina lo revisa antes	Nada	De pago, más la puesta en marcha

Los cinco no se excluyen. Si tienes comerciales en ruta y clientes que piden por WhatsApp, puedes necesitar dos.

Los ejemplos con nombre de esta guía, de un vistazo:

Ejemplo	Tipo y coste	¿Usa tus precios por cliente?	¿Entra en tu ERP sin teclearlo?
WhatsApp Business	3 · Gratis	No: el catálogo es el mismo para todos	No
Formularios de Google	3 · Gratis	No	No
Hoja de pedido en Excel (nuestra plantilla)	3 · Gratis	No: la plantilla no lleva precios	No
Pepperi	1 y 2 · Su web no publica precios	Sí: listas de precios por tipo de cliente	Si la conectas con tu ERP
Odoo, módulo Ventas	4, si Odoo es tu ERP · Gratis con un solo módulo; si usas más, como Inventario, plan Estándar	Sí	Si Odoo es tu ERP. Con otro, solo con una integración a medida (Odoo la permite en su plan Personalizado)
STEL Order	4, si STEL Order es tu ERP (y 2, con su portal) · Pedidos desde el plan Business: el Free y el Lite no los tienen	Sí, desde el plan Business	Si STEL Order es tu ERP. Con otro, solo con una integración a medida (STEL Order la permite desde su plan Lite)
PeasyOrders	5 · De pago, sin precios públicos	Sí: los de tu ERP	Cuando tu equipo lo confirma. Antes hay que conectarlo a tu ERP: la conexión la resolvemos nosotros en la puesta en marcha

¿Buscas un programa para todo el recorrido del pedido, de la preparación a la entrega? Eso está en software de gestión de pedidos. Y el recorrido completo, de la toma al cobro, en gestión de pedidos en una distribuidora.

¿Hay alguna app gratis que sirva para tomar pedidos?

Sí: Formularios de Google, una hoja de pedido en Excel o WhatsApp Business. Las tres son gratis, pero el pedido sigue llegando a tu oficina, y alguien tiene que teclearlo en el ERP.

• Formularios de Google. Haces un formulario con tus artículos y mandas el enlace a tus clientes. Lo rellenan desde cualquier dispositivo, también desde el móvil. Puedes guardar las respuestas en una hoja de cálculo de Google. Es gratis: Google lo incluye, por ejemplo, en Workspace Essentials Starter. Es un plan sin coste en el que te das de alta con el correo de tu empresa. Paso a paso, en el formulario de pedidos de Google.
• Una hoja de pedido en Excel. Tu cliente la rellena y te la manda. Tienes una gratis en la plantilla de hoja de pedido: el cliente elige cada artículo de una lista. Para seguir después los pedidos, está el control de pedidos en Excel.
• WhatsApp Business. La app es gratuita, para Android y para iPhone. Tiene un catálogo con tus productos y un carrito: tu cliente elige artículos del catálogo y te los manda en un solo mensaje. Ese pedido te llega como un mensaje más, y alguien tiene que teclearlo en el ERP. La propia WhatsApp dice que sus opciones de integración con otras herramientas son «limitadas». Cómo montar el catálogo, en catálogo de WhatsApp Business.

También le sirven a tu comercial. Puede rellenar el formulario o la hoja desde el móvil en cada visita, en vez de apuntarlo en papel o dictarlo por teléfono. Sigue siendo gratis, y alguien sigue tecleándolo en el ERP.

Cuándo encajan: con pocos clientes, un catálogo corto y los mismos precios para todos.

Cuándo no: si cada cliente tiene su tarifa, o si vendes por cajas y por unidades. Un formulario no sabe cuántas unidades lleva una caja ni qué precio tiene cada cliente. Y cada pedido hay que teclearlo en el ERP.

¿Cuántos son «pocos»? Haz la cuenta de «¿Cómo eliges la que te conviene?», más abajo. Lo gratis te basta mientras el tiempo de teclear te cueste menos que la opción de pago más barata que te sirva.

Ojo con los planes gratis de los programas.

• Odoo te deja usar gratis uno solo de sus módulos (Odoo los llama aplicaciones), para siempre y con usuarios ilimitados. Si eliges Ventas, tienes pedidos con los precios de cada cliente, también desde el móvil. Pero es un programa aparte: si tu ERP es otro, el pedido no entra en él automáticamente, salvo que pagues una integración a medida. Y si añades otro módulo, como Inventario, pasas al plan Estándar. Cuesta 14,90 € por usuario al mes con pago anual, o 18,60 € con pago mensual, con descuento el primer año. Su página de precios no dice si lleva IVA.
• STEL Order también tiene un plan gratis. Pero, según su página de precios, los pedidos y los albaranes empiezan en el plan Business: ni el Free ni el Lite, que es de pago, los tienen. Business cuesta 36 € al mes con pago mensual, o 30 € al mes con pago anual, sin impuestos. Cada usuario más cuesta 18 € al mes (15 € con pago anual). Y su tabla de planes pone en Business un máximo de 2000 pedidos, sin decir en qué periodo. El plan Pro (60 € al mes, o 50 € con pago anual) no tiene ese límite.

Con varios usuarios, haz la cuenta: Odoo cobra por usuario y STEL Order cobra aparte cada usuario extra.

Precios consultados el 5 de octubre de 2026.

¿Cuándo te conviene una app para tus comerciales?

Cuando la mayoría de tus pedidos los toma un comercial y tu ERP no tiene app móvil. La app le deja hacer el pedido desde el móvil, en la visita o por teléfono, con tu catálogo delante. Si tu ERP sí la tiene, mira el tipo 4, más abajo.

Hay dos formas de trabajar:

• Preventa: el comercial toma el pedido y el reparto lo entrega otro día.
• Autoventa: el comercial lleva la mercancía en la furgoneta, la vende y la entrega en el momento.

La diferencia completa, en preventa, autoventa y televenta.

Un ejemplo: Pepperi es una app de pedidos para comerciales, para Android y para iPhone, que funciona también sin conexión. Trabaja con listas de precios y precios distintos según el tipo de cliente, y se conecta con el ERP. Su web no publica precios: hay que pedir una demostración.

Cuándo no basta:

• si tus comerciales no se acostumbran a usarla;
• si pagas por usuario y tienes varios comerciales;
• si no está conectada a tu ERP: entonces alguien teclea los pedidos igual;
• y con los pedidos que tus clientes te mandan por su cuenta, como el WhatsApp de las once de la noche.

Ojo en autoventa. Si la app hace tiques o facturas en ruta, es un sistema de facturación. Salvo que tu empresa lleve el SII, tendrá que cumplir Verifactu: las reglas de Hacienda para los programas con los que se hacen facturas (Real Decreto 1007/2023, art. 3). El SII es el envío de tus libros de IVA a Hacienda. Si tu domicilio fiscal está en el País Vasco o en Navarra, no te aplica: allí rigen sus propias normas. El fabricante tiene que darte su declaración responsable: el documento en el que declara que su programa cumple (art. 13). Si usas el ERP y además la app, pregunta si esa declaración cubre también la app.

Desde cuándo te obliga, en Verifactu obligatorio. Cómo comprobar un programa, en programas para Verifactu. Más apps de este tipo, en apps de venta en ruta.

¿Y una app o un portal para que tu cliente pida por su cuenta?

Te conviene si tus clientes quieren pedir por su cuenta y de verdad lo van a usar. Un portal de pedidos es una web con tu catálogo: cada cliente entra con su usuario, ve sus precios y hace el pedido. Una app es lo mismo, pero se descarga en el móvil.

Encaja con clientes que piden a menudo y casi siempre lo mismo, como una cadena de tiendas o una cocina central.

Dos ejemplos:

• Pepperi tiene un portal y una app con tu marca, para que tus clientes pidan solos a cualquier hora.
• STEL Order permite abrir un portal del cliente y, desde el plan Business, una tienda online donde tus clientes compran con sus tarifas especiales. Los pedidos llegan a STEL Order. Si tu ERP es otro, alguien tiene que pasarlos, salvo que pagues una integración a medida.

Cuándo no basta:

• si no puedes tener al día en el portal tu catálogo y los precios de cada cliente;
• si una parte de tus clientes no lo usa. El bar que siempre te manda un audio seguirá mandándolo, y tendrás dos canales: el portal y WhatsApp.

Cómo elegir y poner en marcha uno, en portal de pedidos B2B. B2B quiere decir entre empresas.

¿Sirve la app móvil de tu propio ERP?

Sí, si tu ERP la tiene: el pedido entra automáticamente, porque se hace en el mismo programa con el que facturas. Pregunta a tu proveedor del ERP si tiene app o versión para el móvil, y cuánto cuesta.

Dos ejemplos, con el mismo aviso para los dos:

• Odoo. Su módulo Ventas, con pedidos y precios por cliente, se usa también desde el móvil. Odoo tiene app para Android y para iPhone. Es gratis si Ventas es el único módulo que usas. Si Odoo es tu ERP y usas también Inventario, pagas el plan Estándar.
• STEL Order. Es un programa de gestión con app para Android y para iPhone. Con ella se hacen pedidos, presupuestos y albaranes desde el móvil, también sin conexión. Los pedidos empiezan en el plan Business: el Free y el Lite no los tienen.

Si ya trabajas con uno de ellos, para ti es este tipo 4. Si tu ERP es otro, sería un segundo programa. El pedido no entraría automáticamente en tu ERP, salvo con una integración a medida.

Cuándo no basta: si tu ERP no tiene app, o si su licencia móvil cuesta más de lo que te ahorra. Y no recoge los pedidos que te llegan por mensaje.

Cómo elegir ERP, en ERP para distribuidoras.

¿Y si tus clientes ya te piden por WhatsApp o por email?

Entonces existe un quinto tipo: un programa que lee esos mensajes y te deja el pedido preparado para tu ERP. Tu cliente sigue pidiendo como siempre.

Tu cliente escribe como siempre: un mensaje, un audio, un PDF o la foto de una lista. El programa lo entiende, lo compara con tus artículos y tus precios y prepara el pedido. Después, según el programa, el pedido entra directamente en tu ERP o lo revisa antes tu equipo.

Cómo le llegan los mensajes de tus clientes lo resuelve cada fabricante a su manera. Pregúntaselo (pregunta 4 de la lista de abajo): de eso depende que tu cliente no tenga que cambiar nada.

Lo que tienes que tener en cuenta:

• Es de pago, y hay que ponerlo en marcha: conectarlo a tu ERP y enseñar a tu equipo.
• Si el programa te pide revisar cada pedido, alguien de tu equipo lo sigue haciendo, aunque ya no lo teclea.
• Los mensajes de tus clientes pasan por el programa de otra empresa. Como con cualquier programa en la nube, necesitas con ella un contrato de encargado del tratamiento (Reglamento General de Protección de Datos, art. 28). Es la pregunta 8.
• Puede entender mal un pedido. Por eso importa que marque lo dudoso y que nada entre en tu ERP sin que tu equipo lo vea.
• Si te piden por llamada, no hay mensaje que leer. Y con pocos pedidos al día, no compensa lo que cuesta.

Aquí solo describimos el nuestro.

PeasyOrders es de este tipo. Lee los pedidos que te mandan tus clientes por WhatsApp o por email. También notas de voz, PDF, Excel o fotos de una lista. Detecta las correcciones que llegan en la misma conversación, como «al final que sean 3». No es un ERP: no factura ni lleva el stock ni la contabilidad. Así responde a las ocho preguntas de esta guía:

Pregunta	En PeasyOrders
1. Coste	No hay precios públicos. Tras la primera conversación te enviamos una propuesta por escrito, según tu volumen de pedidos y el alcance de la puesta en marcha
2. Cómo llega el pedido a tu ERP	Cuando tu equipo lo confirma, entra en tu ERP como pedido o como borrador, según cómo trabaje tu ERP. Trabajamos con el ERP que ya usas; la conexión la resolvemos nosotros en la puesta en marcha
3. Tus precios y formatos	Usa tus tarifas, tus precios especiales y tus formatos (caja, botella, unidad…), tal como están en tu ERP. Si el cliente pide «cajas» de algo que vendes por unidades, te avisa
4. Qué tiene que hacer tu cliente	Nada: sigue pidiendo por el mismo canal y no instala nada
5. Si algo no está claro	No lo inventa: te lo marca y te enseña la frase exacta del cliente, y decide tu equipo. Nada entra en tu ERP sin esa validación
6. Sin cobertura	No aplica: lo usa quien lleva los pedidos en tu oficina
7. Verifactu	No aplica: PeasyOrders no factura. La factura la sigues haciendo en tu ERP
8. Tus datos	La aplicación y los datos están alojados en la UE. La lectura con IA se hace mediante un proveedor externo con garantías. Firmamos contigo el contrato de encargado del tratamiento. Más, en seguridad

Cómo organizar los pedidos de WhatsApp, con o sin programa, en pedidos por WhatsApp.

¿Cómo llega el pedido a tu ERP con cada opción?

Hay tres formas: entra automáticamente, entra cuando alguien lo revisa y lo confirma, o alguien lo teclea entero.

Tipo	Cómo llega a tu ERP	Cuándo se queda corto
1. App para comerciales, de otro fabricante	Automáticamente, si está conectada a tu ERP. Si no, alguien lo teclea	Si tus comerciales no la usan, y con los pedidos que llegan fuera de la visita
2. Portal o app para el cliente	Automáticamente, si está conectado a tu ERP. Si no, alguien lo teclea	Si tus clientes no lo usan, o si no tienes al día tu catálogo y tus precios
3. Herramientas gratis	Alguien lo teclea entero	Con tarifas por cliente, cajas y unidades, o decenas de pedidos al día
4. App móvil de tu ERP	Automáticamente: ya está en tu ERP	Si tu ERP no la tiene, o si la licencia cuesta más de lo que ahorra
5. Programa que lee los pedidos	Según el programa: directamente, o cuando tu equipo lo revisa y lo confirma	Si te piden por llamada. Con pocos pedidos, no compensa lo que cuesta

¿Cómo eliges la que te conviene?

Cuenta cuántos pedidos te llegan por cada canal y elige la opción que resuelve los canales con más pedidos. Un ejemplo con números.

Distribuciones Ribera reparte bebidas a 180 bares y tiendas, con precios distintos según el cliente. Tiene dos comerciales en preventa y una administrativa, Lucía, que teclea todos los pedidos en el ERP. Un día normal le llegan 70:

Cómo llega el pedido	Pedidos al día	Qué opción lo resuelve
Lo toma un comercial en la visita y lo dicta por teléfono a la oficina	25	App para comerciales (tipo 1) o app móvil del ERP (tipo 4)
Por WhatsApp: mensajes, audios y fotos	38	Programa que lee los pedidos (tipo 5)
Por email, a veces con un PDF	7	Programa que lee los pedidos (tipo 5)
Total	70

Supón que Lucía tarda 3 minutos de media en teclear cada pedido. Son 210 minutos al día: 3 horas y media. Así cambia su trabajo con cada opción:

• Con una app para comerciales conectada al ERP, o con la app móvil del ERP, los 25 de las visitas entran automáticamente. Lucía deja de teclear 25 pedidos y sigue tecleando 45.
• Con un programa que lee los pedidos, los 45 de WhatsApp y email le llegan preparados. Lucía deja de teclearlos, pero los revisa y los confirma uno a uno.
• Con las dos cosas, Lucía no teclea ningún pedido, pero sigue revisando 45.
• Un portal ayudaría únicamente si los bares que mandan audios se pasan a él.
• Un formulario gratis no le sirve: cada cliente tiene sus precios, y Lucía seguiría tecleando los 70.

Cuánto tarda en revisar un pedido ya preparado depende del programa y del pedido. Míralo en una demostración antes de decidir.

Haz la misma cuenta con tus números. Durante una semana, apunta cada pedido y por dónde llegó. Cronometra cinco pedidos de cada canal, desde que llegan hasta que están en el ERP, y saca la media.

Después, pásalo a euros. Multiplica las horas al mes por lo que te cuesta una hora de quien teclea: su sueldo bruto más la Seguridad Social que pagas, dividido entre sus horas de trabajo al año. Compáralo con lo que cuesta cada opción al mes.

Para decidir rápido:

• ¿La mayoría los toman tus comerciales? Empieza por una app para tus comerciales (tipo 1) o por la app móvil de tu ERP (tipo 4).
• ¿Tus clientes piden siempre lo mismo y quieren hacerlo por su cuenta? Prueba un portal para tus clientes (tipo 2).
• ¿Tienes pocos clientes, pocos artículos y los mismos precios para todos? Empieza gratis, con un formulario, una hoja de pedido o WhatsApp Business (tipo 3).
• ¿Te piden por WhatsApp o por email y alguien lo teclea todo? Mira un programa que lea esos pedidos (tipo 5).

¿Qué preguntar a cualquier proveedor antes de contratar?

Estas ocho preguntas, con respuesta por escrito:

1. ¿Qué incluye el plan gratis, y cuánto pagaré cuando tenga más usuarios, clientes o pedidos? Si el plan gratis incluye pedidos, cuántos usuarios admite y cuántos artículos o clientes.
2. ¿Cómo llega el pedido a mi ERP? Si entra automáticamente, como pedido o como borrador, o si hay que teclearlo. Y con qué ERP lo tenéis ya funcionando.
3. ¿Respeta mis precios y mis formatos? Las tarifas y los precios especiales de cada cliente, y si vendo por cajas, por unidades o por kilos.
4. ¿Qué tiene que hacer mi cliente? Si tiene que instalar algo, registrarse o aprender a usarlo. Y si el programa lee mis mensajes: cómo le llegan, y qué tiene que cambiar mi cliente para eso.
5. ¿Qué pasa cuando algo no está claro? Quién lo revisa, y si puede entrar en el ERP sin que nadie lo vea.
6. ¿Funciona sin cobertura? Importa si tus comerciales pasan por zonas sin internet.
7. Si hace tiques o facturas en ruta, ¿cumple Verifactu? Pide su declaración responsable y comprueba que cubre la app.
8. ¿Qué pasa con mis datos? Dónde se guardan y si firmáis el contrato de encargado del tratamiento. Es el contrato que pide el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, art. 28) a quien trata datos por cuenta de otro. Y si, cuando me vaya, me los devolvéis o los borráis, a mi elección.

¿Qué conviene revisar hoy?

• ¿Sabes cuántos pedidos te llegan al día por cada canal: comerciales, WhatsApp, email y teléfono?
• ¿Sabes cuántos minutos tarda tu equipo en teclear cada pedido en el ERP?
• ¿Tiene tu ERP una app móvil que no estés usando?
• Si vas a probar una app gratis, ¿incluye pedidos y tus precios por cliente?
• ¿Quién revisa cada pedido antes de que entre en tu ERP?