Programas homologados para Verifactu: cómo comprobar que tu ERP, tu TPV y tu aplicación de ruta cumplen

No hay programas homologados para Verifactu: no existe una lista oficial ni un sello. Lo que vale es la declaración responsable, un documento en el que el fabricante declara que su programa cumple.

Necesitas la de cada programa con el que facturas: tu programa de gestión (ERP), el TPV (la caja del mostrador) y la aplicación de ruta. Es la que usan tus comerciales para hacer tiques desde la furgoneta (autoventa). Aquí tienes qué tiene que decir, qué debe hacer el programa, una lista para revisarlo y las preguntas para tu proveedor.

Si tu aplicación de ruta solo toma pedidos (preventa) y la factura sale después del ERP, esa aplicación no factura. Para Verifactu no es un programa de facturación y no necesita declaración: la que cuenta es la del ERP.

Ojo con lo que deja impreso en el bar. Si es un tique, eso ya es una factura: entonces la aplicación sí factura y necesita su declaración. Y si es un borrador o una proforma de la factura, Hacienda exige que lo haga un programa unido al que factura. Esos papeles tienen que quedar guardados junto a la factura final. Si no, es sancionable.

Verifactu obliga a tu programa a crear un registro de facturación con cada factura: una ficha con sus datos que ya no se puede cambiar. «Verifactu» es el nombre que se usa para toda la norma. En sentido estricto, VERI*FACTU (con asterisco) es solo una de las dos formas de cumplirla: la que envía los registros a Hacienda. Sin envío también cumples.

Una excepción: si llevas el IVA por el SII, Verifactu no te aplica y no necesitas estas declaraciones. El SII (Suministro Inmediato de Información) es el sistema en el que mandas a Hacienda los datos de cada factura. Tienes 4 días desde que la emites, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (Reglamento del IVA, artículo 69 bis). Si no sabes si estás, pregúntale a tu asesor.

Hasta cuándo tienes para adaptar tus programas, en cuándo es obligatorio Verifactu.

¿Hay programas homologados para Verifactu?

No. Nadie homologa ni certifica los programas desde fuera: ni la Agencia Tributaria (Hacienda) ni ninguna otra entidad. Es el propio fabricante quien declara que su programa cumple, con la declaración responsable (Real Decreto 1007/2023, el reglamento de Verifactu, artículo 13).

Tampoco hay un registro previo. Ni el fabricante, ni quien lo vende, ni tú tenéis que inscribir el programa en ningún sitio. Por eso no existe una lista oficial de programas «compatibles».

¿Y la lista de «software homologado» de la web de Hacienda? Es de otra cosa. Recoge los programas de digitalización certificada, que escanean con garantías las facturas en papel que recibes. Así puedes guardarlas solo en digital (Orden EHA/962/2007, artículo 7). No tiene nada que ver con Verifactu.

Así que nadie revisa la declaración por adelantado: de lo que dice responde el fabricante. Si un anuncio dice «homologado por Hacienda para Verifactu», pide la declaración, o búscala en su web, antes de comprar. Y revisa sus datos con la tabla de abajo.

¿Qué es la declaración responsable y qué tiene que decir?

Es el documento en el que el fabricante declara, bajo su responsabilidad, que su programa cumple la ley. Empieza con el título «DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN». Después lleva unos datos fijos, en un orden fijo (Orden HAC/1177/2024, la que fija los detalles técnicos de Verifactu, artículo 15).

Antes de verlos, dos ideas que salen en la tabla. Tu programa puede trabajar de dos formas, llamadas modalidades: con envío, si manda cada registro a Hacienda al momento, o sin envío, si los guarda él y los firma electrónicamente. Las verás más abajo.

Lo que pone	Qué compruebas
Nombre del programa y su código identificador, de dos caracteres (letras o números)	Que es el programa que usas, no otro del mismo fabricante
Versión completa	Que coincide con la versión instalada en tu empresa
Componentes: el programa y, si se vende con él, el aparato (por ejemplo, la caja del TPV). Y una breve descripción de lo que hace	Que incluye todo lo que factura; por ejemplo, el módulo de ruta
Si solo funciona con envío a Hacienda («S») o no («N»)	Si te deja elegir modalidad
Si sirve para varias empresas	Que lo permite, si facturas a nombre de varias sociedades con el mismo programa
Tipo de firma de los registros, para usarlo sin envío	Que está rellenado, si vas a trabajar sin envío
Nombre, NIF y dirección del fabricante	Que es una empresa que puedes identificar
Que cumple la Ley General Tributaria, el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024	Que lo dice expresamente, para esa versión
Fecha (día, mes y año) y lugar donde se firma (al menos, localidad y país)	Que están completos

No hace falta firma electrónica: basta con que ponga la fecha y el lugar. La orden le recomienda, además, explicar cómo cumple cada requisito. Si la tuya lo explica, mejor.

¿Dónde tiene que estar y cuántas necesitas?

Dentro del programa y, además, en papel o en PDF. Y necesitas una por cada programa con el que facturas y por cada versión (Real Decreto 1007/2023, artículo 13). La Agencia Tributaria lo concreta así:

• Dentro del programa. Tiene que abrirse de forma rápida y fácil desde cualquier ordenador o terminal con el que se facture. Hacienda recomienda ponerla en el menú «Ayuda», junto a «Acerca de».
• Fuera del programa. En papel o en un archivo que puedas abrir sin pagar nada, como un PDF. Te la tienen que dar al comprar el programa y siempre que la pidas. El fabricante y quien te lo vende guardan las de todas las versiones, por si tú o Hacienda las pedís.

Una por versión. Cada versión, por pequeño que sea el cambio, es un producto distinto y lleva su propia declaración. Hacienda dice que tú también tienes que conservarlas. Cuando actualices, guarda la de la versión anterior; si cambias de programa, la del que dejas.

¿Tu programa está en la nube y se actualiza solo? Pide al proveedor que te avise de cada versión y te diga dónde ver su declaración.

Una por programa. Si facturas con varios programas, necesitas la de cada uno. Y si alguien ha ampliado tu programa con un módulo o un desarrollo a medida, depende de lo que toque:

• Si toca la facturación, quien hizo la ampliación firma su propia declaración. Por ejemplo, si crea las facturas, sus registros o el código QR que tiene que llevar cada factura.
• Si no la toca, como unas pantallas de estadísticas, no hace falta.
• Si lo hizo tu propio equipo, firma tu empresa: para Hacienda, eres el fabricante. Lo mismo si todo el programa es de desarrollo propio.
• Si es de código abierto, firma la empresa que lo programa o lo monta con piezas de otros programas. Si eso lo hace tu propio equipo, firma tu empresa. Código abierto (software libre) es el que cualquiera puede usar y modificar.

Un ejemplo. Distribuciones Robledo, S.L. reparte bebidas a bares y tiendas. Tiene un cash and carry: un almacén donde los clientes vienen a comprar y se llevan la mercancía. Factura así:

Qué usa	Qué factura	Declaración que necesita
El ERP de la oficina	Las facturas del mes, con los albaranes de cada cliente	La del ERP, de la versión instalada
Una ampliación del ERP que le hizo otra empresa y que crea las facturas de los pedidos web	Las facturas de la tienda online	La de esa empresa, además de la del ERP
La aplicación de ruta, en 4 tabletas	Los tiques de ruta, también sin cobertura	Una sola, la de la aplicación, si las 4 tabletas tienen la misma versión
El TPV del cash and carry	Los tiques del mostrador	La del TPV; si lo compró como equipo completo, que nombre también el aparato

En total, cuatro declaraciones, o tres si la de la ampliación recoge también los datos del ERP. Si una tableta tiene otra versión de la aplicación, una más.

¿Qué requisitos técnicos tiene que cumplir un programa?

El principal: guardar cada registro de facturación de forma que nadie pueda cambiarlo, borrarlo ni esconderlo sin que se note. La ley lo resume en seis requisitos: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad (Real Decreto 1007/2023, artículo 8). En palabras sencillas:

Requisito	Qué quiere decir	Cómo lo notas tú
Integridad e inalterabilidad	Un registro no se puede cambiar ni borrar. Si alguien lo intenta, el programa lo detecta y avisa	No hay botón para borrar o editar una factura emitida. Para corregirla, haces una factura rectificativa. Si no debía existir (por ejemplo, está duplicada), se anula con un registro de anulación
Trazabilidad	Los registros van encadenados: cada uno lleva datos del anterior, y la fecha y la hora en que se crea	Sin envío, el programa te deja revisar los registros en orden y te avisa si falta alguno o alguien lo ha tocado. Con envío, la cadena la tiene Hacienda
Conservación	Los registros se guardan durante el mismo plazo que las facturas (lo ves debajo)	Con envío, los tiene Hacienda. Sin envío, los guardas tú, aunque cambies de programa
Accesibilidad y legibilidad	Tú y Hacienda podéis consultarlos y descargarlos rápido, en el formato oficial	Sin envío, el programa los exporta a un archivo. Una copia de seguridad no sustituye a esa exportación

¿Durante cuántos años? Los mismos que las facturas: en general, al menos 4 años desde que acaba el plazo de la declaración en la que va cada factura. En algunos casos, más de 10.

Además, todos los programas tienen que:

• poder enviar los registros a Hacienda, aunque tú decidas no enviarlos (artículo 8);
• calcular la huella o «hash» de cada registro: un código que identifica sus datos, como una huella a una persona (artículo 12);
• imprimir un código QR en cada factura, también en los tiques. En la factura electrónica estructurada (la que pasa de un programa a otro) no va el dibujo. En su lugar va la dirección que contiene el QR (más en código QR de Verifactu);
• separar los datos fiscales del resto, para que en una inspección Hacienda vea solo lo que le toca (artículo 8).

Sin envío, el programa además firma electrónicamente cada registro y lleva un registro de eventos. Es un diario automático de lo que pasa en él: un fallo en la cadena, una exportación o una copia de seguridad que se restaura (Orden HAC/1177/2024, artículo 9).

Cómo se corrige una factura ya emitida, en Verifactu en rectificativas, simplificadas y tiques.

¿Con envío o sin envío: qué cambia para ti?

Con envío, tu programa manda cada registro a Hacienda al momento y tú no tienes que guardarlos. Sin envío, los guarda tu programa y tú respondes de ellos durante años. Las dos formas cumplen la ley.

Para ti	Con envío (VERI*FACTU)	Sin envío
Guardar los registros	No: los tiene Hacienda	Sí, durante el plazo de las facturas, aunque cambies de programa
La hora del programa	No tienes que vigilarla	Respondes de que sea exacta, con un minuto de margen
Si Hacienda te pide los registros	No te los pide: ya los tiene	Se los tienes que entregar, en un archivo o enviándolos por internet a su sede electrónica
Cambiar de modalidad	Solo puedes dejarla al acabar un año: sigues con envío hasta el 31 de diciembre del año en que la uses, y tu programa avisa a Hacienda de la renuncia antes de que acabe ese año. Antes de tu fecha de obligación, mientras pruebas, puedes dejarla cuando quieras	Puedes pasarte a la modalidad con envío cuando quieras

Cómo saber en qué modalidad está: todas las facturas llevan encima del QR el texto «QR tributario:». Con envío, justo debajo del QR va además la frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». Sin envío, esa frase no aparece.

Los programas se fabrican solo con envío o duales, que te dejan elegir. No puede haber programas que solo funcionen sin envío, porque todos tienen que poder enviar.

Cada programa puede ir en una modalidad distinta; por ejemplo, el ERP con envío y una tableta sin envío. Hacienda lo admite, pero dice que no es lo preferible. En su sede electrónica (su web de trámites) puedes consultar los registros que le llegan. Si mezclas modalidades, esa lista queda incompleta, y Hacienda tendrá que pedirte los que faltan.

Cuál te conviene, a fondo, en diferencia entre Verifactu y no Verifactu.

¿Y las terminales de ruta y el TPV del cash and carry?

Tienen que cumplir igual que el ERP, porque hacen facturas: un tique es una factura simplificada (Real Decreto 1007/2023, artículo 1). Aquí, una terminal es cada aparato con el que se factura: una tableta de ruta o el TPV. Lo que cambia es cómo se organizan:

• Cada terminal que factura por su cuenta lleva su propia cadena de registros, como si fuera un programa aparte. Pasa si hace tiques sin depender del ERP en tiempo real, y no necesitan estar conectadas entre sí. Pero la declaración sigue siendo una por programa y versión: las tabletas con la misma versión comparten la misma.
• Sin cobertura, se sigue facturando. Con envío, cada tique se manda en cuanto se hace. Si se corta la cobertura, se manda en cuanto vuelve. La terminal lo reintenta al menos cada hora, avisa de cuántos faltan y marca el envío como incidencia. Hacienda puede pedirte que la justifiques (Orden HAC/1177/2024, artículo 16). Eso vale para un corte.
• Si la ruta va casi siempre sin cobertura, valora trabajar sin envío en esa tableta. Una tableta que solo envía al volver se parece al volcado al final del día que Hacienda rechaza.
• Lo que no vale es esperar al cierre. Si hay conexión, no puedes guardar los tiques para mandarlos todos al final del día. Hacienda dice que el envío tiene que ser inmediato, también el de los tiques.
• Sin envío, vigila el reloj. La hora de cada registro tiene que ser exacta, con un minuto de margen como mucho (Orden HAC/1177/2024, artículo 7). Pregunta cómo se pone en hora cada terminal.
• La declaración, en cada terminal. Tiene que poder abrirse desde cualquier aparato con el que se facture.
• El QR, también en el tique. Imprime un tique de prueba en cada impresora y escanea el QR con el móvil. Tiene que leerse sin fallos y llevarte a una página de la Agencia Tributaria. Mira también que lleve encima el texto «QR tributario:», que mida entre 30 y 40 mm y que vaya al principio del tique.

¿Cómo compruebas que un programa cumple?

Pidiendo su declaración y probándolo por dentro. Hazlo con esta lista para cada uno: el ERP, la aplicación de ruta y el TPV. Tampoco hay un «mejor programa» oficial: compara solo entre los que te dan la declaración.

Los papeles:

• Tienes la declaración responsable de cada programa con el que facturas.
• La versión de la declaración coincide con la instalada (mírala en «Ayuda» o en «Acerca de»).
• Nombra al fabricante, con su NIF y su dirección, y tiene fecha y lugar.
• Dice si el programa funciona solo con envío o también sin envío.
• Si alguien ha ampliado el programa en lo que toca a la facturación, tienes también su declaración.
• Guardas las declaraciones de las versiones anteriores.

Dentro del programa:

• La declaración se abre desde el propio programa, también en las tabletas de ruta y en el TPV.
• No deja borrar ni editar una factura emitida: para corregirla, te pide una rectificativa o una anulación.
• Cada factura y cada tique salen con su código QR, y el QR se lee con el móvil.
• Sabes en qué modalidad está cada programa. Con envío, la factura lleva justo debajo del QR la frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
• Si una tableta trabaja con envío y se queda sin cobertura, sigue facturando y te avisa de los registros pendientes. Pruébalo: ponla en modo avión y haz un tique.
• Si trabajas sin envío, el programa exporta los registros a un archivo y cada terminal tiene la hora exacta.

¿Qué tienes que preguntar a tu proveedor?

Sobre todo, si tu versión está adaptada y cuándo te la instalan. Estas son las nueve preguntas, para cada programa: el ERP, la aplicación de ruta y el TPV. Pide las respuestas por escrito, para tenerlas claras y poder reclamarlas.

1. ¿La versión que tengo está adaptada? Pide la declaración responsable de esa versión. Si todavía no la tienen, pide por escrito la fecha en que la tendrán.
2. ¿Tengo que actualizar? ¿Cuánto cuesta y cuándo lo instaláis? La norma no fija precios. Sí dice que, si tienes un contrato de mantenimiento de varios años, tu programa se tiene que adaptar a tiempo para tu fecha. No dice quién paga la adaptación: que te lo concreten.
3. ¿El programa es solo con envío o dual? ¿Qué modalidad me recomendáis para cada terminal?
4. ¿Con qué certificado se envían los registros? El certificado electrónico es tu identificación digital ante Hacienda. Puede ser el de tu empresa o el de un tercero que actúe por ti, como tu proveedor o tu asesor. Si es el tuyo, pregunta en qué equipo se instala y quién avisa cuando caduca.
5. Si los enviáis vosotros, ¿con qué documento os autorizo? Con un poder que das tú por internet, en el registro de apoderamientos de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. O con el modelo oficial de representación, que firmas tú y guarda tu proveedor. Este vale si tiene un acuerdo de colaboración social con Hacienda: un convenio para hacer trámites en nombre de sus clientes. Aceptar sus condiciones de uso con un clic no vale.
6. ¿Qué hace la aplicación de ruta sin cobertura? Cuánto tiempo aguanta sin conexión, cómo avisa y qué serie lleva cada tableta. Una serie es una numeración propia, con su prefijo (por ejemplo, R1-0001). Si cada tableta lleva la suya, los números no se repiten aunque estén sin conexión.
7. ¿Quién firma la declaración del módulo o del desarrollo a medida que nos habéis hecho?
8. Si un día cambio de programa, ¿cómo me llevo los registros? Sobre todo si trabajas sin envío, porque los tienes que guardar tú.
9. ¿Cuándo lo probamos? Mejor un mes antes de tu fecha límite que en la última semana.

¿Sirve un programa gratis?

Sí, si tiene su declaración responsable. Hacienda admite programas gratuitos o de pago, instalados en tu oficina o en la nube. Con uno gratis, pregunta dos cosas: quién te da la declaración de cada versión y quién lo actualiza. Si nadie lo mantiene, respondes tú (lo ves más abajo).

¿Y la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria? Existe: es un formulario en su sede electrónica para hacer facturas y enviar sus registros. Funciona siempre con envío. Entras con certificado electrónico, DNI electrónico o Cl@ve Móvil. Hacienda la pensó para quien hace pocas facturas y las hace una a una; no fija un número máximo.

Lo que necesita una distribuidora	¿Lo hace la aplicación de Hacienda?
Facturas completas, con los datos del cliente	Sí, y solo esas: siempre te pide los datos del cliente
Tiques de ruta o de mostrador (facturas simplificadas)	No
Facturas con recargo de equivalencia	Sí
Facturar sin conexión	No: es una página web
Elegir tus clientes y tus productos de una lista, que puedes cargar desde un archivo	Sí
Hacer las facturas a partir de tus albaranes o de tu ERP	No: cada factura se rellena en el formulario
Llevarte las facturas a otro programa para seguir facturando	No: solo se gestionan desde la aplicación

Para una distribuidora con reparto y autoventa se queda corta. No hace tiques, y cada factura se hace una a una en el formulario, aunque elijas el cliente y los productos de una lista. No sustituye al ERP ni a la aplicación de ruta.

¿Y si facturas con Excel o Word? Lo tienes en Verifactu y Excel.

¿Quién responde si el programa no cumple?

Los dos: tú, por tenerlo, y el fabricante o quien te lo vende, por hacerlo o venderlo (Ley General Tributaria, artículo 201 bis). Son infracciones graves.

• Tú: multa fija de 50.000 € por cada ejercicio (cada año fiscal), desde que Verifactu te obligue. Te la ponen si tienes un programa con el que se puede facturar sin su declaración responsable, o manipulado. Un programa viejo que ya no puede facturar, y que guardas solo para consultar, no cuenta. Así que, si cambias de programa, exporta los registros del antiguo y desinstálalo, o bloquéalo para que no pueda facturar.
• El fabricante o el vendedor: 150.000 € por cada ejercicio con ventas y por cada programa distinto que no cumpla. Si solo le falta la declaración, 1.000 € por cada programa vendido sin ella. Quien vende un programa que no fabrica tiene que asegurarse de que lleva su declaración.
• Si tienes la declaración y nadie ha tocado el programa, esa multa de 50.000 € no te toca: la ley la pone cuando falta la declaración o el programa está manipulado. De que el programa cumpla responde el fabricante. Tú respondes de lo tuyo: si trabajas sin envío, de guardar los registros y de que la hora sea exacta. Hacienda dice que, con la declaración, puedes usarlo «con total tranquilidad».
• Si no actualizas, respondes tú. Si no instalas la versión adaptada, o sigues con un programa sin mantenimiento, la responsabilidad es tuya, no del fabricante.

Las fechas y todas las sanciones, en cuándo es obligatorio Verifactu.

Lo que conviene revisar antes de tu fecha

• Haz la lista de todos los programas con los que facturas: ERP, aplicación de ruta, TPV y ampliaciones.
• Pide por escrito la declaración responsable de cada uno, de la versión que tienes.
• Decide la modalidad de cada programa: con envío o sin envío.
• Si otro va a enviar los registros por ti, fírmale el poder o el documento de representación.
• Pon fecha a la actualización y a la prueba, un mes antes de tu fecha límite.
• Guarda juntas todas las declaraciones, también las de versiones anteriores.