Factura recapitulativa: cómo juntar en una factura los albaranes del mes (requisitos y ejemplo)

Una factura recapitulativa junta en una sola factura varias entregas a un mismo cliente, hechas en un mismo mes natural. Si el cliente es una empresa o un autónomo, la emites antes del día 16 del mes siguiente.

Un mes natural va del día 1 al último día del mes. En una distribuidora, la recapitulativa es la forma de pasar a una factura los albaranes del mes. Aquí tienes los requisitos, qué debe llevar, cómo va el IVA, qué hacer con las devoluciones y un ejemplo resuelto para copiar.

¿Qué es una factura recapitulativa?

Es una factura que recoge varias entregas, hechas en fechas distintas, a un mismo cliente y dentro de un mismo mes natural. La regula el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), en su artículo 13.

En distribución funciona así. Con cada entrega va un albarán: el documento que acompaña a la mercancía y que el cliente firma al recibirla. El albarán no es una factura. Al acabar el mes, juntas los albaranes de ese cliente en una sola factura.

Un mes natural es, por ejemplo, del 1 al 30 de septiembre de 2026; no del 15 de septiembre al 14 de octubre.

Es una opción, no una obligación: también puedes hacer una factura por entrega. Y no tienes que pedir permiso ni avisar a Hacienda: basta con cumplir los requisitos del artículo 13.

No la confundas con la «declaración recapitulativa» (modelo 349). Esa es la de las ventas y compras a otros países de la Unión Europea (Reglamento del IVA, artículo 78). Lo tienes en modelo 349.

Qué es un albarán y qué datos lleva, en albarán: qué es y para qué sirve. Cómo encaja todo, del pedido a la factura, en pedido, albarán y factura.

¿Qué requisitos tiene?

Cuatro: un solo cliente, un solo mes, un plazo y un contenido mínimo (Reglamento de facturación, artículos 6 y 13). El plazo depende del cliente, por eso ocupa dos filas:

Requisito	Qué dice la norma	En la práctica
Un mismo cliente	Entregas «para un mismo destinatario»	Una factura por cliente. No puedes juntar a varios clientes en una
Un mismo mes natural	Las entregas, «dentro de un mismo mes natural»	Lo del 30 de septiembre y lo del 1 de octubre de 2026 van en facturas distintas
Plazo, si el cliente es una empresa o un autónomo	«Antes del día 16 del mes siguiente»	Entregas de septiembre de 2026: hasta el 15 de octubre de 2026
Plazo, si el cliente es un particular	«Como máximo el último día del mes natural» de las entregas	Entregas de septiembre de 2026: hasta el 30 de septiembre de 2026
Contenido	Los datos de toda factura, la fecha de cada entrega y la base (el importe sin IVA) de cada tipo de IVA	Lo tienes en la sección siguiente

«Empresa o autónomo» quiere decir que el cliente compra para su negocio: un bar, un restaurante, un hotel o una tienda. Un particular compra para su casa, por ejemplo el agua que le llevas a domicilio.

¿Y una comunidad de propietarios, una asociación o un ayuntamiento? Si no compran como empresa, se les aplica el plazo del particular. Si dudas, emite la factura dentro del mismo mes: así cumples los dos plazos.

Además, tienes que mandársela. A una empresa o un autónomo, también antes del día 16 del mes siguiente; a un particular, al emitirla (Reglamento de facturación, artículo 18).

Ojo: la ley de morosidad pide que la factura le llegue antes de que pasen 15 días naturales desde cada entrega. Y solo deja agrupar las entregas de 15 días como mucho (Ley 3/2004, art. 4). Con tiendas y mayoristas, además, la factura tiene que llegar antes de 30 días desde la entrega (Ley 7/1996, art. 17.2 y disposición adicional sexta). Si no, puede ser una infracción leve (art. 64.h), o la que diga la ley de comercio de tu comunidad autónoma, si tiene una. Lo seguro es facturar cada 15 días como mucho. Si facturas una vez al mes, coméntalo con tu asesor. Los plazos de pago, en ley de morosidad.

Para Hacienda, esa «factura resumen» de la ley de morosidad no es una recapitulativa: junta facturas ya emitidas para cobrarlas, y no sigue sus plazos (Dirección General de Tributos, consulta V1631-23).

Los plazos para facturar, caso por caso, y qué hacer si se te pasan, en plazo para emitir una factura.

¿Qué datos debe llevar?

Los de cualquier factura completa (la normal, no el tique o factura simplificada), más la fecha de cada entrega (Reglamento de facturación, artículo 6). Si junta varios tipos de IVA, la base de cada tipo va por separado. La base imponible es el importe sin IVA.

• Número y serie. La serie es una numeración propia, con su prefijo (por ejemplo, F-2026-), que va siempre en orden. La recapitulativa puede ir en la misma serie que tus demás facturas. Las rectificativas, no: van en una serie aparte.
• Fecha de expedición: el día en que emites la factura.
• Tus datos y los del cliente: nombre o razón social completa, NIF y domicilio de los dos.
• Cada artículo: qué es, cuántas unidades y su precio unitario sin IVA. También cualquier descuento que no vaya ya en el precio.
• La fecha de cada entrega. Lo práctico es listar cada albarán con su número y su fecha.
• El tipo de IVA y la base de cada tipo, por separado.
• La cuota de IVA, es decir, el importe del IVA, aparte del precio. Lo normal es poner una por cada tipo. Y el total: el reglamento no lo pide, pero conviene ponerlo.

No hace falta que ponga la palabra «recapitulativa»: el reglamento no lo pide.

Un dato más, que no va en la factura: el de tu libro registro de facturas emitidas, la lista de facturas que lleva tu programa. Si te pide una «fecha de operación», pon la de la última entrega que recoge la factura.

En el ejemplo de abajo, el 29 de septiembre de 2026. Lo dice la Agencia Tributaria en sus preguntas frecuentes sobre los libros registro.

¿Puedes hacer más de una al mes, o juntar dos meses?

Más de una al mes, sí; juntar meses, no. El reglamento no limita cuántas recapitulativas haces en un mes. Puedes hacer, por ejemplo, una cada quince días.

Lo que no puedes es mezclar meses. Si entregas el 28 de septiembre y el 2 de octubre de 2026, van en facturas distintas: la de septiembre y la de octubre.

Tampoco hay recapitulativa trimestral ni anual. Si un cliente quiere sus facturas por trimestre, le haces como mínimo tres: una por mes.

¿En qué trimestre va el IVA?

En el de cada entrega, no en el de la factura. El IVA se devenga, es decir, nace la obligación de pagarlo, cuando entregas la mercancía (Ley del IVA, artículo 75). La Agencia Tributaria lo dice igual en sus preguntas frecuentes de los libros registro.

Así, si entregas el 29 de septiembre de 2026 y facturas el 2 de octubre, ese IVA va en tu modelo 303 del tercer trimestre de 2026. El modelo 303 es tu declaración de IVA. Si la presentas cada mes, va en la de septiembre.

El 303 del tercer trimestre se presenta en los 20 primeros días de octubre (Reglamento del IVA, artículo 71.4). Así que ten emitidas antes las recapitulativas de septiembre. Las de tus clientes empresas, como tarde el 15 de octubre de 2026.

Si estás en el criterio de caja, el IVA va al trimestre en que cobras, no al de la entrega (Ley del IVA, artículo 163 terdecies). Es un régimen opcional para quien facturó 2 millones de euros o menos el año anterior, y sus facturas lo dicen.

Comprueba que tu programa de gestión (ERP) lleva estas facturas al trimestre de las entregas.

Pruébalo con una factura de octubre que recoja entregas de septiembre. Mira en qué periodo sale en el listado de IVA repercutido o en el borrador del 303. Si sale en el cuarto trimestre, el programa usa la fecha de la factura: pide a tu proveedor que use la de las entregas.

¿Cómo queda una factura recapitulativa? Un ejemplo

Con una cabecera, una línea por cada artículo de cada albarán y los totales de cada tipo de IVA. Lo ves con un caso resuelto.

Distribuciones Ribera, S.L., una distribuidora de bebidas, sirve al Restaurante La Alameda, S.L. En septiembre de 2026 le hace cuatro entregas, cada una con su albarán.

Hay productos con IVA del 10 % (agua y zumo sin azúcar añadido) y del 21 % (cerveza y vino). Un zumo con azúcar o edulcorantes añadidos no va al 10 %, sino al 21 % (Ley del IVA, artículos 90 y 91).

El 2 de octubre de 2026 emite la factura del mes. Está en el plazo de Hacienda: el cliente es una empresa y tenía hasta el 15 de octubre (Reglamento de facturación, artículos 11 y 13). El de la ley de morosidad es otro, como has visto arriba.

La cabecera dice:

• Factura: F-2026-0587. Fecha de expedición: 2 de octubre de 2026.
• Emisor: Distribuciones Ribera, S.L., con su NIF y su domicilio.
• Cliente: Restaurante La Alameda, S.L., con su NIF y su domicilio.
• Concepto: entregas de septiembre de 2026, según los albaranes de abajo.

Las líneas, con el número y la fecha de cada albarán:

Albarán y fecha	Artículo (IVA)	Cantidad × precio sin IVA	Importe sin IVA
A-1203, 3-9-2026	Cerveza rubia, caja de 24 tercios de 33 cl (21 %)	6 × 18,40 €	110,40 €
A-1203, 3-9-2026	Agua mineral 1,5 l, pack de 6 (10 %)	10 × 2,35 €	23,50 €
A-1241, 10-9-2026	Vino tinto, caja de 6 botellas (21 %)	2 × 26,70 €	53,40 €
A-1241, 10-9-2026	Zumo de naranja sin azúcar añadido 1 l, caja de 6 (10 %)	3 × 9,90 €	29,70 €
A-1288, 17-9-2026	Cerveza rubia, caja de 24 tercios de 33 cl (21 %)	8 × 18,40 €	147,20 €
A-1288, 17-9-2026	Agua mineral 1,5 l, pack de 6 (10 %)	12 × 2,35 €	28,20 €
A-1347, 29-9-2026	Cerveza rubia, caja de 24 tercios de 33 cl (21 %)	5 × 18,40 €	92,00 €
A-1347, 29-9-2026	Vino tinto, caja de 6 botellas (21 %)	1 × 26,70 €	26,70 €
A-1347, 29-9-2026	Agua mineral 1,5 l, pack de 6 (10 %)	10 × 2,35 €	23,50 €
A-1347, 29-9-2026	Zumo de naranja sin azúcar añadido 1 l, caja de 6 (10 %)	1 × 9,90 €	9,90 €

Y los totales, con la base de cada tipo de IVA por separado:

Tipo de IVA	Base imponible	IVA	Total
10 %	114,80 €	11,48 €	126,28 €
21 %	429,70 €	90,24 €	519,94 €
Total factura	544,50 €	101,72 €	646,22 €

Lo habitual es calcular el IVA sobre la base de cada tipo y redondearlo al céntimo. Por ejemplo, 429,70 € × 21 % son 90,237 €, que quedan en 90,24 €.

El resultado: una factura para cuatro entregas. Sus 101,72 € de IVA van en el 303 del tercer trimestre de 2026, aunque la factura sea de octubre.

¿Hay un modelo para copiar?

Sí. El reglamento pide unos datos, no un formato (artículo 6), así que vale cualquier diseño que los lleve. Este modelo es para un cliente sin recargo de equivalencia; el de recargo lo tienes en la sección siguiente.

Pásalo a tu programa o a una hoja de cálculo y cambia lo que va entre corchetes.

• Factura: [serie y número]. Fecha de expedición: [día en que la emites].
• Emisor: [tu razón social, NIF y domicilio].
• Cliente: [su razón social, NIF y domicilio].
• Concepto: entregas de [mes y año], según los albaranes de abajo.

Albarán y fecha	Artículo (IVA)	Cantidad × precio sin IVA	Importe sin IVA
[número], [fecha de la entrega]	[artículo y formato] ([tipo] %)	[cantidad] × [precio] €	[cantidad por precio] €
[una fila por artículo de cada albarán]

Tipo de IVA	Base imponible	IVA	Total
[tipo] %	[suma de las líneas de ese tipo]	[base por el tipo, redondeado al céntimo]	[base más IVA]
[una fila por cada tipo de IVA: 4, 10 o 21 %]
Total factura	[suma de las bases]	[suma del IVA]	[lo que cobras]

¿Y si el cliente está en recargo de equivalencia?

Puedes hacerle recapitulativas, pero separadas: una factura con lo que lleva recargo y otra con lo que no (Reglamento de facturación, artículo 16.4). Las dos pueden ser recapitulativas.

El recargo de equivalencia es un porcentaje que cobras además del IVA. Se lo cobras a las tiendas de autónomos y de comunidades de bienes que revenden lo que te compran sin transformarlo. El año anterior vendieron más del 80 % a particulares, salvo excepciones (Ley del IVA, artículos 148 y 149).

Es un 5,2 % en lo que lleva IVA del 21 %, un 1,4 % en lo del 10 % y un 0,5 % en lo del 4 %. El tabaco, un 1,75 % (artículo 161).

¿Qué no lleva recargo, si el cliente está en recargo? Lo que compra para otra actividad, como un bar, y algunos productos excluidos. Lo explicamos en recargo de equivalencia: cuándo se aplica.

Un ejemplo. Ultramarinos Hermanos Gil es la tienda de un autónomo en recargo. El mismo dueño, con el mismo NIF, tiene un bar al lado y te compra para los dos. El bar no lleva recargo: sirve lo que compra, no lo revende tal cual.

Pídele pedidos separados para la tienda y para el bar, para que cada albarán sea de uno solo. Al acabar el mes, le haces dos recapitulativas: la de la tienda, con IVA y recargo, y la del bar, solo con IVA.

Aquí no puedes juntar los dos locales, aunque tengan el mismo NIF. Él tiene que tener facturas distintas para cada actividad (artículo 16.4).

En la recapitulativa con recargo, los totales llevan una columna más:

IVA y recargo	Base imponible	IVA	Recargo
21 % y 5,2 %	[suma de las líneas al 21 %]	[base × 21 %]	[base × 5,2 %]
10 % y 1,4 %	[suma de las líneas al 10 %]	[base × 10 %]	[base × 1,4 %]
4 % y 0,5 %	[suma de las líneas al 4 %]	[base × 4 %]	[base × 0,5 %]
Total factura	[suma de las bases]	[suma del IVA]	[suma del recargo]

Lo que cobras es la suma de las bases, el IVA y el recargo. Tienes un modelo completo en la factura con recargo de equivalencia.

¿Qué pasa si el cliente devuelve mercancía?

Si te la devuelve en el mismo mes y aún no has emitido la factura, lo práctico es restarla en ella. Si no, la tratas como la devolución de algo ya facturado: con una rectificativa o restándola en una factura posterior.

La factura rectificativa es la que corrige otra factura ya emitida (Reglamento de facturación, artículo 15). Estos son los casos:

• En el mismo mes, antes de emitir la factura: todavía no hay factura que rectificar. Lo práctico es dejar las líneas del albarán original y añadir debajo el albarán de devolución, con su importe en negativo. Así facturas solo lo que el cliente se ha quedado. Es una práctica: el reglamento no dice cómo reflejarlo.
• Después de emitir la factura: haces una rectificativa, en su propia serie, salvo en el caso del punto siguiente. Una sola rectificativa puede corregir varias facturas si las identifica todas.
• Si lo devuelto ya estaba facturado y te lo llevas en una entrega posterior: puedes restarlo en la factura de esa entrega, sin rectificativa. Con recapitulativas, es la factura del mes de esa entrega.

Esto último tiene una condición: el tipo de IVA tiene que ser el mismo en todas las operaciones (Reglamento de facturación, artículo 15.2). Si lo que te devuelve y lo que le entregas llevan tipos distintos, rectificativa.

Y si la factura del mes junta varios tipos, como el agua al 10 % y la cerveza al 21 %, no hay criterio oficial: lo más seguro es la rectificativa. Vale también para envases, como cajas o barriles.

¿Y si la devolución llega en el mes siguiente, antes de emitir la factura? Lo más seguro es emitir la factura del mes de las entregas con todo lo entregado, como si no hubiera devolución.

El IVA de esas entregas nació al entregar, y la devolución cambia la base cuando se produce (Ley del IVA, artículos 75, 80 y 89).

Después, trata la devolución como la de algo ya facturado: haz una rectificativa. O réstala en la factura de la entrega con la que te la llevas, si se cumple la condición del tipo de IVA.

Si prefieres restarla ya en la factura del mes anterior, consúltalo antes con tu asesor.

Un ejemplo con el restaurante de antes. El 17 de septiembre de 2026 devuelve una caja de vino del albarán A-1241, que llegó rota. La factura de septiembre aún no está emitida, así que añades esta línea:

Albarán y fecha	Artículo (IVA)	Cantidad × precio sin IVA	Importe sin IVA
D-0093 (devolución), 17-9-2026	Vino tinto, caja de 6 botellas (21 %)	−1 × 26,70 €	−26,70 €

La base al 21 % baja de 429,70 € a 403,00 €, y su IVA, de 90,24 € a 84,63 €. El IVA de la factura queda en 96,11 € y el total, en 613,91 €.

Todos los casos de rectificativas, en factura rectificativa en distribución. Y un modelo para las devoluciones, en la rectificativa por devolución de mercancía.

¿Cambia algo con Verifactu?

Las reglas de la recapitulativa, no. Verifactu es la norma que obligará a tu programa de facturación a crear un registro de cada factura al emitirla. Ese registro ya no se puede cambiar (Real Decreto 1007/2023). Si llevas el SII, no se te aplica (artículo 3.3 de su reglamento).

• Al emitir la recapitulativa, el programa creará su registro y le imprimirá un código QR. Los albaranes no se registran.
• Revisa antes de emitir. Podrás preparar la factura como borrador, en el mismo programa: el borrador no crea registro. Una vez emitida, para corregirla hará falta una rectificativa.

Cuándo te toca, en Verifactu obligatorio. Y un ejemplo completo, en factura recapitulativa y Verifactu.

Otra norma distinta, con sus propias fechas, es la factura electrónica obligatoria entre empresas (Real Decreto 238/2026). Obliga a enviar las facturas como un archivo estructurado, no en PDF. Lo tienes en factura electrónica obligatoria entre empresas.

¿Qué conviene revisar hoy?

Seis preguntas para las facturas de este mes:

• ¿Cada factura del mes junta solo entregas de un cliente y de un mismo mes?
• ¿Las de tus clientes empresas y autónomos salen antes del día 16 del mes siguiente, y las de particulares, dentro del mismo mes?
• ¿Cada factura lista los albaranes con su número y su fecha, y la base de cada tipo de IVA aparte?
• ¿Tus clientes en recargo reciben lo que lleva recargo en una factura aparte?
• ¿Revisas las devoluciones del mes antes de emitir la factura?
• ¿Tu ERP lleva el IVA de estas facturas al trimestre de las entregas?