¿Se puede seguir facturando con Excel o Word con Verifactu?

Depende de para qué uses tu Excel o tu Word: según la Agencia Tributaria, sí puedes, si solo escribes, imprimes y guardas las facturas. Pero la Dirección General de Tributos, en sus consultas vinculantes, no descarta que cuente como programa de facturación ni siquiera una plantilla sin fórmulas.

¿Y si tu hoja además saca tus libros de IVA o tu contabilidad? Los libros de IVA son las listas de facturas que llevas para ese impuesto. En ese caso, la Agencia Tributaria es clara: es un programa de facturación y tiene que cumplir Verifactu.

Verifactu es la norma que obliga a los programas de facturación a crear un registro de cada factura al emitirla. Ese registro no se puede cambiar, va encadenado con el anterior y deja un código QR impreso en la factura.

Si facturas con un programa, o tu hoja cuenta como tal, tiene que cumplir Verifactu. Hoy, según la ley, antes del 1 de enero de 2027 si tu empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades: una SL, una SA o una cooperativa. Si eres autónomo o una comunidad de bienes, antes del 1 de julio de 2027.

Aviso del 5 de octubre de 2026: Hacienda ha anunciado que retrasará Verifactu hasta octubre de 2028, para sociedades y autónomos. Quiere que coincida con la factura electrónica obligatoria de las empresas y autónomos que facturan hasta 8 millones de euros al año.

Todavía no está en el BOE: hasta que se publique, valen las fechas de 2027.

Antes de seguir: Verifactu no te aplica si estás en el SII, el sistema en que tus libros de IVA se envían a la Agencia Tributaria en 4 días. No cuentan los sábados, los domingos ni los festivos nacionales.

Tampoco te aplica si tu domicilio fiscal está en el País Vasco o en Navarra. Si no sabes si estás en el SII, pregúntaselo a tu asesoría.

¿Qué dice la Agencia Tributaria de Excel y Word?

Que no cuentan como programa de facturación si solo los usas para escribir, imprimir y guardar las facturas. Lo explica en sus preguntas frecuentes sobre Verifactu, actualizadas a 21 de julio de 2026.

Verifactu es el nombre con el que se conoce el Real Decreto 1007/2023. Regula los programas con los que haces y guardas tus facturas, que la norma llama «sistemas informáticos de facturación».

Según la Agencia Tributaria, Word y Excel no son uno de esos programas si se usan «exclusivamente para»:

• «Introducir los datos de las facturas».
• «Expedir e imprimir las facturas». Expedir es emitir la factura.
• «Conservar la información de facturación».

Pero «sí estará sujeto al reglamento» si la hoja, «además de las funciones anteriores», procesa esos datos para sacar alguno de estos resultados:

• «los libros registros de IVA»;
• «los libros registro de IRPF», el impuesto sobre la renta de los autónomos;
• «la contabilidad»;
• «o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias». Es decir, cualquier dato que uses para presentar tú tus impuestos, como las cifras del modelo 303, la declaración del IVA.

Los libros registro son las listas de facturas que la ley te obliga a llevar para el IVA. En el de facturas expedidas va cada factura que emites, una por una. Lleva su número, su fecha, el cliente y su NIF, la base, el tipo y la cuota (Reglamento del IVA, artículos 62 y 63).

La línea no la marcan las fórmulas, sino para qué usas la hoja. La Agencia Tributaria pone dos ejemplos:

• No la convierten en programa unos «simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo».
• Sí la convierte una «Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas». Una macro es una serie de órdenes grabadas que Excel ejecuta solo.

¿Y un listado de tus facturas con la suma del IVA del trimestre, que tu asesoría usa para el 303? La Agencia Tributaria no lo resuelve. Por su ejemplo, un listado con sumas no es programa. Por su regla, sí lo es si de él sale directamente un resultado para tus impuestos.

Nuestra recomendación: si de ese listado salen las cifras de tu 303, o si hace de libro registro, trata tu hoja como un programa.

La Agencia Tributaria avisa, además, de que podrá comprobar si tu hoja o tu procesador de textos son un programa de facturación. Lo hará «en función de las capacidades y herramientas que utilicen».

La regla vale para cualquier hoja de cálculo o procesador de textos. La Agencia Tributaria cita como ejemplos «Excel, Numbers, etc.» y «Word, Apple Pages, etc.».

¿Hay alguna consulta vinculante sobre Excel y Verifactu?

Sí, varias, y dejan más dudas que la Agencia Tributaria: no descartan que una plantilla de Excel cuente como programa.

Hacienda es el Ministerio de Hacienda. La Agencia Tributaria es quien cobra los impuestos y te comprueba. La Dirección General de Tributos, del mismo ministerio, interpreta las normas de impuestos y contesta por escrito las consultas.

Una consulta vinculante es una de esas respuestas por escrito. La Agencia Tributaria tiene que aplicar su criterio a quien preguntó y a cualquiera que esté en el mismo caso (Ley General Tributaria, artículo 89).

La más cercana a una distribuidora es la V2549-25, de 18 de diciembre de 2025. Una empresa hacía sus facturas con una plantilla de Word o Excel. Tecleaba todos los datos, sin macros ni fórmulas, y guardaba cada factura en PDF. Preguntó si eso era un programa de facturación.

La respuesta fue que «no se puede concluir que no resulte obligada» por el reglamento. El motivo: esas hojas de cálculo «pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación». Es decir, no dice ni sí ni no.

La Dirección General de Tributos repite esa respuesta desde diciembre de 2024 (V2653-24). También en 2026: por ejemplo, en la V0658-26, de 23 de marzo. La más reciente que hemos encontrado, a 5 de octubre de 2026, es de 13 de mayo de 2026 (V1063-26).

En todas, lo que queda fuera sin duda es la factura hecha a mano, sin ningún programa.

	Agencia Tributaria	Dirección General de Tributos
Dónde lo dice	En sus preguntas frecuentes sobre Verifactu	En consultas vinculantes, como la V2549-25
Plantilla de Word o Excel para escribir, imprimir y guardar	No es un programa de facturación	«No se puede concluir» que no lo sea
Qué peso tiene	Es quien te comprobará	Su criterio se aplica a todos los casos iguales

¿Cuál manda si te comprueban? La Agencia Tributaria tiene que aplicar el criterio de las consultas en los casos iguales (Ley General Tributaria, artículo 89).

Pero ese criterio no dice ni sí ni no: dice que una hoja «puede» ser un programa por lo que hace. Y la propia Dirección General remite a las preguntas frecuentes de la Agencia.

Nuestra lectura: si te comprueban, mirarán qué hace tu hoja. Si tu Excel solo hace facturas, a 5 de octubre de 2026 nadie te da una respuesta segura.

¿Puedes hacer unas facturas con programa y otras en Excel?

No está claro. La Agencia Tributaria dice que no, por regla general. La Dirección General de Tributos dice que puedes elegir entre papel y electrónica, pero no ha dicho claramente si puedes mezclar programa y Excel.

La Agencia Tributaria lo dice en sus preguntas frecuentes. Según ella, «con carácter general», «la utilización de cualquier SIF que produzca facturas obliga a que toda la facturación debe ser informática». SIF son las siglas de sistema informático de facturación.

Para la Agencia, un Word o un Excel que no son programa cuentan como facturación a mano.

La Dirección General de Tributos contestó otra cosa en julio de 2026, en dos consultas vinculantes: la V5126-26, de 7 de julio, y la V5177-26, de 15 de julio.

Según esas respuestas, puedes elegir cómo expides cada factura: en papel o en formato electrónico. Y Verifactu no ha cambiado eso: «sin que la aprobación del Real Decreto 1007/2023 haya establecido ninguna modificación al respecto».

Ojo: para tus facturas a empresas y autónomos, el papel deja de valer con la factura electrónica obligatoria, en octubre de 2027 u octubre de 2028.

También dicen que la factura completa que sustituye a un tique no tiene por qué hacerse igual que el tique. En sus palabras, «la forma de emisión de la factura simplificada no condiciona la posterior forma de emisión» de la factura que la sustituye.

Ojo: esas dos respuestas corrigen y anulan una de marzo de 2026 (V0686-26). Aquella decía que podías facturar una actividad con un programa y otra en papel. Las nuevas ya no hablan de programa, sino de factura «electrónica» o «en papel».

El reglamento de Verifactu tampoco lo resuelve. Solo dice que se aplica aunque uses el programa para una parte de tu actividad (Real Decreto 1007/2023, artículo 3): ese programa tiene que cumplir.

A 5 de octubre de 2026, nadie lo ha zanjado. La Agencia Tributaria no ha cambiado su frase en sus preguntas frecuentes, actualizadas el 21 de julio de 2026.

Lo seguro, desde tu fecha: si una parte de tus facturas sale de un programa, saca también las demás de programas que cumplan. Hasta entonces, el reglamento no te obliga a nada.

En una distribuidora pasa a menudo:

• Tiques de ruta y factura del mes en Excel. La terminal con la que tus comerciales imprimen tiques es un programa y tiene que cumplir. Para la Agencia Tributaria, la factura del mes también tiene que salir de un programa. La Dirección General de Tributos dice que la factura que sustituye a un tique no tiene por qué salir del mismo programa.
• El programa de gestión (ERP) para unos clientes y Word para otros. Tu ERP tiene que cumplir. Para la Agencia Tributaria, además, las facturas de los demás clientes no pueden ir en Word.

Puedes tener varios programas a la vez, por ejemplo uno para los tiques y otro para las facturas del mes. La Agencia Tributaria lo admite si cada uno cumple Verifactu.

La Agencia Tributaria cita una excepción a su regla. Si haces tus facturas a mano, puedes usar MiFacturae, el programa gratuito del Gobierno, para las de una Administración pública. El resto puede seguir a mano.

¿Y si te hace las facturas tu asesoría? Si las emite con su programa, ese programa tiene que cumplir Verifactu. Ella crea los registros, pero si no cumple, respondes tú.

Si tú haces las facturas en Excel o Word y ella solo lleva tus libros, vale lo de arriba: si tu hoja solo escribe, imprime y guarda, para la Agencia Tributaria no es un programa.

¿Qué te arriesgas si sigues facturando con Excel?

Una multa de 50.000 € por cada año fiscal, si tu hoja cuenta como programa y no cumple Verifactu (Ley General Tributaria, artículo 201 bis). Solo te la pueden poner desde tu fecha: hasta entonces, la norma no te obliga a tener el programa adaptado.

La multa no depende de cuántas facturas hagas: es la misma con 5 que con 70 al mes. Es la sanción por tener un programa que no tiene su declaración responsable: el documento en que el fabricante declara que su programa cumple.

Una plantilla de Excel normal no tiene esa declaración. Tampoco crea registros, ni la huella, un código que encadena cada registro con el anterior. Ni imprime el código QR, el cuadrado de puntos que lleva cada factura hecha con un programa que cumple.

Si la hoja la has hecho tú, el fabricante eres tú. Para que cumpla, tendrías que programar todo eso y firmar tú la declaración (Real Decreto 1007/2023, artículos 8, 9, 12 y 13; el código QR, en el Reglamento de facturación, artículo 6.5).

Si usas un complemento que promete adaptar Excel a Verifactu, tu Excel pasa a ser un programa: pide su declaración responsable, como a cualquier otro.

Lo mismo con las herramientas hechas para facturar. En julio de 2026, la Dirección General de Tributos dijo que debe cumplir Verifactu quien factura con un complemento de su tienda en línea. Ese complemento sacaba la factura en PDF con los datos del pedido, aunque los libros se llevaran aparte (V5140-26).

Un ejemplo. Distribuciones Ribera, S.L. reparte bebidas a 70 bares y tiendas de barrio. Cada mes hace en Excel una factura por cliente con todos sus albaranes del mes: una factura recapitulativa.

Una macro pasa cada factura a una pestaña (otra hoja del mismo Excel) llamada «Libro de IVA». Su asesoría la usa para el modelo 303. Y sus dos comerciales dan tiques en ruta con una terminal.

Lo que hace Ribera	Qué pasa con Verifactu
Una macro llena la pestaña «Libro de IVA»	Es el ejemplo de la Agencia Tributaria: su Excel es un programa de facturación
Las facturas del mes, tecleadas en la plantilla	Aunque quite la macro, la Dirección General de Tributos no descarta que sea un programa
Los tiques de ruta, con la terminal	Su terminal tiene que cumplir. Para la Agencia Tributaria, además, todas sus facturas tienen que salir de programas que cumplan
70 facturas antes del día 16 del mes siguiente, con el número tecleado a mano	Riesgo de números repetidos o saltos en la numeración

Ribera es una SL, así que tributa por el Impuesto sobre Sociedades. Con las fechas que hoy están en la ley, su Excel con la macro y su terminal tienen que cumplir antes del 1 de enero de 2027. El retraso a octubre de 2028 aún no está en el BOE. Lo seguro es pasar todas sus facturas a programas que cumplan antes de esa fecha.

Con muchas facturas al mes, Excel te da además más trabajo y más ocasiones de error. Estos dos riesgos los tienes aunque tu Excel no cuente como programa:

La numeración. Las facturas de cada serie llevan números correlativos, es decir, seguidos y sin saltos (Reglamento de facturación, artículo 6). Una serie es una numeración propia, con su prefijo. Las rectificativas, que corrigen otra factura, van en otra serie.

En Excel, el número lo suele teclear una persona. Si dos personas facturan a la vez, o copias la factura del mes anterior, pueden salir números repetidos o saltos. La Agencia Tributaria no dice nada concreto de numerar con una fórmula.

Un número repetido o un salto incumple las normas de facturación. La multa es del 1 % del importe de las operaciones afectadas (Ley General Tributaria, artículo 201.2.a). Más detalle, en numeración y series de facturas.

La factura del mes. Si el cliente es una empresa o un autónomo, la emites antes del día 16 del mes siguiente (Reglamento de facturación, artículo 13). Con 70 clientes, son 70 facturas en 15 días, copiando albaranes a mano.

Si te retrasas, incumples el plazo. Y al copiar a mano es fácil equivocarse en un precio o en una cantidad, y cada error es una rectificativa. Los requisitos, en factura recapitulativa: requisitos y plantilla.

¿Hasta cuándo puedes facturar con Excel?

Si tu Excel cuenta como programa de facturación, hoy la ley te deja usarlo hasta el 31 de diciembre de 2026. Eso, si tu empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades. Si eres autónomo o una comunidad de bienes, hasta el 30 de junio de 2027 (Real Decreto 1007/2023, disposición final cuarta).

Si no cuenta como programa, Verifactu no le pone fecha límite, aunque sigue en pie la duda de la Dirección General de Tributos.

Pero tus facturas a empresas y autónomos tienen otra fecha límite: la de la factura electrónica obligatoria (Real Decreto 238/2026).

Llega en octubre de 2027 si tu volumen de operaciones del año anterior (lo que vendiste, sin IVA) superó los 8 millones de euros. Para el resto, en octubre de 2028. Son 12 o 24 meses después de que entrara en vigor la Orden HAC/1028/2026, el 6 de octubre de 2026.

Desde entonces, esas facturas tienen que ir en un formato electrónico estructurado, que un programa lee solo (artículos 3 y 7). Un PDF hecho en Excel o en Word no vale, ni una factura en papel.

Los tiques quedan fuera, salvo si el cliente te pide que el tique lleve su NIF, su domicilio y el IVA aparte (artículo 4). Más detalle, en factura electrónica obligatoria.

Si tu Excel cuenta como programa, ojo con la factura de diciembre. Si tu empresa tributa por el Impuesto sobre Sociedades, puedes facturar hasta el 15 de enero de 2027 tus entregas de diciembre de 2026 a empresas o autónomos. Pero si emites esa factura en enero, ya tiene que salir de un programa que cumpla.

Si eres autónomo, te pasa lo mismo con las entregas de junio de 2027 que factures en julio.

Hacienda ha anunciado que retrasará Verifactu a octubre de 2028, pero todavía no está en el BOE. No lo des por hecho: prepárate para las fechas de 2027. Pregunta a tu asesoría si ya ha salido, o busca «Verifactu» en la web del BOE.

El detalle de las fechas y las sanciones está en fechas de Verifactu y sanciones.

Las facturas que ya hiciste en Excel no cambian: guárdalas como hasta ahora (Reglamento de facturación, artículo 19). En general, 6 años desde el último asiento de tus libros (Código de Comercio, artículo 30). El detalle, en cuántos años hay que guardar albaranes y facturas.

¿Qué tienes que hacer según cómo facturas hoy?

Depende de qué hace tu hoja y de si usas algún programa. Si tu Excel solo escribe, imprime y guarda, la Agencia Tributaria no te obliga, aunque hay duda.

Si saca tus libros, tienes que cambiar antes de tu fecha. Si haces alguna factura con un programa, ese programa tiene que cumplir, y lo seguro es que las demás también salgan de uno. Busca tu caso:

Cómo facturas hoy	Qué dice la norma	Qué te conviene hacer
A mano, en talonario, todas las facturas	Verifactu no te afecta	Nada para Verifactu, mientras no hagas ninguna con programa. Pero tus facturas a empresas no podrán ir en papel desde octubre de 2027 u octubre de 2028
Plantilla de Word o Excel: escribes, imprimes o guardas en PDF, y tu asesoría lleva los libros	Para la Agencia Tributaria no es programa; la Dirección General de Tributos no lo descarta	Lo seguro: pasar antes de tu fecha a un programa que cumpla o, si haces pocas facturas y ningún tique, a la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria. Si sigues, hazlo sabiendo que hay duda
Excel con fórmulas que suman las líneas y calculan el IVA de cada factura	Para la Agencia Tributaria, sumar no la convierte en programa (su ejemplo de los listados con sumas). La Dirección General de Tributos, ante una plantilla de Excel que solo multiplica y suma (V1064-26), repite que no puede descartarlo	Lo mismo que en la fila anterior
Excel que además saca tu libro de IVA, tu contabilidad o las cifras del 303	Es un programa de facturación	Cambiar a un programa que cumpla antes de tu fecha
Un programa o una terminal para una parte (por ejemplo, los tiques de ruta) y Excel para el resto	Ese programa tiene que cumplir. Para la Agencia Tributaria, toda tu facturación tiene que salir de programas. La Dirección General de Tributos solo lo ha aclarado para la factura que sustituye a un tique: no tiene por qué salir del mismo programa	Lo seguro: pasar todas las facturas a programas que cumplan antes de tu fecha
Tu asesoría te hace las facturas con su programa	Ese programa tiene que cumplir, y respondes tú	Pedirle su declaración responsable

Y en todos los casos: tus facturas a empresas y autónomos tendrán que ser electrónicas y estructuradas desde octubre de 2027 u octubre de 2028, según tu volumen de operaciones. Solo quedan fuera los tiques que no llevan los datos del cliente.

¿Qué alternativas tienes a Excel?

Tres, y con las tres cumples Verifactu sin duda. Para tus facturas a empresas y autónomos, mira además la fecha de la factura electrónica obligatoria: octubre de 2027 u octubre de 2028.

Opción	Cuándo encaja	Qué tienes que mirar
Un programa de facturación o un ERP que cumpla Verifactu	Si haces muchas facturas al mes, con albaranes, facturas del mes y tiques de ruta	Su declaración responsable; que haga las facturas del mes y los tiques; que te lo dejen funcionando antes de tu fecha
La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria	Si haces pocas facturas, todas a clientes identificados, y no das tiques en ruta	No hace tiques; cada factura se rellena en un formulario de su web
Facturas a mano, en talonario	Si haces pocas facturas y ninguna con programa	Todas a mano, también las de ruta. Desde la fecha de la factura electrónica obligatoria, las facturas a empresas no podrán ir en papel

Sobre la aplicación de la Agencia Tributaria:

• Está en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, en «Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU». El enlace se llama «Acceso a la Aplicación de facturación de la AEAT».
• Entras con Cl@ve Móvil, certificado electrónico o DNI electrónico.
• No tiene límite de facturas, pero cada una se teclea en el formulario. La Agencia dice que lo lógico es usarla con «un número limitado de facturas emitidas al año».
• Admite el recargo de equivalencia, el que cobras además del IVA a las tiendas de autónomos acogidas a ese régimen.
• Envía cada registro a la Agencia Tributaria al momento.
• Todas las facturas llevan destinatario: no hace facturas simplificadas, como los tiques de ruta.
• Puedes guardar tus clientes y tus productos, o importarlos desde un fichero de texto con los datos separados por «#».
• Las facturas y sus registros solo se gestionan dentro de la aplicación. No puedes exportar los registros para seguir facturando con otro programa.
• Tiene una versión de pruebas, cuyas facturas no cuentan para Hacienda.
• Hoy solo descarga las facturas en PDF. Para la factura electrónica entre empresas, la Agencia Tributaria tendrá un formulario gratuito propio (Orden HAC/1028/2026).

¿Puedes seguir preparando los datos en Excel? Sí. Puedes preparar los datos en Excel y pasarlos a un programa que cumpla: para la Agencia Tributaria es una forma normal de meter datos. Lo que importa es que la factura salga del programa.

Cómo comparar programas, en cómo elegir un programa que cumpla Verifactu.

Lo que no son facturas sigue igual. Puedes usar Excel para las hojas de pedido, las tarifas o los listados para controlar cobros. Si tus clientes te piden con una hoja de pedido en Excel, sigue valiendo: un pedido no es una factura.

Lo que conviene revisar antes de tu fecha

Si tu Excel es un programa, o vas a dejarlo, estos son los pasos. Las fechas son para una empresa que tributa por el Impuesto sobre Sociedades; si eres autónomo, súmales seis meses.

• Antes del 31 de octubre de 2026: apunta qué hace tu Excel. ¿Saca el libro de IVA, las cifras del 303 o la contabilidad, con fórmulas o con macros? Si es así, es un programa y tienes que cambiar. Si no, busca tu fila en la tabla de casos.
• Antes del 31 de octubre de 2026: ¿haces alguna factura o tique con un programa, como las terminales de ruta? Ese programa tiene que cumplir desde tu fecha. Y, para la Agencia Tributaria, todas tus facturas tienen que salir de programas que cumplan.
• Antes del 30 de noviembre de 2026: elige un programa que cumpla o la aplicación de la Agencia Tributaria. Si eliges un programa, pide su declaración responsable a quien te lo vende.
• En diciembre de 2026: da de alta tus clientes, tus artículos y tus series en el nuevo sistema. Haz pruebas sin emitir facturas reales: la aplicación de la Agencia Tributaria tiene una versión de pruebas, y a tu proveedor puedes pedirle lo mismo.
• Desde el 1 de enero de 2027: todas tus facturas salen del sistema nuevo, también la de las entregas de diciembre. Antes, mira si el retraso a octubre de 2028 ya está en el BOE.
• Siempre: guarda las facturas que hiciste en Excel. Y apunta tu fecha de la factura electrónica entre empresas: octubre de 2027 u octubre de 2028.