Plantilla de pedido a proveedores (Excel, Word y PDF) y modelos de carta de pedido

Un pedido a proveedores es el documento con el que pides mercancía a tu proveedor: qué artículos, cuántos, a qué precio y para cuándo. Aquí tienes una plantilla para tu distribuidora en Excel, Word y PDF, y cuatro modelos de carta de pedido.

Se descarga gratis y sin registro. El Excel calcula los importes y el IVA, y trae una hoja para llevar el control de todos tus pedidos.

¿Buscas la hoja que rellenan tus clientes para pedirte a ti? Está en la plantilla de hoja de pedido.

¿Qué versión te conviene: Excel, Word o PDF?

Si haces los pedidos en el ordenador, usa el Excel: calcula los importes y lleva el control de cada pedido. El Word sirve para cambiar el diseño. El PDF es para rellenar a mano.

Qué hace	Excel	Word	PDF
Calcula los importes y los totales por tipo de IVA	Sí	No	No
Cuenta las cajas y los palés que pides	Sí	No	No
Control de pedidos: estado, atrasos y pedidos sin confirmar	Sí, en otra hoja	No	No
Desplegables para elegir el formato de compra y el IVA	Sí	No	No
Filas para artículos	20	15	15
Se rellena	En el ordenador	En el ordenador o a mano	A mano

Las tres llevan las mismas partes y se imprimen en un A4 vertical: tus datos, los del proveedor, la entrega, los artículos, las condiciones y los totales por tipo de IVA.

En el Word puedes cambiarlo todo: tu logo, las columnas y los textos. El PDF no se edita. Si quieres tus datos impresos, cámbialos en el Word y guárdalo como PDF.

Los cuatro modelos de carta van aparte, en Word y en texto. Los tienes también más abajo, para copiarlos.

¿Qué lleva el Excel?

Tres hojas: «Pedido», la que mandas a tu proveedor; «Control», donde apuntas cada pedido y su estado; e «Instrucciones». Viene en blanco: solo trae dos líneas de muestra bajo el título, para que pongas los datos de tu empresa.

La hoja «Pedido» es un formato de pedido con estas partes:

• Arriba: tus datos, el número de pedido y la fecha.
• El proveedor: su nombre y su NIF, la persona de contacto y el email para pedidos. También tu número de cliente en el proveedor, si te lo ha dado, y quién hace el pedido en tu empresa.
• La entrega: la fecha que pides, la franja de descarga, el lugar y quién recibe. La franja es el rato en que tu almacén puede descargar: por ejemplo, de 7:00 a 10:00.
• 20 líneas para artículos: referencia del proveedor, tu código, descripción, formato de compra, contenido del formato, cantidad, precio pactado sin IVA, descuento, IVA e importe.
• Abajo: las cajas, los palés y las líneas que pides; las condiciones; los totales por tipo de IVA, y una nota que pide al proveedor que confirme el pedido por escrito. Las condiciones son la forma y el plazo de pago, los portes, los envases que devuelves y las observaciones.

La vista previa de arriba es la pantalla del Excel. Al imprimirlo o guardarlo en PDF, sale en un A4 vertical.

Tres palabras de la hoja que conviene no mezclar:

• Formato de compra: cómo te lo vende el proveedor. Elígelo de la lista desplegable: caja, palé, unidad, pack, barril, garrafa, saco, kg o bandeja. Si el tuyo no está, escríbelo.
• Contenido del formato: lo que trae cada formato. Por ejemplo, «24 botellines» en una caja, u «80 packs de 24 latas» en un palé.
• Precio pactado: el que has acordado con el proveedor, sin IVA, por cada formato. Si pides por palés, es el precio de un palé.

Así, una fila con cantidad 1 y formato «Palé» es un palé entero, no una lata.

Las dos referencias sirven para cosas distintas. La del proveedor es la que él busca para preparar tu pedido. La tuya es la de tu programa de gestión (ERP), el programa donde llevas tus compras, tu stock y tus facturas.

Con ella, tu almacén da entrada a la mercancía sin buscarla por el nombre. Si no usas programa de gestión, deja tu código en blanco.

Para comparar ofertas antes de pactar, tienes el cuadro comparativo de precios de proveedores. Cómo negociar precios y descuentos, en negociar con proveedores. Y cómo pasar del precio de compra a tu precio de venta, en cómo calcular el precio de venta mayorista.

Un ejemplo. Distribuciones del Norte, una distribuidora de bebidas, pide a Cervecera del Prado, una fábrica de cerveza. Es el pedido de la vista previa, del 13 de octubre de 2026:

Artículo	Cálculo	IVA	Importe sin IVA
120 cajas de cerveza rubia en tercio	120 × 14,20 €	21 %	1.704,00 €
1 palé de latas de cerveza rubia	1.088,00 € menos un 3 %	21 %	1.055,36 €
12 barriles de cerveza rubia de 30 litros	12 × 58,50 €	21 %	702,00 €
30 cajas de cerveza tostada en tercio	30 × 16,80 € menos un 5 %	21 %	478,80 €
40 cajas de agua mineral sin gas	40 × 5,90 €	10 %	236,00 €

Al 21 %, la base (el importe sin IVA) es de 3.940,16 € y el IVA, de 827,43 €. Al 10 %, la base es de 236,00 € y el IVA, de 23,60 €. El total del pedido, con IVA, es de 5.027,19 €.

Son 190 cajas, 1 palé y 12 barriles. La hoja solo cuenta las filas con formato «Caja» o «Palé», elegido de la lista; los barriles, no.

En la hoja, el IVA de cada tipo se llama «cuota». El Excel redondea cada importe y cada IVA a céntimos, como en una factura.

El IVA del pedido es orientativo. El que pagas es el de la factura, y puede cambiar: por ejemplo, si el proveedor te cobra portes, envases o el impuesto especial sobre la cerveza. También suman a la base (Ley 37/1992 del IVA, art. 78).

Los descuentos de la factura, en cambio, se restan antes de calcular el IVA (art. 78), como hace la plantilla.

¿Qué IVA lleva cada artículo? El general es del 21 % (Ley del IVA, art. 90). Van al 21 % las bebidas con alcohol, como la cerveza, y los refrescos, zumos y gaseosas con azúcares o edulcorantes añadidos (art. 91).

Sin azúcares ni edulcorantes añadidos, esos refrescos y zumos van al 10 %. También la mayoría de los alimentos y el agua. Al 4 % van el pan común, las harinas panificables, la leche, los quesos, los huevos y los aceites de oliva. También las frutas, verduras, hortalizas, legumbres, tubérculos y cereales naturales (art. 91).

¿Y la cerveza «sin»? Si lleva algo de alcohol, aunque sea poco, va al 21 %: la ley llama bebida alcohólica a todo líquido que contenga alcohol etílico (art. 91). La 0,0, confírmala con tu asesor. Todos los tipos, producto a producto, en tipos de IVA.

¿Y el recargo de equivalencia? Tu proveedor no te lo cobra: una distribuidora que vende sobre todo a bares, tiendas y otras empresas no es un comercio minorista. Por eso el pedido no lleva columna de recargo.

El recargo es un porcentaje que pagan algunas tiendas, además del IVA. ¿Cuáles?

Lo llevan los comerciantes minoristas personas físicas o entidades en atribución de rentas, como las comunidades de bienes, que revenden sin transformar. Además, el año anterior vendieron más del 80 % a particulares (Ley del IVA, arts. 148 y 149). Hay excepciones: confírmalo con tu asesor.

Más, en recargo de equivalencia.

La hoja te avisa en rojo, bajo los totales. Si hay varios problemas, ves todos los avisos juntos:

• «Revisa» en el importe: la cantidad, el precio o el descuento de esa fila no es un número. Pasa si pegas «14,20 €» como texto. Escribe 14,20, sin el €. Si tu Excel usa el punto para los decimales, escribe 14.20.
• «Falta el IVA %»: hay un importe sin tipo de IVA, y no entra en los totales. La casilla de IVA de esa fila se pone en rojo claro.
• «Hay un descuento de menos de un 1 %»: suele pasar si escribiste «5 %», porque Excel lo guarda como 0,05. Escribe 5. Si tu descuento es de verdad de menos de un 1 %, como un 0,5 %, deja 0,5: el aviso se queda, pero la cuenta está bien.
• «La entrega pedida es anterior a la fecha del pedido» y «Falta el nº de pedido».

¿Cómo haces un pedido con la plantilla?

Rellenas la hoja «Pedido», la guardas en PDF, la mandas por email y la apuntas en «Control». No guardes un Excel por pedido: usa siempre el mismo, porque «Control» está dentro y lleva la lista de todos. La copia de cada pedido es su PDF.

Las hojas «Pedido» y «Control» están protegidas, sin contraseña. Solo puedes escribir en las celdas de datos, para no borrar una fórmula sin querer. Para cambiar algo más, ve a Revisar › Desproteger hoja. Al terminar, vuelve a protegerla con Revisar › Proteger hoja. En «Control», marca «Usar Autofiltro» en la lista de permisos, para que sigan funcionando las flechas.

Una sola vez:

1. En «Pedido», cambia las dos líneas de muestra que hay bajo el título. Pon el nombre de tu empresa, tu NIF, tu dirección, tu teléfono y tu email.
2. Para el logo, desprotege la hoja, ve a Insertar › Imágenes y vuelve a protegerla. Hazlo pequeño y ponlo junto al título.
3. Si tu forma de pago, tus portes y tu entrega casi no cambian, escríbelos ya. Guarda el fichero: los tendrás puestos en cada pedido.

Para cada pedido:

1. El número y la fecha. Numera los pedidos seguidos: mira el último en «Control» y suma uno. Por ejemplo, PC-2026-0148, de «pedido de compra».
2. El proveedor y la entrega. La fecha que pides, la franja, el lugar y quién recibe.
3. Una línea por artículo. La referencia del proveedor, de su tarifa o su catálogo, y tu código. La descripción, con el tamaño: «Cerveza rubia, tercio 33 cl». El formato de compra, de la lista, y lo que trae: «Caja» y «24 botellines».
4. La cantidad, el precio y el descuento. La cantidad, en el formato de la fila. El precio pactado, sin IVA. El descuento, en porcentaje y sin el signo: 5 para un 5 %. Y el IVA: 21, 10 o 4.
5. Las condiciones. La forma y el plazo de pago, los portes y los envases que devuelves. Los portes «pagados» los paga el proveedor; los «debidos», tú. En «Observaciones», lo que tenga que saber: lotes, fechas de consumo preferente, el tipo de palé o cómo se descarga.
6. Los avisos. Si sale uno en rojo bajo los totales, corrígelo.
7. El PDF. En Windows: Archivo › Guardar como (o Guardar una copia). En «Guardar como tipo», elige PDF (*.pdf) y, en «Opciones», «Hojas activas», no «Todo el libro». En Mac: Archivo › Guardar como (o Guardar una copia) › Formato de archivo › PDF. Abre el PDF antes de mandarlo: tiene que llevar solo la hoja «Pedido».
8. El email. Mándalo con el modelo 1 de carta, más abajo, y pide la confirmación por escrito.
9. Copia la fila para el control. A la derecha del pedido está el recuadro con el título verde «Para tu hoja «Control»». No se imprime ni sale en la vista previa de arriba. Sus seis casillas, de M3 a R3, traen el número, la fecha, el proveedor, la entrega pedida, el importe y el estado «Enviado». Selecciónalas y cópialas.
10. Pégala en «Control». Haz clic en la columna A de la primera fila libre y pega solo los valores: clic derecho › Opciones de pegado › Valores. El pedido queda apuntado, ya en «Enviado». Guarda el Excel.
11. El siguiente. Borra las líneas del pedido: selecciona desde la referencia de la línea 1 hasta el IVA de la línea 20 (de B16 a J35) y ve a Inicio › Borrar › Borrar contenido. Cambia el número, la fecha, el proveedor y la entrega. Revisa los envases y las observaciones. Deja tus datos y tu forma de pago.

¿Más de 20 artículos? Haz dos pedidos, cada uno con su número, y mándalos en el mismo email. Escribe en él: «Van dos pedidos, el PC-2026-0152 y el PC-2026-0153, para la misma entrega».

¿Cómo llevas el control de tus pedidos a proveedores?

En la hoja «Control», con una fila por pedido y su estado. Cambias el estado según avanza, y la hoja te avisa de los pedidos que se retrasan.

Cada fila tiene estas columnas: nº de pedido, fecha, proveedor, entrega pedida, importe sin IVA, estado, entrega confirmada, recibido el, nº de albarán del proveedor e incidencias. El aviso y los días de retraso salen solos. Caben 300 pedidos.

Estado	Cuándo lo pones
Enviado	Al mandar el pedido. Sale solo si pegas la fila desde «Pedido».
Confirmado	Cuando el proveedor te lo confirma por escrito. Si te da otra fecha, ponla en «Entrega confirmada».
Pendiente (falta una parte)	Ha llegado una parte y el resto llega después.
Recibido completo	Ha llegado todo y cuadra con el pedido.
Recibido con incidencias	Ha llegado todo lo que va a llegar, pero algo no cuadra: una falta que no se va a servir, roturas, otro artículo, los lotes o la temperatura.

Al recibir, pon la fecha en «Recibido el» y el número del albarán del proveedor. Si algo no cuadra, escribe en «Incidencias» qué ha pasado y qué se hace.

El aviso sale solo, en rojo:

• «Atrasado»: ha pasado la fecha de entrega y no ha llegado todo. Cuenta la entrega confirmada o, si no hay, la pedida.
• «Sin confirmar»: el pedido sigue en «Enviado» al día siguiente de hacerlo. Si tu proveedor tarda más en confirmar, cambia el número de días arriba, en la casilla de «Sin confirmar».
• «Elige el estado» y «Falta la fecha de recepción».

«Días de retraso» cuenta los días desde la fecha de entrega hasta hoy o, si ya ha llegado todo, hasta el día en que llegó. Arriba ves cuántos pedidos hay en cada estado, cuántos van atrasados y cuántos siguen sin confirmar.

Un ejemplo. Es la vista previa: el control de Distribuciones del Norte el 16 de octubre de 2026.

Pedido y proveedor	Entrega	Estado	Lo que muestra la hoja
PC-2026-0148, Cervecera del Prado	15 de octubre	Recibido con incidencias	Sin aviso. En «Incidencias»: «2 cajas de tercios rotas, anotadas en el albarán»
PC-2026-0149, Manantial Ribera Fría	14 de octubre	Pendiente (falta una parte)	«Atrasado», 2 días: faltan 10 cajas de agua con gas
PC-2026-0150, Bodegas Valle Sereno	20 de octubre	Enviado	«Sin confirmar»: lo mandó el 14 de octubre y no se lo han confirmado
PC-2026-0151, Hielos El Carámbano	Confirmada para el 19 de octubre	Confirmado	Sin aviso

Para ver solo los pedidos de un proveedor o de un estado, usa las flechas de la fila de títulos: filtran sin desproteger la hoja. Para ordenar, desprotégela antes (Revisar › Desproteger hoja) y vuelve a protegerla al terminar.

¿Qué proveedores llegan tarde o con incidencias? Para puntuarlos, tienes la evaluación de proveedores en Excel.

¿Buscas el control de los pedidos de tus clientes? Está en control de pedidos en Excel. Y todo el recorrido de un pedido de cliente, en gestión de pedidos en una distribuidora.

¿Qué debe llevar un pedido a un proveedor?

Lo esencial: tus datos y los del proveedor, el número, los artículos con su cantidad y su precio, la entrega y el pago. Cada campo de la plantilla evita un error concreto:

Campo	El error que evita
Número de pedido, seguido	No saber a qué pedido corresponde un albarán o una factura, o pedir dos veces lo mismo.
Referencia del proveedor	Que te sirva un artículo parecido, de otro tamaño.
Tu código	Que tu almacén dé entrada a la mercancía con otro artículo en tu programa de gestión.
Formato de compra y su contenido	Recibir 120 botellas cuando pediste 120 cajas.
Precio pactado y descuento	Que la factura llegue con el precio de tarifa, sin tu descuento.
Fecha, franja y lugar de entrega	Que el camión llegue cuando no hay nadie para descargar, o al almacén equivocado.
Forma y plazo de pago	Discutir el plazo con cada factura.
Envases que devuelves	Que el camión se vaya sin los barriles vacíos.
Petición de confirmación	Contar con un pedido que el proveedor no ha visto, o que no puede servir.

¿Qué dice la ley? Ninguna ley dice qué datos debe llevar un pedido. Si compras para revender, un contrato vale sea cual sea su forma, si se puede probar (Código de Comercio, arts. 51 y 325). Así que vale un email, un PDF o un WhatsApp.

La compra queda cerrada cuando estáis de acuerdo en la mercancía y en el precio (Código Civil, art. 1450). Si el pedido lo propones tú, se cierra cuando te llega su confirmación. Cuenta desde que la conoces, o desde que ya no podrías ignorarla sin faltar a la buena fe.

No des un pedido por libre solo porque no has abierto su respuesta. Si con tu pedido aceptas tal cual una oferta suya, se cierra igual, cuando tu pedido le llega a él (Código Civil, art. 1262; Código de Comercio, art. 54).

Por eso conviene pedir siempre la confirmación por escrito. Es tu prueba de que el proveedor aceptó tu pedido, con sus artículos, sus cantidades y sus precios. En alimentación, ninguna de las dos partes puede negarse a confirmar por escrito lo acordado si la otra se lo pide (Ley 12/2013, art. 14 bis.1.f).

Una vez confirmado, ninguno de los dos puede cambiarlo por su cuenta (Código Civil, arts. 1091 y 1256). En un contrato alimentario, la ley lo prohíbe expresamente para el calendario, el volumen, la calidad, el pago o el precio (Ley 12/2013, art. 14 bis.1.c).

Si tienes que cambiarlo o anularlo, pídeselo y espera su respuesta. Si todavía no te lo ha confirmado, avísale cuanto antes y por escrito. Tienes un modelo de carta más abajo.

Si compras alimentos o bebidas, además, el contrato alimentario. La Ley 12/2013, de la cadena alimentaria, pide un contrato por escrito, firmado por los dos, antes de la primera entrega (art. 8.1). La ley incluye las bebidas (art. 5.e).

El contrato fija las condiciones y puede dejar los artículos para cada pedido (art. 9.1.b). Por eso necesitas los dos: el contrato, una vez, y el pedido, cada vez.

No hace falta si pagas al contado cuando te entregan: basta con la factura (art. 8.3). Tampoco si la compra es de 1.000 € o menos (art. 2.4, que remite a la Ley 7/2012, art. 7.1).

Al contado no quiere decir en efectivo. Entre empresas, no puedes pagar en efectivo 1.000 € o más, y la infracción es del que paga y del que cobra (Ley 7/2012, arts. 7.Uno.1 y 7.Dos.2). Si pagas en la entrega, hazlo por transferencia o con tarjeta.

El umbral es el precio de cada «transacción comercial» (art. 2.4), y así lo repite la AICA, la agencia que controla esta ley, en sus preguntas frecuentes. Ninguna de las dos aclara si se cuenta por pedido, por factura o por año.

Si pides a menudo por menos de 1.000 €, confírmalo con tu asesor: lo prudente es firmar el contrato.

En el ejemplo, Distribuciones del Norte compra 5.027,19 € de cerveza y agua y paga a 30 días. Necesita un contrato alimentario firmado con Cervecera del Prado (arts. 2.4 y 8.1).

¿Y si no lo tienes? La compra sigue valiendo: la forma escrita no es requisito de validez (art. 8.2).

Pero no tenerlo por escrito cuando es obligatorio es una infracción grave, con multa de 3.001 a 100.000 € (arts. 23.2.b y 24.1.b). Y la ley presume, salvo prueba en contrario, que el responsable es el comprador: tú (art. 23.4).

Qué debe llevar, en contrato alimentario obligatorio.

¿Buscas una orden de compra, o la diferencia entre orden de compra, pedido y nota de pedido? Lo explicamos en orden de compra: plantilla.

¿Qué plazo de pago puedes pactar con tu proveedor?

Como mucho, 60 días naturales desde que recibes la mercancía. Si no pactáis nada, 30 días naturales (Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad, art. 4).

El plazo cuenta desde que recibes la mercancía, no desde la factura, aunque te llegue antes (art. 4.1).

Hay una excepción: si pactáis un plazo, una factura electrónica puede empezar a contarlo desde que la recibes. Para eso tienen que estar garantizadas tres cosas: la identidad y la autenticidad de quien la firma, la integridad de la factura y que la has recibido (art. 4.1).

Para que no haya dudas, escribe en la forma de pago desde cuándo cuentan los días: por ejemplo, «a 30 días desde la recepción».

En alimentación, el máximo es más corto para lo perecedero: 30 días para los frescos y perecederos, y 60 para el resto, contados desde cada entrega (Ley 15/2010, disposición adicional primera). Frescos y perecederos son los que duran menos de 30 días o necesitan temperatura controlada (misma disposición, apartado 1).

Que esta ley incluya las bebidas se apoya en el Reglamento (CE) 178/2002, art. 2, y la Ley 12/2013, art. 5.e. Además, tu proveedor tiene que poner en la factura el día exacto en que vence el pago (misma disposición, apartado 3).

Pagar más tarde de esos máximos es una práctica prohibida (Ley 12/2013, art. 14 bis.1.a). Es una infracción grave, con multa de 3.001 a 100.000 € (arts. 23.2.g y 24.1.b).

La cerveza y el agua del ejemplo tienen meses de consumo preferente y no necesitan temperatura controlada: no son frescos ni perecederos, y su máximo es de 60 días. Distribuciones del Norte paga a 30 días desde la recepción, así que cumple los dos máximos.

Más detalle, en ley de morosidad y en plazos de pago en alimentación.

¿Qué compruebas cuando llega la mercancía?

Que lo que llega coincide con el albarán y con tu pedido, antes de firmar. Lo que no cuadre, se anota en el albarán en ese momento.

• Los bultos: cuántas cajas, palés y otros bultos (barriles, garrafas…) llegan. Las cajas y los palés, compáralos con «Cajas pedidas» y «Palés pedidos»; el resto, línea a línea.
• Los artículos y las cantidades, línea a línea: la referencia, el formato y la cantidad del albarán, contra tu pedido.
• Los lotes y las fechas de caducidad o de consumo preferente. Si pediste un mínimo, como 6 meses de consumo preferente, compruébalo.
• La temperatura, si llegan refrigerados o congelados: la del camión y la del producto. Las máximas de cada producto, en registro sanitario para distribuidores.
• Los daños: cajas rotas, abolladas o mojadas, y palés deshechos.
• Los envases: los vacíos que devuelves, anotados en el albarán.

Lo que no cuadre, en el albarán, antes de firmar. Escribe qué falta o qué llega mal: «faltan 10 cajas de agua con gas», «2 cajas de tercios rotas». Firma con tu nombre y la fecha, y quédate una copia. Después, anótalo en «Incidencias», en la hoja «Control», y avisa al proveedor por escrito.

¿Hasta cuándo puedes reclamar al proveedor? Si compras para revender, rige el Código de Comercio (art. 325). Sus plazos son cortos:

• Lo que revisas al recibir. Si examinas la mercancía al recibirla y quedas conforme, ya no puedes reclamar faltas ni defectos de cantidad o calidad (art. 336).
• Lo que llega en cajas o embalado. Tienes 4 días para reclamar faltas o defectos de cantidad o calidad, a partir del día siguiente al de la recepción. La ley dice que en ese plazo tienes que «ejercitar tu acción» (art. 336).
• Lo que no se ve. Por un defecto interno, tienes 30 días desde la entrega (art. 342).

Los 4 días son seguidos, festivos incluidos. El Código de Comercio no dice nada de festivos. En lo que no regula, se aplica el Código Civil (Código de Comercio, art. 50; Código Civil, art. 4.3), y este no quita los días inhábiles (art. 5.2).

Un ejemplo: si recibes el jueves 15 de octubre, el plazo acaba el lunes 19.

¿Firmar el albarán es quedar conforme? La ley no lo dice. Habla de examinar la mercancía y quedar conforme, no de firmar (art. 336). Firmar el albarán prueba que la recibiste. Si no abriste las cajas, para lo que venía dentro tienes los 4 días.

Pero el proveedor puede pedirte que la revises en el momento de la entrega. Si lo hace y la das por buena, ya no puedes reclamar faltas ni defectos de cantidad o calidad (art. 336).

Lo prudente: revisa lo que puedas al recibir y anota en el albarán lo que no cuadre. Abre las cajas cuanto antes y reclama por escrito al proveedor dentro de esos días. Si no te da la razón, habla enseguida con tu asesor.

Cuándo no tienes esta reclamación. El artículo no te la da si la avería viene «de caso fortuito, vicio propio de la cosa o fraude» (art. 336). No es que tengas más plazo: es que esta vía no sirve.

Caso fortuito es lo que no se podía prever o, si se preveía, no se podía evitar (Código Civil, art. 1105). Vicio propio es un defecto de la propia mercancía. Si el defecto es interno, recuerda los 30 días del art. 342.

El código no dice de quién tiene que ser el fraude. En los tres casos, consúltalo con tu asesor.

Si la trae una agencia de transporte y llega dañada, díselo también a la agencia, por escrito y al recibir: por ejemplo, en el documento de entrega que firmas. Si el daño no se ve al recibir, en los 7 días naturales siguientes a la entrega.

Si no lo haces, la ley presume que llegó como dice la carta de porte, el documento del transporte. Y te toca probar lo contrario (Ley 15/2009, art. 60). Quién paga y quién responde en el transporte, en portes pagados o debidos.

En alimentación, la ley pide además dos cosas al recibir:

• Dejar constancia de la entrega y su fecha en ese momento (Ley 15/2010, disposición adicional primera, apartado 3). Firma el albarán con la fecha.
• Saber quién te ha suministrado cada alimento (Reglamento (CE) 178/2002, art. 18.2). Guarda los albaranes. Y anota el lote de lo que recibes, en el albarán o en tu registro de entradas: si hay una alerta, sabrás de qué proveedor y de qué entrega es.

Y antes de pagar, la factura. Compárala con el pedido y con el albarán firmado: cantidades, precios pactados, descuentos e IVA. Si te cobra algo que no llegó, o sin tu descuento, pídele que la corrija.

El proceso completo de recepción, en recepción de mercancías. Si tienes que devolver algo, en devolución de mercancía a proveedores.

¿Cómo se escribe una carta de pedido a un proveedor?

Corta, y con lo que el proveedor necesita para servir: el número de pedido, los artículos o la hoja adjunta, la fecha y el lugar de entrega, y la petición de confirmación. Aquí tienes cuatro modelos para copiar:

Modelo	Cuándo usarlo
1. Pedido con la hoja de pedido adjunta	El pedido de siempre, con la hoja de pedido en PDF.
2. Pedido en el texto del email, sin adjunto	Un pedido corto o de reposición, de pocos artículos.
3. Primer pedido a un proveedor nuevo	Empiezas a comprarle y quieres dejar claras las condiciones.
4. Cambio o anulación de un pedido	Ya mandaste el pedido y tienes que cambiar algo o anularlo.

Cambia lo que va entre corchetes, como [fecha de entrega], por tus datos. Algunos corchetes traen un ejemplo, como [6 meses]: cámbialo también por lo tuyo. Las frases que empiezan con una nota en cursiva y entre paréntesis son opcionales: deja las que te sirvan, sin la nota, y borra el resto.

¿De usted o de tú? Los cuatro van de usted: son el pedido formal de tu empresa, y puede leerlos quien no te conoce. Si con tu proveedor os tratáis de tú, cámbialo.

¿Carta o email? Mándalos por email, que deja constancia de la fecha. El asunto va en la casilla «Asunto». Las líneas de arriba, con tus datos, los del proveedor, la ciudad y la fecha, puedes quitarlas: el email ya lleva la fecha, y tu firma, tus datos. Déjalas si lo imprimes como carta.

Modelo 1. Pedido con la hoja de pedido adjunta

[Tu distribuidora, S.L.] · NIF [NIF] · [Dirección] · [Teléfono] · [Email]

[Nombre del proveedor] · A la atención de [nombre y apellidos] · [Email o dirección del proveedor]

[Ciudad], [fecha]

Asunto: Pedido nº [número] · entrega el [fecha de entrega]

Estimado/a [nombre]:

Le enviamos nuestro pedido nº [número], del [fecha del pedido]. Va adjunto, con las referencias, las cantidades y los precios pactados.

Lo necesitamos el [fecha de entrega], de [hora] a [hora], en [lugar de entrega].

(Si devuelves envases) En esa entrega le devolvemos [12 barriles vacíos de 30 litros].

(Si pides lotes o fechas) Le pedimos lotes con al menos [6 meses] de consumo preferente.

Por favor, confírmenos el pedido por escrito antes del [fecha], con la fecha de entrega. Si falta algún artículo o cambia algún precio, díganoslo antes de servirlo.

En el albarán y en la factura, indique por favor nuestro nº de pedido.

Si tiene cualquier duda, llame a [nombre] al [teléfono]. Muchas gracias.

Atentamente,

[Nombre y apellidos] · [Cargo] · [Tu distribuidora] · [Teléfono]

Adjunto: pedido nº [número], en PDF.

El modelo 1, rellenado con el pedido del ejemplo, como email:

Asunto: Pedido nº PC-2026-0148 · entrega el 15 de octubre de 2026

Estimado Javier:

Le enviamos nuestro pedido nº PC-2026-0148, del 13 de octubre de 2026. Va adjunto, con las referencias, las cantidades y los precios pactados.

Lo necesitamos el 15 de octubre, de 7:00 a 10:00, en Polígono Norte, nave 4 (muelle 2).

En esa entrega le devolvemos 12 barriles vacíos de 30 litros.

Le pedimos lotes con al menos 6 meses de consumo preferente.

Por favor, confírmenos el pedido por escrito antes del 14 de octubre, con la fecha de entrega. Si falta algún artículo o cambia algún precio, díganoslo antes de servirlo.

En el albarán y en la factura, indique por favor nuestro nº de pedido.

Si tiene cualquier duda, llame a Marta Gil al 600 000 001. Muchas gracias.

Atentamente,

Marta Gil · Compras · Distribuciones del Norte, S.L. · 600 000 001

Adjunto: pedido nº PC-2026-0148, en PDF.

Modelo 2. Pedido en el texto del email, sin adjunto

[Tu distribuidora, S.L.] · NIF [NIF] · [Dirección] · [Teléfono] · [Email]

[Nombre del proveedor] · A la atención de [nombre y apellidos] · [Email o dirección del proveedor]

[Ciudad], [fecha]

Asunto: Pedido nº [número] · entrega el [fecha de entrega]

Estimado/a [nombre]:

Le hacemos este pedido, a los precios pactados, sin IVA:

• [Cantidad] [cajas] de [artículo y tamaño], ref. [referencia del proveedor], a [precio] € [la caja].
• [Cantidad] [cajas] de [artículo y tamaño], ref. [referencia del proveedor], a [precio] € [la caja].

Entrega: el [fecha de entrega], de [hora] a [hora], en [lugar de entrega]. Recibe [nombre], [teléfono].

Por favor, confírmenos el pedido por escrito antes del [fecha], con la fecha de entrega. Si falta algún artículo o cambia algún precio, díganoslo antes de servirlo.

Muchas gracias.

Atentamente,

[Nombre y apellidos] · [Cargo] · [Tu distribuidora] · [Teléfono]

Modelo 3. Primer pedido a un proveedor nuevo

[Tu distribuidora, S.L.] · NIF [NIF] · [Dirección] · [Teléfono] · [Email]

[Nombre del proveedor] · A la atención de [nombre y apellidos] · [Email o dirección del proveedor]

[Ciudad], [fecha]

Asunto: Primer pedido de [tu distribuidora] · nº [número]

Estimado/a [nombre]:

Gracias por su oferta del [fecha de la oferta]. Como acordamos, le enviamos nuestro primer pedido, el nº [número]. Va adjunto.

Antes de servirlo, por favor confírmenos por escrito estas condiciones:

• Los precios del pedido, sin IVA, y los descuentos.
• La forma y el plazo de pago: [transferencia a 30 días desde la recepción].
• Los portes: [pagados por su empresa].
• El plazo de entrega y el horario de descarga: [de lunes a viernes, de 7:00 a 10:00].

(Si compras alimentos o bebidas y hace falta contrato) Antes de la primera entrega, firmemos el contrato alimentario. Lo pide la Ley 12/2013.

Nuestros datos de facturación: [razón social], NIF [NIF], [dirección fiscal]. Mande las facturas a [email de facturas], con nuestro nº de pedido.

Quedamos a la espera de su confirmación. Muchas gracias.

Atentamente,

[Nombre y apellidos] · [Cargo] · [Tu distribuidora] · [Teléfono]

Adjunto: pedido nº [número], en PDF.

Modelo 4. Cambio o anulación de un pedido

[Tu distribuidora, S.L.] · NIF [NIF] · [Dirección] · [Teléfono] · [Email]

[Nombre del proveedor] · A la atención de [nombre y apellidos] · [Email o dirección del proveedor]

[Ciudad], [fecha]

Asunto: Cambio en el pedido nº [número]

(Si lo anulas, en lugar del asunto anterior) Asunto: Anulación del pedido nº [número]

Estimado/a [nombre]:

Le escribimos por nuestro pedido nº [número], del [fecha del pedido].

(Si cambias un artículo) Necesitamos este cambio: [artículo], ref. [referencia], pasa de [cantidad] a [cantidad] [cajas]. El resto del pedido no cambia.

(Si cambias la fecha) La entrega pasa al [fecha], de [hora] a [hora].

(Si lo anulas) Le pedimos que lo anule: por favor, no lo prepare ni lo envíe.

Por favor, confírmenos por escrito que lo ha recibido y que puede hacerlo.

(Si el proveedor ya te había confirmado el pedido) Sabemos que ya nos lo había confirmado. Si el cambio le supone algún coste, díganoslo antes de aplicarlo.

Disculpe las molestias, y muchas gracias.

Atentamente,

[Nombre y apellidos] · [Cargo] · [Tu distribuidora] · [Teléfono]

Si el proveedor ya te había confirmado el pedido, la compra está cerrada: no puedes cambiarla ni anularla por tu cuenta (Código Civil, arts. 1091 y 1256). Por eso el modelo 4 le pide que confirme el cambio. Si te dice que no, sigue valiendo el pedido confirmado.

Ojo con los alimentos perecederos. En la cadena alimentaria, ninguna parte puede anular un pedido de perecederos en los 30 días antes de la entrega (Ley 12/2013, art. 14 bis.1.b). Hacerlo es una infracción leve, y en los 10 días antes, grave (arts. 23.1.e y 23.2.m).

Perecederos son los que, en los 30 días siguientes a su recolección, producción o transformación, pueden dejar de ser aptos para la venta. También los que en ese plazo necesitan temperatura controlada (art. 5.k).

¿Y por WhatsApp? Si tu proveedor lo acepta, vale el modelo 2, pasado a tú si os tuteáis. Pide igualmente la confirmación por escrito, y guarda la conversación.

¿Cómo hacer tu propia hoja de pedidos a proveedores en Excel?

Con una tabla de artículos y unas pocas fórmulas: el importe de cada línea, la base y el IVA de cada tipo, el total y las cajas. Estos pasos montan la parte que calcula y la lista del IVA. Sin el control ni los avisos, que ya trae la plantilla.

1. Los títulos. En la fila 1: A Ref. del proveedor, B Tu código, C Descripción, D Formato, E Contenido, F Cantidad, G Precio pactado sin IVA, H Dto. %, I IVA % y J Importe sin IVA. Las filas 2 a 21 son para 20 artículos.

2. El importe. En J2, escribe =SI(O(F2="";G2="");"";REDONDEAR(F2*G2*(1-N(H2)/100);2)). Arrástrala hasta la fila 21: selecciona J2, coge el cuadradito de su esquina inferior derecha y bájalo.

   La fórmula multiplica la cantidad por el precio, resta el descuento y redondea a céntimos. Si falta la cantidad o el precio, deja la celda vacía. N(H2) cuenta un descuento vacío como 0.

3. Los totales por IVA. En H24, H25 y H26, escribe 21, 10 y 4. En I24, la base de ese tipo: =SUMAR.SI($I$2:$I$21;H24;$J$2:$J$21). En J24, el IVA: =REDONDEAR(I24*H24/100;2). Arrastra las dos hasta la fila 26.

4. El total. En J27, suma las bases y los IVA: =REDONDEAR(SUMA(I24:I26)+SUMA(J24:J26);2).

5. Las cajas. En J28: =SUMAR.SI(D2:D21;"Caja";F2:F21).

6. Los títulos de los totales. En H23, «IVA %»; en I23, «Base»; en J23, «IVA»; en I27, «Total con IVA», y en I28, «Cajas».

7. La lista del IVA. Selecciona I2:I21 y ve a Datos › Validación de datos. Elige «Lista» y, en «Origen», escribe 21;10;4. Si no te sale la lista, separa las opciones con comas.

8. Pruébala. Escribe las cinco líneas del ejemplo de la cervecera: J27 tiene que dar 5.027,19 €, y J28, 190 cajas.

9. Tus datos y los del proveedor, arriba. Inserta filas encima: clic derecho en el número de la fila 1 › Insertar, tantas veces como filas necesites. Las fórmulas se ajustan solas.

Si tu Excel está en inglés, las funciones cambian de nombre: SI es IF, O es OR, REDONDEAR es ROUND, SUMAR.SI es SUMIF y SUMA es SUM. N se llama igual. Si Excel no acepta el punto y coma, usa la coma.

Para el control, una hoja aparte con una fila por pedido y una lista de estados. La plantilla de arriba ya trae las dos cosas hechas, con los avisos.

¿Cómo hacer una hoja de pedido a proveedor en Word?

Con cuatro tablas en un A4 vertical: los datos del pedido, los artículos, las condiciones y los totales. Word no calcula: los importes los escribes tú.

1. Arriba, escribe «Pedido a proveedor», tus datos y tu NIF.
2. Inserta una tabla de cuatro columnas y seis filas (Insertar › Tabla). La segunda y la cuarta columna son los huecos para escribir.
3. En la primera columna, escribe: Nº de pedido, Proveedor, Contacto y teléfono, Tu nº de cliente, Entrega pedida y Lugar de entrega. En la tercera: Fecha del pedido, NIF del proveedor, Email para pedidos, Pedido hecho por, Franja de descarga y Quién recibe.
4. Debajo, una tabla de 11 columnas y 16 filas para los artículos. La primera fila, para los títulos: Nº, Ref. del proveedor, Tu código, Descripción, Formato de compra, Contenido del formato, Cantidad, Precio pactado sin IVA, Dto. %, IVA % e Importe sin IVA.
5. Al final, una tabla para las condiciones (forma de pago, portes, envases y observaciones) y otra para los totales. En la de totales, una fila por tipo de IVA (21, 10 y 4 %), con la base y el IVA (la «cuota»), y el total.
6. Fija el ancho de las columnas, para que no cambien al escribir: clic derecho en la tabla › Propiedades de tabla › Columna › Ancho preferido.
7. Para tener también el PDF: Archivo › Guardar como, y elige PDF.

¿Cuándo se queda corta una plantilla?

Cuando compras a muchos proveedores cada semana, o cuando cada pedido lo escribes dos veces: en el Excel y en tu programa de gestión.

• Los datos, dos veces. Si tu programa de gestión lleva tus compras y tu stock, cada pedido del Excel lo copias allí. Y al recibir, das entrada a la mercancía otra vez.
• Los precios, a mano. La plantilla no comprueba que el precio sea el pactado: lo escribes tú. Un programa de gestión lo trae de la ficha del proveedor.
• Cuánto pedir. La plantilla no te dice cuándo ni cuánto pedir. Para eso está el punto de pedido: el stock con el que toca volver a pedir. Calcúlalo con la calculadora de punto de pedido.

Un programa de gestión con módulo de compras saca el pedido con tus precios pactados. Y da entrada a la mercancía desde ese mismo pedido. Cómo se organizan las compras de una distribuidora, en gestión de compras y proveedores.

¿Y una app para hacer pedidos a proveedores? Si tu proveedor tiene su propia tienda web o app para pedidos, puedes usarla: guarda la confirmación que te mande. Si compras a muchos proveedores, sirve el módulo de compras de tu programa de gestión. Con pocos, basta esta plantilla.

Las apps para tomar pedidos son otra cosa: sirven para recibir los de tus clientes, no para hacer los tuyos. Lo explicamos en apps para tomar pedidos de clientes.

¿Qué conviene revisar antes de mandar el pedido?

Seis cosas, antes de pulsar «Enviar»:

• ¿Lleva el número de pedido, seguido, y la fecha?
• ¿Cada línea tiene la referencia del proveedor, el formato de compra y la cantidad en ese formato?
• ¿Los precios son los pactados, sin IVA, con tus descuentos?
• ¿Están la fecha, la franja y el lugar de entrega, y quién recibe?
• ¿Has corregido los avisos en rojo?
• ¿Pides la confirmación por escrito, con una fecha límite?