Verifactu en una distribuidora: albaranes, factura recapitulativa y autoventa

Sí: puedes seguir haciendo una factura al mes con todos los albaranes de un cliente. Verifactu no toca esa regla. Solo pide que tu programa de facturación esté adaptado a tiempo. Hoy la ley dice antes del 1 de enero de 2027 si tu empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades. Si eres autónomo, antes del 1 de julio de 2027. Hacienda ha anunciado que lo retrasará a octubre de 2028, pero aún no está en el BOE.

¿Qué es Verifactu y cómo funciona?

Verifactu es la norma que obliga a tu programa de facturación a crear un registro de cada factura al emitirla. Ese registro no se puede cambiar sin dejar rastro. Es el nombre con el que se conoce el Real Decreto 1007/2023.

Lo hace el programa solo:

• Registro de facturación. Es una ficha con los datos básicos de la factura: número, fecha, cliente, importes e IVA. Una vez creada, no se puede borrar ni modificar.
• Huella o «hash». Es un código que el programa calcula con los datos de cada registro. Se llama así porque identifica esos datos, igual que una huella identifica a una persona. Cada registro lleva la huella del anterior, así que forman una cadena: si alguien toca un registro, la cadena se rompe y se nota.
• Código QR. Es el cuadrado de puntos que se lee con el móvil. Va impreso en cada factura. Con él, tu cliente puede mandar los datos de la factura a la Agencia Tributaria (Hacienda), si quiere. Si tu programa envía los registros, además puede comprobar que la factura está allí.

Hay dos formas de cumplir, las dos legales. «VERI*FACTU», con asterisco, es el nombre de la primera:

	Con envío (modalidad VERI*FACTU)	Sin envío
Qué hace el programa	Manda cada registro a Hacienda en el momento	Guarda los registros firmados electrónicamente y un historial de lo que pasa en él
Quién conserva los registros	Hacienda; tú no tienes que guardarlos (las facturas sí, como siempre)	Tú, durante años; se los das a Hacienda si te los pide
Qué lleva la factura	El QR y la frase «VERI*FACTU»	El QR

Lo que se crea, se encadena y se envía es el registro, no la factura: a Hacienda no le llega tu PDF. Si empiezas a enviar, sigues así al menos hasta el 31 de diciembre de ese año. Los envíos de prueba de antes de tu fecha no cuentan.

Dos cosas que no cambian. Verifactu afecta a las facturas que emites, no a las que recibes. Y no sustituye tus libros de IVA ni declaraciones como el 347.

¿Cómo queda la factura recapitulativa con Verifactu?

Igual que ahora, con un añadido: al emitirla, tu programa crea su registro y le imprime el QR. Las reglas siguen siendo las de siempre (Real Decreto 1619/2012, artículo 13):

• Un cliente y un mes. Juntas las entregas a un mismo cliente dentro de un mismo mes natural. Puedes hacer más de una en el mes, por ejemplo cada quince días. Pero no mezcles meses: lo del 28 de marzo y lo del 2 de abril van en facturas distintas.
• Plazo. Si el cliente es una empresa o un autónomo, la emites antes del día 16 del mes siguiente. Si es un particular, como tarde el último día del mes de las entregas.
• Y la ley de morosidad. Entre empresas, la factura tiene que llegarle antes de que pasen 15 días naturales desde cada entrega. Y para contar el plazo de pago solo deja agrupar entregas de 15 días como mucho (Ley 3/2004, art. 4). Si facturas una vez al mes, coméntalo con tu asesor. Los plazos de pago, en ley de morosidad.
• Contenido. La factura indica la fecha de cada entrega; lo práctico es listar cada albarán con su número y su fecha. Si hay varios tipos de IVA, la base de cada uno va por separado.

La factura del mes no cambia cuándo se debe el IVA. El IVA se devenga (nace la obligación de pagarlo) con cada entrega, no con la factura (Ley del IVA, artículo 75). Si entregas el 29 de septiembre, facturas en octubre y declaras por trimestres, ese IVA va en el tercer trimestre.

Un ejemplo. Tus entregas de marzo de 2027 a Bar La Esquina, S.L., con productos al 10 % y al 21 % de IVA:

Albarán	Fecha	Sin IVA, al 10 %	Sin IVA, al 21 %
A-0412	2 de marzo	120,00 €	66,40 €
A-0431	9 de marzo	98,50 €	43,60 €
A-0458	16 de marzo	160,00 €	50,00 €
A-0477	23 de marzo	120,50 €	45,00 €
Total del mes		499,00 €	205,00 €

La factura del mes es la F-2027-0112 y la emites el 3 de abril de 2027. Para Hacienda está en plazo: el cliente es una empresa y tenías hasta el 15 de abril. Para la ley de morosidad, en cambio, llega tarde para las entregas de más de 15 días antes.

Factura F-2027-0112	Base	IVA	Total
Productos al 10 %	499,00 €	49,90 €	548,90 €
Productos al 21 %	205,00 €	43,05 €	248,05 €
Total	704,00 €	92,95 €	796,95 €

La «F» es la serie: una numeración propia de facturas, con su prefijo, que va siempre en orden. Las rectificativas, las facturas que corrigen otra, van en otra serie.

El resultado: una factura, un registro y un QR. Los cuatro albaranes no generan ningún registro.

Tienes los requisitos completos y una plantilla en factura recapitulativa: requisitos y plantilla.

¿Verifactu afecta a los albaranes?

No: un albarán no se registra ni lleva QR. Verifactu solo afecta a las facturas, también a las simplificadas como los tiques, y no a otros documentos de entrega.

Lo que sí cambia es el paso de los albaranes a la factura. Puedes preparar la factura del mes como borrador y revisarla: el borrador no lleva QR ni crea registro. Hazlo en el mismo programa con el que facturas y guarda los borradores: la Agencia Tributaria advierte que unas «prefacturas» hechas con otra herramienta, sin ese control, pueden sancionarse. El registro nace al emitirla. Desde ese momento, sus datos (número, fecha, cliente, importes e IVA) ya no se cambian: cualquier corrección va en otro registro. Así que revisa los albaranes antes de emitir.

Ojo con el papel que dejas al entregar. Si das un tique o una factura simplificada (una factura con menos datos), ese documento es una factura y se registra. Pasa lo mismo si el papel lleva todos los datos de una factura, aunque lo llames albarán. Y cada entrega tiene que acabar en una factura: la de ruta o la del mes.

¿Y si tus comerciales facturan en ruta (autoventa)?

Entonces el programa de sus terminales también tiene que cumplir Verifactu. Hablamos de autoventa cuando el comercial o el repartidor vende y cobra en el momento, desde la furgoneta. Para eso usa una tableta, un móvil o una terminal con impresora.

• Un tique es una factura. Es una factura simplificada: puede ir sin los datos del cliente. Solo vale hasta 400 € con IVA. Hay casos en que el límite sube a 3.000 €, pero si vendes a bares y tiendas, lo seguro es tomar 400 € como límite. Por encima, toca factura completa.
• Series separadas. Si en un mismo año haces tiques y facturas completas, van en series distintas.
• Cada terminal puede contar como un sistema aparte. Si factura por su cuenta, sin conexión en tiempo real con tu programa de gestión (ERP), lleva su propia cadena de registros. Y tiene que cumplir por sí sola. Para que la numeración vaya en orden, lo práctico es darle su serie (por ejemplo, T1 y T2).
• Sin cobertura, se sigue facturando. Con envío, el programa crea el registro al hacer el tique y lo manda cuando vuelve la conexión. Lo que no vale es un programa pensado para enviarlo todo al final del día. Si una terminal pasa mucho tiempo sin cobertura, pregunta a tu proveedor por la modalidad sin envío: cada programa puede usar la suya.
• Nada de talonarios a mano. Si facturas con programa, la Agencia Tributaria dice que, en general, toda tu facturación tiene que ser informática.
• El QR, también en el tique. Va al principio y mide entre 30 y 40 mm. Comprueba que las impresoras de ruta lo imprimen bien.

¿Y si el cliente quiere una factura completa del mes? Si ya le diste tiques, esas entregas ya están facturadas: no las vuelvas a facturar. Se hace una factura en sustitución de esos tiques, que los identifica. No es una rectificativa.

Más casos, en Verifactu en rectificativas, simplificadas y tiques.

¿Qué pasa si hay una devolución o un error?

Depende de si la factura ya está emitida. Si todavía es un borrador, no hay nada que rectificar; cómo reflejar en ella una devolución, pregúntaselo a tu asesor.

Si ya está emitida:

• Devolución, descuento posterior o error en un dato: haces una factura rectificativa. Va en su propia serie, que es obligatoria, y crea su propio registro.
• Devolución de mercancía o de envases al mismo cliente: puedes restar lo devuelto en la factura de su siguiente entrega, sin rectificativa, si todo lleva el mismo tipo de IVA. Si no, rectificativa. En distribución pasa a menudo con los envases.
• Factura emitida por error (duplicada, o de una venta que no existió): se anula con un registro de anulación. Su número se queda en la serie. Si toca, emites otra con otro número o fecha.

¿Cuándo te toca?

Hoy, según la ley, depende de por qué impuesto tributa tu empresa:

Si tu empresa…	Tu programa tiene que estar adaptado…
Tributa por el Impuesto sobre Sociedades, aunque tenga pérdidas (SL, SA, cooperativa, sociedad civil con personalidad jurídica y objeto mercantil…)	Antes del 1 de enero de 2027
Es un autónomo, una comunidad de bienes o una sociedad civil sin objeto mercantil	Antes del 1 de julio de 2027

Estas fechas ya se han retrasado dos veces. Al principio era el 1 de julio de 2025 para todos. El Real Decreto 254/2025 las pasó a 2026, y el Real Decreto-ley 15/2025, de diciembre de 2025, a las de ahora.

Aviso del 5 de octubre de 2026: Hacienda ha anunciado un tercer retraso, hasta octubre de 2028. Quiere que coincida con la factura electrónica obligatoria de las empresas y autónomos que facturan hasta 8 millones de euros. Según Hacienda, los requisitos de los programas no cambian. Todavía no se ha publicado en el BOE. Hasta que salga la norma, las fechas legales son las de la tabla. Actualizaremos esta página cuando se publique.

Ojo con la factura de diciembre, si se mantiene la fecha de 2027. Si tu empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades, las entregas de diciembre de 2026 a una empresa puedes facturarlas hasta el 15 de enero de 2027. Pero si la emites en enero, ya tiene que salir del programa adaptado. No dejes la actualización para cuando cierres diciembre. Si eres autónomo, te pasa lo mismo con las entregas de junio de 2027.

Más detalle, en fechas de Verifactu y sanciones.

¿A quién no le afecta?

Verifactu te afecta si haces tus facturas con un programa, salvo en tres casos:

• Estás en el SII. El Suministro Inmediato de Información (SII) es el envío de tus libros de IVA a Hacienda en 4 días desde cada factura. Es obligatorio, entre otros casos, si tu volumen de operaciones del año anterior pasó de 6.010.121,04 €. El volumen de operaciones es lo que vendiste en el año, sin IVA. También es obligatorio en el REDEME (devolución mensual del IVA) o en un grupo de IVA. Y puedes entrar por elección. Mientras estés en el SII, no envías registros ni imprimes el QR.
• Tu domicilio fiscal está en un territorio foral: el País Vasco o Navarra, que tienen su propia Hacienda. Allí se rigen por su normativa foral (TicketBAI en el País Vasco). Cuenta tu domicilio, no el del cliente: si estás en el resto de España y vendes en el País Vasco, Verifactu sí te aplica.
• Tienes una resolución que te exime. La concede la Agencia Tributaria si la pides, por las prácticas de tu sector o por problemas técnicos excepcionales.

¿Y si facturo con Word o Excel? Según la Agencia Tributaria, si solo los usas para escribir, imprimir y guardar las facturas, no cuentan como programa de facturación. Si la hoja de cálculo además saca tus libros de IVA o tu contabilidad, por ejemplo con una macro, sí. Ojo: en sus consultas vinculantes, la Dirección General de Tributos es más prudente y no descarta que una simple plantilla cuente. Lo explicamos en ¿se puede facturar con Excel o Word?.

La Agencia Tributaria lo resume en «lo que podría denominarse la "regla de los 4 «NO»"»: el primero es no facturar solo a mano, y el cuarto, no tener esa resolución.

¿Hay programas «homologados»?

No: no hay homologación ni sello oficial. El fabricante firma una declaración responsable: un documento en el que declara, bajo su responsabilidad, que su programa cumple.

• Tiene que verse dentro del programa (la Agencia Tributaria pone como ejemplo el menú «Ayuda»). Te la tienen que dar al comprarlo, y puedes pedirla cuando quieras.
• Hay una por versión. Si actualizas o cambias de programa, guarda también la anterior.
• Si el programa lo hizo tu equipo, la firma tu empresa. Si otra empresa lo adaptó en lo que afecta a los registros, firma la suya.
• Si facturas con varios programas, como el ERP y la aplicación de ruta, necesitas la de cada uno.

Si un anuncio dice «homologado», lo que vale es esa declaración. Cómo comparar programas, en cómo elegir un programa que cumpla Verifactu.

¿Qué sanción hay?

Una multa fija de 50.000 € por cada ejercicio (cada año fiscal). Es la multa por tener un programa que no cumple: porque no tiene su declaración responsable o porque lo han manipulado. Es una infracción grave y no depende de lo que factures.

• Al que fabrica o vende un programa que no cumple: 150.000 € por cada ejercicio con ventas y por cada tipo de programa. Si solo le falta la declaración responsable, 1.000 € por cada programa vendido.
• Si no instalas la versión adaptada, o sigues con un programa viejo sin mantenimiento, respondes tú, no el fabricante.
• La ley habla de tener el programa, no de usarlo. Puedes guardar el antiguo para consultar facturas viejas solo si ya no puede emitir facturas (desinstalado o bloqueado). Lo más seguro es exportar los datos y desinstalarlo.

¿Es lo mismo que la factura electrónica?

No: son dos obligaciones distintas, con fechas distintas.

	Verifactu	Factura electrónica entre empresas
Qué pide	Que tu programa registre cada factura sin poder cambiarla	Enviar las facturas como un archivo estructurado, que un programa lee solo (formatos UBL, CII, Facturae o EDIFACT). Un PDF no vale
A qué facturas	A todas, también a los tiques y a las de particulares	Solo a las de clientes empresarios o profesionales (empresas y autónomos) establecidos en España. Los tiques quedan fuera, salvo si el cliente te pide que el tique lleve su NIF, su domicilio y el IVA aparte
Norma	Real Decreto 1007/2023	Real Decreto 238/2026
Desde	Según la ley hoy, 1-1-2027 sociedades y 1-7-2027 el resto. Hacienda ha anunciado el retraso a octubre de 2028 (pendiente del BOE)	Octubre de 2027 si tu volumen de operaciones del año anterior superó 8 millones de euros; octubre de 2028 el resto

Las fechas de la factura electrónica se cuentan desde el 6 de octubre de 2026, el día en que entra en vigor la Orden HAC/1028/2026: 12 meses después si superaste los 8 millones, y 24 meses para el resto.

Ojo con los tiques de ruta. A veces un bar pide que el tique lleve su NIF, su domicilio y el IVA aparte, para deducirse el IVA. Ese tique sí entra en la factura electrónica. Así que las terminales de autoventa también tendrán que emitirla, desde tu fecha (Real Decreto 238/2026, artículo 4).

Más detalle, en factura electrónica obligatoria entre empresas.

¿Qué tienes que preguntar a tu proveedor del ERP?

Estas siete preguntas, con respuesta por escrito:

1. ¿Mi versión está adaptada? Pide su declaración responsable.
2. ¿Tengo que actualizar o cambiar de plan? Cuánto cuesta y cuándo lo instaláis.
3. ¿Qué modalidad me recomendáis, con envío o sin envío? Y qué tendría que hacer yo en cada una.
4. ¿Con qué certificado se envían los registros? Con el certificado electrónico de tu empresa o con el de un tercero que actúe en tu nombre, como tu proveedor o tu asesor. Para usar el de un tercero, le das un poder en el registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria. Si tiene un acuerdo de colaboración social con ella, basta con firmarle un documento de representación.
5. ¿La aplicación de autoventa está adaptada? Su declaración, la serie de cada terminal, qué hace sin cobertura y si podrá emitir la factura electrónica.
6. ¿Cómo hace las recapitulativas, las rectificativas y la sustitución de tiques?
7. ¿Cuándo lo probamos? Mejor un mes antes de tu fecha límite que en la última semana.

Lo que conviene revisar antes de tu fecha

• ¿Te toca el 1 de enero o el 1 de julio de 2027? ¿Se ha publicado ya en el BOE el retraso a octubre de 2028? ¿Estás en el SII?
• ¿Tienes la declaración responsable del ERP y de la aplicación de ruta?
• ¿Sabes qué modalidad usarás y con qué certificado?
• ¿Rectificativas y tiques van cada uno en su serie?
• ¿La factura del último mes antes de tu fecha saldrá del programa adaptado?
• ¿Quién de tu equipo se encarga?