Factura rectificativa en una distribuidora: errores, devoluciones, rappels e impagos

Una factura rectificativa es una factura nueva que corrige otra que ya emitiste. En una distribuidora la haces por un error, una devolución, un rappel (un descuento por volumen) u otro descuento posterior, o un impago.

La factura original no se borra ni se cambia. La rectificativa la cita y, si es una factura completa (no un tique), va en su propia serie, es decir, con una numeración aparte.

Aquí tienes cada caso, los dos métodos con ejemplo, qué debe llevar y los plazos. Y cómo se declara en el modelo 303, tu declaración de IVA. Si lo presentas cada mes, donde pone «trimestre» lee «mes».

¿Qué es una factura rectificativa y cuándo es obligatoria?

Es la factura con la que corriges otra ya emitida, y es obligatoria en tres casos. Los fija el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 15):

• La factura no cumple algún requisito: le falta un dato obligatorio o lo tiene mal.
• El IVA está mal calculado. El importe del IVA se llama cuota (Ley del IVA, artículo 89).
• Cambia la base imponible después de la venta. La base imponible es el importe sin IVA. Cambia por envases devueltos, descuentos posteriores, devoluciones, cambios de precio o impagos (Ley del IVA, artículo 80).

En una distribuidora, estos son los casos más habituales:

Qué pasa	Ejemplo	¿Rectificativa?
Error en un precio o una cantidad	Facturaste 10 cajas y entregaste 8	Sí
Error en el tipo de IVA	Pusiste el 10 % a la cerveza, que va al 21 %	Sí
Error en los datos del cliente	Su NIF o su razón social, mal	Sí, aunque los importes no cambien
Devolución de mercancía	El bar te devuelve 2 cajas rotas	Sí, o la restas en su siguiente factura
Devolución de envases que cobraste	Te devuelven 3 barriles vacíos	Sí, o los restas en su siguiente factura
Rappel u otro descuento posterior	Un 2 % por volumen al cerrar el trimestre	Sí. En un rappel, basta una por periodo
Impago	Un cliente no te paga y quieres recuperar el IVA	Solo si cumples los requisitos

¿Rectificativa o factura de abono? Para la norma, es lo mismo: solo existe la factura rectificativa. «Abono» es como se suele llamar a la que resta. Más detalle, en factura de abono o rectificativa.

¿Cuándo no hace falta una rectificativa?

Cuando la factura aún no está emitida, o cuando la norma te deja corregir de otra forma. Son estos casos:

• La factura aún no está emitida. La rectificativa solo corrige facturas ya emitidas. Si juntas los albaranes del mes en una factura (la recapitulativa) y la devolución llega antes de emitirla, no hay nada que rectificar. Cómo reflejarla en esa factura, en factura recapitulativa.
• Una devolución de mercancía o de envases del mismo cliente. Puedes restarla en la factura de su siguiente entrega, sin rectificativa, si todo lleva el mismo tipo de IVA (artículo 15.2). Tienes un ejemplo más abajo.
• Un tique que cambias por una factura completa. El tique es una factura simplificada, con menos datos. Si el tique estaba bien hecho, la factura completa que lo sustituye no es una rectificativa (artículo 15.6).
• Una factura duplicada o emitida por error, sin venta detrás. Con Verifactu, el sistema que obliga a tu programa a registrar cada factura, la anulas con un registro de anulación, no con una rectificativa. Sin Verifactu, pregúntale a tu asesor.

Ojo: si la venta se hizo y después se anuló, sí hace falta rectificativa (Ley del IVA, artículo 80). Lo vemos en anular una factura emitida por error.

¿Por diferencias o por sustitución?

Las dos formas valen: elige la que haga tu programa de gestión (ERP). La norma te deja poner los importes de dos maneras (Reglamento de facturación, artículo 15.5):

• Por diferencias: la rectificativa solo lleva lo que cambia. Si resta, sus importes van en negativo.
• Por sustitución: la rectificativa lleva la factura como queda, línea a línea. Y además, el importe de la rectificación, es decir, la diferencia.

Con los dos métodos declaras lo mismo en el 303: solo la diferencia.

Un ejemplo para los dos. El 14 de septiembre de 2026 emitiste a Bar La Esquina, S.L. esta factura:

Factura F-2026-0815	Base	IVA	Total
10 cajas de cerveza de 24 tercios a 18,00 € (IVA 21 %)	180,00 €	37,80 €	217,80 €
12 packs de agua a 3,50 € (IVA 10 %)	42,00 €	4,20 €	46,20 €
Total	222,00 €	42,00 €	264,00 €

Pero el precio pactado de la cerveza era 16,50 € la caja. Te das cuenta el 2 de octubre de 2026 y haces la rectificativa R-2026-0031. La «R» es la serie de las rectificativas.

Por diferencias, la rectificativa solo lleva la cerveza, con la diferencia de precio:

Rectificativa R-2026-0031	Base	IVA	Total
10 cajas de cerveza: 1,50 € menos por caja (IVA 21 %)	−15,00 €	−3,15 €	−18,15 €

Por sustitución, la rectificativa repite las líneas con el precio bueno: 10 cajas a 16,50 € y 12 packs a 3,50 €. Debajo, este cuadro:

Concepto	Factura original	Cómo queda	Rectificación
Base al 21 % (cerveza)	180,00 €	165,00 €	−15,00 €
IVA al 21 %	37,80 €	34,65 €	−3,15 €
Base al 10 % (agua)	42,00 €	42,00 €	0,00 €
IVA al 10 %	4,20 €	4,20 €	0,00 €
Total	264,00 €	245,85 €	−18,15 €

Pon las tres columnas. La norma pide la factura como queda y el importe de la rectificación (artículo 15.5). Y en Verifactu, la Agencia Tributaria toma como importe rectificado la base y el IVA de la factura original: aquí, 222,00 € y 42,00 €. Tu programa los registra.

Las dos llevan el mismo texto: «Rectifica la factura F-2026-0815, de 14 de septiembre de 2026. Causa: precio de la cerveza mal aplicado (18,00 € en lugar de 16,50 €)».

Si el bar ya te pagó, le devuelves 18,15 €. En tu 303 declaras −15,00 € de base y −3,15 € de IVA.

¿Qué tiene que llevar una factura rectificativa?

Todo lo que lleva una factura normal y, además, lo que la identifica como rectificativa (Reglamento de facturación, artículos 6 y 15):

1. Los datos de cualquier factura: número, fecha, tus datos y los del cliente, los dos NIF y la descripción.
2. Su propia serie. Si la rectificativa es una factura completa, como casi todas en una distribuidora, va siempre en una serie aparte, con numeración seguida (artículo 6.1.a). Si es un tique rectificativo (una factura simplificada), la serie aparte es opcional (artículo 7.1.a). Cómo numerarlas, en numeración de facturas rectificativas.
3. Que diga que es rectificativa, por ejemplo en el título: «Factura rectificativa».
4. La factura que corrige: su número y su fecha. Una rectificativa puede corregir varias facturas si las cita todas. En un rappel por volumen basta con el periodo (artículo 15.4).
5. La causa: por ejemplo, «devolución de 3 barriles» o «rappel del tercer trimestre de 2026». Ponla siempre: la Agencia Tributaria indica que toda rectificativa la lleva.
6. La rectificación: la base, el tipo de IVA y la cuota de cada tipo, por diferencias o por sustitución. Y el recargo de equivalencia, si lo había: el recargo que cobras, además del IVA, a muchas tiendas de autónomos.

Y envíasela al cliente. A una empresa o un autónomo, antes del día 16 del mes siguiente a emitirla (artículo 18). La R-2026-0031, emitida el 2 de octubre de 2026, envíasela como tarde el 15 de noviembre de 2026. A un particular, en el momento de emitirla.

¿Y Verifactu? Es el sistema de la Agencia Tributaria que obliga a tu programa de facturación a registrar cada factura sin poder cambiarla. También afecta a las rectificativas: lo vemos en Verifactu en las facturas rectificativas.

¿Qué haces si te equivocas en un precio, una cantidad, el IVA o los datos del cliente?

Haces una rectificativa que corrige el error. Lo que cambia es cómo va en el 303, según el error suba o baje el IVA:

Si el error…	Qué haces	En el 303
Baja el IVA: cobraste de más, en precio, cantidad o tipo de IVA	Rectificativa que resta. Devuelves al cliente lo cobrado de más, IVA incluido	En el 303 del trimestre en que supiste la causa, o en uno posterior, como tarde un año después
Sube el IVA: cobraste de menos o pusiste un IVA más bajo	Rectificativa que suma, y se la cobras al cliente	En un 303 rectificativo del trimestre de la factura original. Con recargo, si ya acabó su plazo
No cambia importes: un NIF, un nombre o una dirección	Rectificativa con el dato bien puesto y los mismos importes	Nada que cambiar

Así lo dice la Ley del IVA, en su artículo 89.

Cómo es un 303 rectificativo. No va en el 303 de este trimestre. Presentas otra vez el 303 del trimestre de la factura original, marcado como «autoliquidación rectificativa».

Lleva todas las cifras de aquel trimestre, ya corregidas (Reglamento del IVA, artículo 74 bis). Pones el número de justificante del 303 que corriges y el motivo.

Si aquel 303 salió a ingresar, pones ese resultado en la casilla 70. Si salió a compensar o a devolver, la dejas en blanco. La casilla 71 te dice lo que pagas ahora.

Si ya acabó el plazo de aquel 303, pagas además un recargo. Es un 1 % de lo que ingresas tarde, más otro 1 % por cada mes completo desde que acabó el plazo. Pasados 12 meses, un 15 % más intereses (Ley General Tributaria, artículo 27).

Si ingresas la diferencia al presentar el 303 y el recargo cuando te lo notifiquen, el recargo baja un 25 %. Si el plazo aún no ha acabado, no hay recargo.

Cuándo la subida va en el 303 actual. En dos casos, sin recargo, en las casillas 14 y 15:

• si viene de un cambio de precio pactado después de la venta (artículo 80);
• si viene de un «error fundado de derecho». La ley no lo define. La Agencia Tributaria lo trata aparte del error material, como teclear mal un precio, que no lo es.

Ante la duda, pregúntale a tu asesor.

Si el cliente es un particular, no puedes hacerle una rectificativa que le suba el IVA por un error tuyo.

Solo puedes si viene de un cambio de precio posterior o de una subida de tipos por ley (artículo 89). En la subida de tipos, solo en el mes en que entra en vigor y en el siguiente.

Cómo regularizar ese IVA, consúltalo con tu asesor.

Si el error está en el recargo de equivalencia, mira qué hacer en recargo de equivalencia.

Si la factura mal hecha es de un proveedor, pídele a él la rectificativa: la hace quien emitió la factura (Reglamento de facturación, artículo 15).

¿Qué haces con las devoluciones de mercancía y de envases?

Las restas con una rectificativa o, si el cliente te vuelve a comprar, en la factura de su siguiente entrega. La segunda opción solo vale si se cumplen tres condiciones (Reglamento de facturación, artículo 15.2):

• es el mismo cliente;
• lo devuelto ya estaba facturado;
• todo lleva el mismo tipo de IVA: lo devuelto y lo de la entrega nueva. Si no, rectificativa.

Esa factura puede salir en negativo, si lo devuelto vale más que lo nuevo.

Los envases que cobras cuentan, aunque los llames fianza. Si cobras en la factura los barriles o las cajas retornables, ese importe forma parte de la base imponible. Da igual el nombre que le pongas (Ley del IVA, artículo 78). Cuando te los devuelven, la base baja (artículo 80).

Un ejemplo. Bar La Esquina, S.L. te devuelve 3 barriles vacíos que le cobraste a 30,00 € cada uno. En su siguiente entrega le llevas 2 barriles de cerveza de 30 litros. Todo va al 21 % de IVA:

Concepto	Unidades	Precio	Base
Barril de cerveza de 30 litros	2	95,00 €	190,00 €
Envase de barril	2	30,00 €	60,00 €
Envase de barril devuelto	−3	30,00 €	−90,00 €
Total sin IVA			160,00 €

El IVA al 21 % es de 33,60 €, y el total de la factura, 193,60 €. La devolución queda en esta factura: no hace falta rectificativa.

Con la mercancía devuelta, como las cajas rotas, funciona igual. Si prefieres una rectificativa, tienes un modelo en la plantilla de rectificativa por devolución. Cómo llevar el control de los envases y sus cuentas, en envases retornables en contabilidad.

¿Cómo se factura un rappel o un descuento posterior?

Con una rectificativa que resta el descuento, y en un rappel basta una por periodo. Un rappel es un descuento que das al cerrar un periodo si el cliente llega a una cifra de compras.

Los descuentos que das después de la venta bajan la base imponible, si están justificados (Ley del IVA, artículo 80). Por ejemplo, con el acuerdo de rappel por escrito.

• Una rectificativa para todo el periodo. En los descuentos por volumen no hace falta citar cada factura: basta con indicar el periodo (Reglamento de facturación, artículo 15.4).
• Separado por tipos de IVA. Si el cliente te compró productos al 10 % y al 21 %, el rappel se calcula aparte sobre lo comprado a cada tipo. Cada parte lleva su IVA (artículo 6.2).
• Con su recargo de equivalencia. Si el cliente está en recargo de equivalencia, la rectificativa resta también ese recargo.
• Otros descuentos posteriores, como un pronto pago que das después de facturar, también van en una rectificativa que resta. Esta sí cita las facturas que corrige.
• Si el descuento va en la propia factura, se resta antes de calcular el IVA, sin rectificativa (Ley del IVA, artículo 78). Para saber si te compensa darlo, calcúlalo en descuento por pronto pago.

Un ejemplo. Autoservicio Los Olivos, S.L. tiene un rappel del 2 % si te compra más de 9.000 € sin IVA en un trimestre. Entre julio y septiembre de 2026 te ha comprado 10.550,00 € sin IVA: 7.400,00 € en productos al 10 % y 3.150,00 € al 21 %.

Le corresponde el rappel:

Rectificativa R-2026-0032	Base	IVA	Total
Rappel del 2 % sobre los productos al 10 %	−148,00 €	−14,80 €	−162,80 €
Rappel del 2 % sobre los productos al 21 %	−63,00 €	−13,23 €	−76,23 €
Total	−211,00 €	−28,03 €	−239,03 €

La emites el 5 de octubre de 2026. En vez de citar cada factura, dice: «Rectifica las facturas de julio a septiembre de 2026. Causa: rappel del 2 % por volumen del tercer trimestre». Después, esos 239,03 € se los pagas o se los restas de lo que te debe.

Qué es un rappel y cómo calcularlo, en rappel sobre ventas.

¿Puedes hacer una rectificativa si el cliente no te paga?

Sí, para recuperar el IVA de la factura, pero solo si cumples unos requisitos estrictos. Que no te pague no basta. Son estos (Ley del IVA, artículo 80.4):

• Ha pasado el plazo de espera: 1 año desde la entrega sin cobrar, o 6 meses si tu volumen de operaciones del año anterior no pasó de 6.010.121,04 €. El volumen de operaciones es lo que vendiste en el año, sin IVA.
• La factura está anotada a tiempo en tu libro registro de facturas expedidas (Reglamento del IVA, artículo 24). Es el libro donde anotas las facturas que emites.
• Si el cliente es un particular, la base de la factura tiene que pasar de 50 €. Si es una empresa o un autónomo, no hay mínimo.
• Se lo has reclamado por vía judicial o por requerimiento notarial, que es un aviso formal a través de un notario. También vale otro medio que deje prueba fehaciente, es decir, indiscutible, de la reclamación. Qué medios sirven, lo vemos en la guía de impagados que enlazamos abajo.

Cuando acaba ese plazo de 1 año o 6 meses, tienes 6 meses más para hacer la rectificativa y enviársela. Guarda la prueba del envío: sin ella no recuperas el IVA.

En el plazo de un mes desde que la emites, lo comunicas a la Agencia Tributaria con el modelo 952 (Reglamento del IVA, artículo 24).

Si el cliente entra en concurso de acreedores, el plazo cambia. El concurso es el procedimiento judicial para una empresa que no puede pagar sus deudas.

Tienes 3 meses desde el día siguiente a que el BOE publique el auto, la resolución del juez que lo declara (artículo 80.3).

En ese plazo haces la rectificativa y se la envías al cliente y a la administración concursal, que gestiona el concurso. También lo comunicas con el modelo 952.

Cuándo no se puede. En la parte de la deuda con garantía real (como una hipoteca), avalada por un banco o cubierta por un seguro de crédito.

Tampoco con personas o empresas vinculadas a ti: por ejemplo, una sociedad y sus socios, tus empleados, tu cónyuge o tus parientes de sangre hasta el tercer grado. Ni con clientes que no están establecidos en España (artículos 79.5 y 80.5).

Si el cliente es una administración pública, en lugar de reclamarle necesitas un certificado suyo que reconozca la deuda. Si no cumples los requisitos, el IVA que ingresaste se queda ingresado.

Los pasos, con un ejemplo, en recuperar el IVA de facturas impagadas. Cómo reclamar la deuda, en cómo cobrar a un cliente moroso.

¿Cuál es el plazo para hacer una factura rectificativa?

En cuanto sepas la causa, y como tarde 4 años después (Reglamento de facturación, artículo 15.3). Los 4 años cuentan desde la entrega o, en una devolución o un descuento, desde que se producen. Los impagos y los concursos tienen plazos propios, más cortos: están en la tabla.

Qué	Plazo	Norma
Hacer la rectificativa	En cuanto sepas la causa. Como tarde, 4 años desde la entrega, la devolución o el descuento	RD 1619/2012, art. 15.3; Ley del IVA, art. 89
Enviarla a un cliente empresa o autónomo	Antes del día 16 del mes siguiente a emitirla	RD 1619/2012, art. 18
Restar el IVA en el 303	En el 303 del trimestre en que supiste la causa, o en uno posterior, hasta un año después	Ley del IVA, art. 89
Impago: hacer la rectificativa	En los 6 meses siguientes a que acabe el plazo de 1 año (o de 6 meses) sin cobrar	Ley del IVA, art. 80.4
Impago o concurso: comunicarlo con el modelo 952	En un mes desde que emites la rectificativa	Reglamento del IVA, art. 24
Concurso: hacer la rectificativa	3 meses desde el día siguiente a la publicación del auto en el BOE	Ley del IVA, art. 80.3

¿Cómo se declara en el modelo 303?

En las casillas 14 y 15 de tu 303: la base y la cuota que cambian. La excepción es la subida de IVA por un error tuyo, que va en un 303 rectificativo. Estas son las casillas de 2026, según las instrucciones del modelo:

Qué se declara	Casillas	Quién
Cambios en las bases y el IVA	14 (base) y 15 (cuota)	Tú, que emites la rectificativa
Cambios en el recargo de equivalencia	25 (base) y 26 (recargo)	Tú
Rectificación del IVA que se dedujo	40 (base) y 41 (cuota)	Tu cliente, que la recibe (salvo el caso de abajo)

• Con su signo: en negativo, si resta.
• Sin separar por tipos de IVA: en estas casillas va todo junto, el 10 % y el 21 %.
• Si resta IVA, va en el 303 del trimestre en que supiste la causa o en uno posterior, como tarde un año después. También puedes pedir a Hacienda que rectifique aquel 303.
• Si sube por un cambio de precio pactado después de la venta, va en el del trimestre en que la haces.
• Si sube por un error tuyo, va en un 303 rectificativo del trimestre de la factura original.

Con los ejemplos de arriba. El 303 del cuarto trimestre de 2026 se presenta del 1 al 30 de enero de 2027. Llevaría:

• por el precio de la cerveza (R-2026-0031): −15,00 € en la casilla 14 y −3,15 € en la 15;
• por el rappel (R-2026-0032): −211,00 € en la 14 y −28,03 € en la 15;
• en total: −226,00 € en la casilla 14 y −31,18 € en la 15.

Tu cliente también lo corrige, si es una empresa o un autónomo (Ley del IVA, artículo 114). Si la rectificativa viene de una devolución, un descuento o un rappel, usa las casillas 40 y 41 del trimestre en que la recibe.

Si corrige un error tuyo y baja el IVA que tu cliente se dedujo, él presenta un 303 rectificativo del trimestre en que se lo dedujo. Si ya acabó su plazo, paga recargo e intereses (Ley del IVA, artículo 114).

Si el error era «fundado de derecho», lo corrige en el 303 del trimestre en que recibe la rectificativa.

En el ejemplo de la cerveza, el bar presenta un 303 rectificativo del trimestre en que se dedujo esa factura de septiembre de 2026. Las tiendas en recargo de equivalencia no se deducen el IVA, así que no tienen nada que corregir.

¿Qué conviene revisar hoy?

A 5 de octubre de 2026, estas seis cosas en tu programa de gestión:

• ¿Tus rectificativas van en su propia serie, aparte de las facturas normales?
• ¿Cada rectificativa cita la factura que corrige, con su número y su fecha, y la causa?
• ¿Enviarás las rectificativas de octubre de 2026 a tus clientes antes del 16 de noviembre de 2026?
• ¿Los rappels del tercer trimestre de 2026 están ya en rectificativas, separados por tipo de IVA?
• ¿Tienes facturas sin cobrar de entregas anteriores al 5 de abril de 2026 (al 5 de octubre de 2025, si el año pasado vendiste más de 6.010.121,04 €)? Ya pasó el plazo de espera, y desde que acaba solo tienes 6 meses: las de entregas anteriores al 5 de abril de 2025 ya llegan tarde.
• ¿Cuadran tus rectificativas del cuarto trimestre de 2026 con las casillas 14 y 15 del 303 de enero de 2027?