Plantilla de orden de compra (Excel, Word y PDF, gratis) y si es lo mismo que un pedido

Una orden de compra es el pedido por escrito que una empresa manda a su proveedor, con su número, sus precios y sus condiciones. Aquí tienes una plantilla en Excel, Word y PDF para tu distribuidora.

Se descarga gratis, sin darte de alta ni dejar tu email. El Excel te dice qué número toca, comprueba que no lo repitas, calcula los totales por tipo de IVA y avisa si falta la aprobación.

Esta orden lleva número, precios, condiciones y aprobación. Si solo quieres mandar una lista de artículos y cantidades, o una carta para pedir, te basta la plantilla de pedido a proveedores.

¿Qué versión te conviene: Excel, Word o PDF?

Si haces tus órdenes en el ordenador, usa el Excel: calcula los importes y te ayuda con la numeración. El Word sirve para cambiar el diseño. El PDF es para imprimirla en blanco y rellenarla a mano.

Qué hace	Excel	Word	PDF
Calcula el importe de cada fila y los totales por tipo de IVA	Sí	No	No
Te dice el siguiente número libre y avisa si repites uno	Sí	No	No
Registro de las órdenes, con su estado	Sí	No	No
Avisa si falta la aprobación	Sí	No	No
Filas para artículos	20	15	15
Se rellena	En el ordenador	En el ordenador o a mano	A mano

Las tres llevan las mismas partes, en un A4 vertical. Son tus datos, el número y la fecha, el proveedor y la entrega, y los artículos. Y debajo, las condiciones de pago, los totales, las condiciones de la orden, la aprobación y la conformidad del proveedor.

En el Word puedes cambiarlo todo: tu logo, las columnas y los textos. Si quieres tus datos impresos en el PDF, cámbialos en el Word y guárdalo como PDF.

¿Más artículos? En el Excel, haz una segunda orden con el número siguiente. En el Word, añade las filas que necesites a la tabla de artículos.

¿Qué lleva el Excel?

Tres hojas: «Orden de compra», la que mandas al proveedor; «Registro», la lista de las órdenes que envías; e «Instrucciones».

La hoja «Orden de compra» tiene estas partes:

• Arriba: tus datos, el número de orden y la fecha. Escribes solo la cifra, 148, en la casilla I2, y arriba sale OC-2026-0148. Debajo, en letra pequeña, la hoja te dice el siguiente número libre del año.
• El proveedor: su nombre, su NIF, su dirección, la persona de contacto y la referencia de su presupuesto o del contrato que tengas con él.
• La entrega: dónde, qué día, en qué franja horaria y quién la recibe. La franja horaria es el rato en que tu almacén puede descargar. Y los portes, es decir, quién paga el transporte.
• Los artículos, en 20 filas: la referencia del proveedor (su código), el artículo, el formato, la cantidad, la unidad, el precio sin IVA, el descuento y el IVA. El importe de cada fila sale solo.
• La unidad se elige de una lista: caja, unidad, pack, barril, garrafa, kg, bandeja, saco o palé. Si la tuya no está, escríbela.
• Las condiciones de pago y los totales: la forma y el plazo de pago, y unas observaciones para el proveedor, como el muelle de descarga. Al lado, la base y la cuota de IVA de cada tipo (21, 10 y 4 %), y el total. La base es el importe sin IVA; la cuota, el IVA de esa base.
• Las condiciones de la orden: cuatro líneas que puedes cambiar. Por ejemplo, que el albarán y la factura lleven tu número de orden.
• La aprobación y la conformidad del proveedor: quién pide la orden y quién la aprueba en tu empresa. Y un hueco para que el proveedor la firme o la selle, si te la devuelve aceptada.

A la derecha de la orden, fuera de lo que se imprime y de la vista previa, hay tres cosas más: la casilla N6, «Hace falta aprobación desde»; la casilla N8, con el siguiente número libre del año; y la fila «Para el registro», de K3 a R3.

Un ejemplo. Es la orden de la vista previa, la misma que trae el Excel. El 6 de octubre de 2026, Distribuciones del Norte pide esto a Suministros Hosteleros del Ebro, con quien tiene firmado un contrato de suministro:

Artículo	Cálculo	IVA	Importe sin IVA
30 garrafas de 5 litros de aceite de oliva virgen extra	30 × 31,50 € menos un 3 %	4 %	916,65 €
15 cajas de 6 latas de atún claro	15 × 54,20 €	10 %	813,00 €
10 cajas de 6 latas de tomate triturado	10 × 15,90 €	10 %	159,00 €
12 cajas de servilletas de papel	12 × 18,75 €	21 %	225,00 €
6 garrafas de 20 litros de lavavajillas	6 × 27,80 €	21 %	166,80 €

Al 4 %, la base es de 916,65 € y el IVA, de 36,67 €. Al 10 %, la base es de 972,00 € y el IVA, de 97,20 €. Al 21 %, la base es de 391,80 € y el IVA, de 82,28 €.

En total, 2.280,45 € sin IVA y 216,15 € de IVA: 2.496,60 €. Cada importe y cada IVA se redondean al céntimo, como en una factura.

¿Por qué tres tipos de IVA? Los aceites de oliva van al 4 %. La mayoría de los alimentos elaborados, como el atún en lata o el tomate triturado, van al 10 %. Las servilletas y el lavavajillas, al tipo general del 21 % (Ley 37/1992 del IVA, artículos 90 y 91).

Ojo: el tomate fresco, como las demás hortalizas frescas, va al 4 %. Todos los tipos, en tipos de IVA.

La hoja te avisa en rojo. «Revisa» sale en la fila con el error: la cantidad, el precio o el descuento no es un número. Pasa si pegas «15 cajas» en lugar de escribir 15. Los demás avisos salen bajo los totales:

• «Falta el IVA %»: una fila tiene importe, pero no tipo de IVA, y no entra en los totales.
• «Hay un descuento de menos de un 1 %»: si escribiste «3 %», Excel lo guarda como 0,03. Escribe 3. Si de verdad es de menos de un 1 %, como 0,5, el aviso se queda: compruébalo y sigue.
• «Falta el proveedor» o «La fecha de entrega es anterior a la de la orden».
• «Esta orden necesita aprobación»: la base llega al límite que fijaste y falta quién la aprueba. De entrada, el límite es de 1.000 € sin IVA; lo cambias en la casilla N6.

Junto al número sale un aviso si ese número ya lo usaste con otro proveedor, o si te saltas alguno. Si está en el registro con el mismo proveedor, la hoja entiende que es esta misma orden, ya apuntada.

¿Cómo se usa, orden a orden?

Rellenas la orden, la guardas en PDF, se la mandas al proveedor y la apuntas en el registro. Paso a paso:

1. Una sola vez, borra el ejemplo. Selecciona las casillas y haz clic derecho › Borrar contenido. En «Orden de compra», borra los artículos (de A14 a H33), el proveedor (de B6 a D10) y la entrega (de G6 a I10).

   Borra también el pago (de B36 a D40) y la aprobación (de B51 a D54). Y en «Registro», las tres órdenes de ejemplo (de A6 a J8).

2. Pon tus datos bajo «ORDEN DE COMPRA»: tu nombre, tu NIF, tu dirección, tu teléfono y tu email.

3. El número. Bajo el número, en letra pequeña, la hoja te dice el siguiente número libre del año: lo saca del registro. Escribe tú esa cifra en «Número (solo la cifra)», la casilla I2. Con el año nuevo, vuelve a empezar en el 1: la primera orden de 2027 es la OC-2027-0001.

4. Rellena la fecha, el proveedor, la entrega y una fila por artículo. Copia la referencia y el formato de su tarifa, de su presupuesto o del contrato: así no hay dudas sobre qué pides.

5. La aprobación. Escribe quién la pide y quién la aprueba. Desde qué importe hace falta lo decides tú, en la casilla N6, «Hace falta aprobación desde». Si quieres que alguien apruebe todas las órdenes, sean del importe que sean, pon 0.

6. ¿Firmada? Si quieres que vaya firmada, imprímela y fírmala, o inserta una imagen de tu firma con la hoja desprotegida. Si no, basta con el nombre de quien la aprueba.

7. Guárdala en PDF: Archivo › Guardar como (o Guardar una copia). En «Guardar como tipo», elige PDF (*.pdf). En «Opciones», en «Publicar qué», elige solo la hoja activa, no todo el libro. Ponle el número y el proveedor: «OC-2026-0148 Suministros del Ebro».

8. Abre el PDF antes de mandarlo: tiene que tener una sola página, con la orden. En un Mac, los nombres del paso anterior cambian un poco.

9. Mándasela al proveedor por email y pídele que te la confirme por escrito. Basta con que responda al email. Entre empresas de la cadena alimentaria, si una pide que se confirme por escrito lo acordado, la otra no puede negarse (Ley 12/2013, art. 14 bis.1.f).

10. Apúntala en el registro. Copia la fila «Para el registro», de K3 a R3. Pégala en la hoja «Registro», en la primera fila libre, desde la columna A, con clic derecho › Opciones de pegado › Valores.

11. Cuando te la confirme, cambia su estado en el registro de «Enviada» a «Confirmada».

12. Para la orden siguiente, borra los artículos. Cambia el número, la fecha, el proveedor y la referencia de su presupuesto o contrato. Y también la entrega, los portes, las observaciones y la aprobación.

¿Qué guarda el registro? Una fila por orden, con diez columnas: año, número, orden, fecha, proveedor, total con IVA, entrega prevista, estado, albarán o factura del proveedor, y observaciones.

Las ocho primeras salen de la fila que pegas, y la orden entra como «Enviada». Las dos últimas las rellenas tú cuando llega la mercancía.

¿Por qué pegar «Valores»? Si pegas normal, se pegan las fórmulas, y cambiarían con la orden siguiente. Con «Valores» se quedan fijos los ocho datos de esa orden.

La hoja «Orden de compra» está protegida, sin contraseña. Solo se escribe en las casillas blancas, para no borrar una fórmula sin querer. Para poner tu logo o tu firma, ve a Revisar › Desproteger hoja y después a Insertar › Imágenes. Al terminar, vuelve a protegerla.

Cuando llega la mercancía, compara el albarán del proveedor con tu orden: artículos, cantidades y precios. Lo que falte o llegue mal, anótalo en el albarán antes de firmar.

Si la revisas y la das por buena, ya no puedes reclamar faltas ni defectos. Si llega embalada, tienes 4 días desde que la recibes; los defectos internos, 30 (Código de Comercio, arts. 336 y 342).

En el registro, cambia el estado a «Recibida» o «Recibida con incidencias», y apunta el número de su albarán.

Cuando llega la factura, compárala con la orden y con el albarán firmado antes de pagarla. Lo que no llegó no se paga.

Si cobra algo que no llegó, o a otro precio, pide al proveedor una factura rectificativa, la que corrige la anterior (Real Decreto 1619/2012, art. 15). Más, en factura rectificativa.

¿Anulas una orden? Depende de si el proveedor ya la ha aceptado:

• Si aún no la ha aceptado, todavía no hay venta (Código Civil, art. 1262). El Código Civil no dice cómo se retira una orden: lo seguro es avisarle por escrito cuanto antes.

• Si ya la aceptó, la venta obliga a los dos, y no puedes anularla tú solo (arts. 1091 y 1256). Pídele por escrito que esté de acuerdo y espera su respuesta.

• Si rechazas la mercancía sin causa justa, el proveedor puede pedir que cumplas o la rescisión de la venta (Código de Comercio, art. 332).

• Con alimentos perecederos, ojo. Entre empresas de la cadena alimentaria, ninguna de las dos partes puede anular un pedido en los 30 días antes de la entrega (Ley 12/2013, art. 14 bis.1.b). Vale sea cual sea el importe. En los 10 días antes de la entrega, la multa puede llegar a 100.000 € (arts. 23 y 24).

  Perecederos son los que pueden dejar de servir para la venta en los 30 días siguientes a su recolección, producción o transformación. También los que, en ese plazo, necesitan temperatura regulada, por ejemplo frío (art. 5.k).

Cuando quede anulada, cambia su estado en el registro a «Anulada». No borres su fila ni uses otra vez su número: así no quedan huecos, y el registro te avisa si faltan números en el año.

¿Qué debe llevar una orden de compra?

Lo justo para que el proveedor sirva sin preguntar y para que luego compares su albarán y su factura. Cada campo de la plantilla evita un error concreto:

Campo	El error que evita
Número de orden, seguido	Pagar dos veces la misma compra, o no saber a qué orden va una factura.
Fecha	Discutir qué precio valía: el de la tarifa vieja o el de la nueva.
Tus datos y los del proveedor, con el NIF	Que la factura salga a nombre de otra empresa o con otro NIF.
Presupuesto o contrato	Que te apliquen otros precios u otras condiciones que los pactados.
Lugar, fecha y franja de entrega	Que el camión llegue cuando tu almacén está cerrado.
Referencia del proveedor y formato	Recibir latas de 400 gramos cuando querías las de 900.
Cantidad y unidad	Pedir 15 cajas y recibir 15 latas.
Precio sin IVA y descuento	Que la factura llegue con otro precio y no tengas nada escrito.
IVA de cada artículo	Calcular mal lo que vas a pagar.
Forma y plazo de pago	Que el proveedor te reclame el pago antes de lo que contabas.
Portes	Encontrarte el transporte en la factura sin haberlo hablado.
Aprobación	Compras que nadie autorizó, o que pasan de lo previsto.
Conformidad del proveedor	Que luego diga que nunca aceptó esos precios o esa fecha.

¿Orden de compra, pedido y nota de pedido son lo mismo?

En el fondo, sí: los tres son lo que el comprador pide al vendedor. Cambian el nombre y lo formal que es el documento.

• Pedido es la palabra general. Puede ser un WhatsApp, una llamada, un email o una hoja de pedido.
• Orden de compra es el pedido formal, por escrito, con su número, sus precios y sus condiciones. La usan, por ejemplo, hoteles, residencias y cadenas con un departamento de compras. En inglés se llama purchase order: por eso verás «PO» en algunas.
• Nota de pedido es otro nombre del pedido por escrito.

Ojo con la solicitud de pedido: es interna. Alguien de la empresa, como la cocina de un hotel, pide al departamento de compras que compre algo. No sale de la empresa; la orden de compra, sí.

Así encaja cada documento en una compraventa:

Documento	Quién lo hace	Cuándo	Qué prueba
Presupuesto	El vendedor	Antes del pedido, si el comprador lo pide	Qué precio y qué condiciones ofrece el vendedor
Orden de compra	El comprador	Antes de la entrega, por escrito y con número	Qué pide, a qué precio y en qué condiciones. Si el vendedor la acepta, prueba la venta
Pedido	El comprador	Antes de la entrega, por cualquier medio: WhatsApp, email, teléfono	Qué pide, cuánto y para cuándo, si queda por escrito
Nota de pedido	El comprador	Antes de la entrega, por escrito	Qué pide, cuánto y para cuándo
Albarán	El vendedor; lo firma quien recibe	Con la entrega	Qué se entregó, cuándo, a quién y cómo llegó
Factura	El vendedor	En la entrega o, a empresas y autónomos, antes del día 16 del mes siguiente	Lo que se cobra, con su IVA

Cómo pasa un pedido al albarán y a la factura, en pedido, albarán y factura. Qué datos lleva el albarán, en albarán: qué es y para qué sirve.

¿Qué dice la ley de la orden de compra?

Casi nada: ninguna ley te obliga a hacerla ni dice qué tiene que llevar. La excepción son los alimentos y las bebidas, que verás más abajo. Lo que regula la ley es la compraventa: hay venta cuando comprador y vendedor se ponen de acuerdo en qué se vende y a qué precio (Código Civil, arts. 1445 y 1450).

• El acuerdo basta. El contrato existe desde que uno ofrece y el otro acepta. Desde ese momento, obliga a los dos (arts. 1254, 1258 y 1262).

• La forma da igual. El contrato vale sea cual sea su forma (art. 1278). Tus compras para revender son mercantiles (Código de Comercio, art. 325), y el Código de Comercio dice lo mismo (art. 51).

• Lo difícil es probarlo. Si un contrato mercantil pasa de 1.500 pesetas, es decir, de 9,02 €, unos testigos solos no bastan para probarlo (art. 51). Por eso conviene tenerlo por escrito: tu orden y la respuesta del proveedor.

• La orden sola es tu oferta. Hasta que el proveedor la acepta, no hay venta. Por eso la plantilla le pide que la confirme por escrito.

• Si te contesta con otro precio u otra fecha, no ha aceptado tu orden tal cual. Si te valen sus cambios, díselo por escrito; si no, díselo también: no hay venta hasta que os pongáis de acuerdo.

• Salvo que aceptes su presupuesto. Si tu orden acepta tal cual un presupuesto del proveedor, es al revés: tu orden es la aceptación. Hay venta desde que el proveedor la conoce, o desde que la recibe y no puede ignorarla de buena fe (Código de Comercio, art. 54; Código Civil, art. 1262).

  Pero si cambia algo, como el plazo de pago o la fecha, ya no lo acepta tal cual. Por eso, pide siempre que te la confirme.

• ¿Y si no contesta y te sirve? El Código Civil no exige una forma para aceptar (arts. 1262 y 1278). Pero no dice si servir sin contestar es aceptar tu orden con tus precios. Guarda tu orden y su albarán, y si la factura trae otros precios, reclámalo por escrito antes de pagar.

• No es una factura. La factura la hace el vendedor, con su número, los datos fiscales de los dos y el IVA aparte (Real Decreto 1619/2012, arts. 2 y 6). Solo con la factura puedes deducirte el IVA, es decir, recuperarlo en tu declaración (Ley 37/1992 del IVA, art. 97).

¿Y el número de la orden en la factura? El reglamento de facturación no lo pide, pero deja añadir otros datos (art. 6.1). Por eso puedes pedírselo a tu proveedor, como hace la plantilla.

Con alimentos y bebidas, la ley de la cadena alimentaria pide un contrato por escrito. Lo firman las dos partes antes de empezar a servir (Ley 12/2013, art. 8). Para esta ley, los productos alimentarios incluyen las bebidas (art. 5.e).

No tenerlo es una infracción grave, de 3.001 a 100.000 €, aunque la venta siga valiendo (arts. 8.2, 23.2.b y 24.1.b).

Se aplica entre empresas que producen, transforman o distribuyen alimentos, como tu distribuidora y tus proveedores (art. 5). Y solo cuando el precio de cada «transacción comercial» pasa de 1.000 € (art. 2.4). La ley no aclara si se cuenta por pedido o por factura: si dudas, firma el contrato. El importe sale de la Ley 7/2012, art. 7.1. No hace falta contrato si se paga al contado en la entrega: basta la factura (Ley 12/2013, art. 8.3).

Ese contrato lleva un contenido mínimo: quiénes sois, qué se compra, el precio, las condiciones de pago y de entrega y la duración, entre otros (art. 9).

La orden de esta plantilla no lleva todo eso, así que no lo sustituye. Si el contrato lo prevé, la orden puede concretar los artículos de cada compra: la ley la llama «orden de pedido» (art. 9.1.b).

La orden del ejemplo entra en este caso. El aceite, el atún y el tomate triturado son alimentos, suman 1.888,65 € sin IVA y se pagan a 30 días. Por eso Distribuciones del Norte tiene firmado con ese proveedor un contrato de suministro, el CS-2026-04, y la orden lo cita.

Un contrato de suministro vale para entregas continuadas, no solo para una (art. 5.f).

Si vendes a bares, restaurantes u hoteles, mira su tamaño. La ley no se aplica a las empresas de hostelería y restauración con una facturación de menos de 10 millones de euros. Ni a las de alojamiento, como los hoteles, de menos de 50 millones de euros (art. 5.a).

Cuándo hace falta el contrato, y un modelo, en contrato alimentario.

¿Qué revisas cuando un cliente te manda su orden de compra?

Que puedes servirla tal cual: artículos, precios, fechas, plazo de pago y condiciones. Algunos clientes, como hoteles, residencias y cadenas, te mandan su orden de compra en vez de pedirte por WhatsApp o por teléfono. Antes de servirla, revisa esto:

• Su número de orden. Cópialo en tu albarán y en tu factura. Si no lo lleva, algunos clientes te devuelven la factura.
• La empresa y el NIF a los que facturas. Pueden no ser los del local donde entregas: por ejemplo, en un hotel de una cadena.
• Los artículos y los formatos. Que su descripción corresponda a tus artículos. Si pide un formato que no tienes, díselo antes.
• Los precios. Que sean los de tu tarifa o los que pactasteis. Si no coinciden, avísale por escrito antes de servir.
• La fecha y el lugar de entrega. Que puedas cumplirlos con tus rutas.
• El plazo de pago. Si su orden no dice plazo, son 30 días naturales desde que recibe la mercancía. Entre empresas, por regla general, no se puede pactar más de 60 (Ley 3/2004, art. 4). Si pone más, como 90, díselo por escrito antes de servir.
• Sus condiciones de compra, que a veces van al dorso o en un anexo: penalizaciones por retraso, devoluciones o cómo quiere la factura.
• Con alimentos y bebidas, el contrato. Si la venta entra en la ley de la cadena alimentaria, que tengáis firmado el contrato antes de servir.

Ojo con el plazo de pago en alimentos y bebidas: 30 días como máximo para frescos y perecederos, 60 para el resto, contados desde cada entrega (Ley 15/2010, disposición adicional primera). Frescos y perecederos son los que duran menos de 30 días o necesitan temperatura controlada (misma disposición, apartado 1).

¿Y las bebidas? Esa ley habla de productos de alimentación. Que incluya las bebidas se apoya en el Reglamento (CE) 178/2002, art. 2, que cuenta las bebidas como alimento, y en la Ley 12/2013, art. 5.e.

Algunas órdenes dicen que el plazo cuenta desde que «dan la conformidad», es decir, desde que el cliente ha comprobado la mercancía. Esa comprobación no puede durar más de 30 días desde que la recibe (Ley 3/2004, art. 4.2).

Con alimentos y bebidas no hay duda. Los 30 o 60 días cuentan desde la entrega, haya comprobación o no (Ley 15/2010, disposición adicional primera). Pasarte es una práctica prohibida (Ley 12/2013, art. 14 bis.1.a).

Con el resto de productos, la ley no deja claro si los 60 días cuentan desde la entrega o desde la comprobación. Si una orden lo dice así, consúltalo con tu asesor. Los plazos de pago, a fondo, en ley de morosidad.

Si no puedes servirla tal cual, díselo por escrito antes de servir, y espera su respuesta.

¿Prefieres que tus clientes te pidan con tu propia hoja? Tienes la plantilla de hoja de pedido. Para seguir cada pedido hasta la entrega, el control de pedidos en Excel.

¿Cómo hacer una orden de compra en Excel?

Con una tabla para los artículos y cinco fórmulas: el número, el importe de cada fila, la base y el IVA de cada tipo, y el total. Estos pasos montan la parte que calcula, sin el registro, la aprobación ni los avisos, que ya trae la plantilla.

1. La cabecera. En A1, escribe «ORDEN DE COMPRA» y tus datos. En la fila 2: en A2, «Número»; en B2, la cifra (148); en C2, «Fecha»; y en D2, la fecha.

2. El número completo. En E2, escribe «Nº de orden». En F2, ="OC-"&AÑO(D2)&"-"&TEXTO(B2;"0000"). Sale OC-2026-0148.

3. El proveedor y la entrega. En A3, «Proveedor», y en B3, su nombre, su NIF y su contacto. En A4, «Entrega», y en B4, el lugar, la fecha y la franja horaria. Si prefieres cada dato en su casilla, copia el reparto de la plantilla.

4. La tabla. En la fila 6, los títulos: A6, Ref. del proveedor; B6, Artículo; C6, Formato; D6, Cantidad; E6, Unidad; F6, Precio sin IVA; G6, Dto. %; H6, IVA %; e I6, Importe sin IVA. Las filas 7 a 26 son las 20 filas para artículos.

5. El importe. En I7, escribe =SI(O(D7="";F7="");"";REDONDEAR(D7*F7*(1-N(G7)/100);2)). Arrástrala hasta la fila 26: selecciona I7, coge el cuadradito de su esquina inferior derecha y bájalo.

   La fórmula multiplica la cantidad por el precio, resta el descuento y redondea a céntimos. Si falta la cantidad o el precio, deja la celda vacía. N(G7) cuenta un descuento vacío como 0. Escribe el descuento sin el signo %: 3, no 3 %.

6. La lista del IVA. Selecciona H7:H26 y ve a Datos › Validación de datos. Elige «Lista» y, en «Origen», escribe 21;10;4. Si no te sale la lista, separa las opciones con comas.

7. Los totales por IVA. En G27, H27 e I27, los títulos: «IVA %», «Base (sin IVA)» y «Cuota de IVA». En G28, G29 y G30, escribe 21, 10 y 4. En H28, la base de ese tipo: =SUMAR.SI($H$7:$H$26;G28;$I$7:$I$26). En I28, el IVA: =REDONDEAR(H28*G28/100;2). Arrastra las dos hasta la fila 30.

8. El total. En H31, escribe «TOTAL (con IVA)». En I31, =REDONDEAR(SUMA(H28:H30)+SUMA(I28:I30);2). Con el ejemplo de arriba, da 2.496,60 €.

9. La impresión. Ve a Archivo › Imprimir. Elige A4, orientación vertical y «Ajustar hoja en una página».

Si tu Excel está en inglés, las funciones cambian de nombre. SI es IF, O es OR, REDONDEAR es ROUND, SUMAR.SI es SUMIF, SUMA es SUM, AÑO es YEAR y TEXTO es TEXT. N se llama igual. Si Excel no acepta el punto y coma, usa la coma.

¿Cómo hacer una orden de compra en Word?

Con cuatro tablas en un A4 vertical: los datos, los artículos, los totales y las firmas. Word no calcula: los importes los escribes tú.

1. Arriba, escribe «Orden de compra» y tus datos.
2. Inserta una tabla de cuatro columnas y seis filas (Insertar › Tabla). La primera y la tercera columna son para el nombre de cada dato; la segunda y la cuarta, para escribirlo.
3. En la primera columna: Nº de orden, Proveedor, NIF, Dirección, Contacto y email, y Presupuesto o contrato. En la tercera: Fecha de la orden, Lugar de entrega, Fecha de entrega, Franja horaria, Quién recibe y teléfono, y Portes.
4. Debajo, una tabla de nueve columnas y 16 filas para los artículos. La primera fila, para los títulos: Ref. del proveedor, Artículo, Formato, Cantidad, Unidad, Precio sin IVA, Dto. %, IVA % e Importe sin IVA. Las otras 15, para artículos. Si necesitas más, añade filas.
5. Una tabla para los totales: una fila por cada tipo de IVA (21, 10 y 4 %), con la base y la cuota, es decir, el IVA de esa base. Y el total. Al lado, la forma y el plazo de pago.
6. Escribe tus condiciones: por ejemplo, que el albarán y la factura lleven tu número de orden.
7. Al final, una tabla para las firmas. A un lado, quién la pide y quién la aprueba; al otro, la conformidad del proveedor.
8. Fija el ancho de las columnas, para que no cambien al escribir: clic derecho en la tabla › Propiedades de tabla › Columna › Ancho preferido.
9. Para tener también el PDF: Archivo › Guardar como, y elige PDF.

¿Cuándo se queda corta una plantilla?

Cuando haces muchas órdenes, cuando compran varias personas o cuando comparar orden, albarán y factura te quita demasiado tiempo.

• Muchas órdenes. Cada orden es un PDF y una fila que copias a mano en el registro. Si olvidas apuntar una, la hoja te vuelve a dar su número como libre. Y nadie se entera de que ya lo usaste.
• Varias personas comprando. Con un solo Excel, dos personas pueden usar el mismo número a la vez. Y la aprobación es un nombre escrito, no un paso que frene la orden.
• Comparar orden, albarán y factura. Antes de pagar, alguien mira los tres documentos, fila a fila. Con muchas facturas al mes, se escapan diferencias.

Un programa de gestión (ERP) puede numerar las órdenes, pedir la aprobación y comparar cada factura con su orden y su albarán. Cómo encaja todo, del pedido al cobro, en gestión de pedidos en una distribuidora.

¿Qué conviene revisar antes y después de enviarla?

Que el número, el proveedor, los artículos, los precios y la aprobación estén bien. Y, después de enviarla, que esté en el registro y confirmada.

Antes de enviarla:

• ¿El número es el siguiente libre del año, sin aviso en rojo?
• ¿Están bien el proveedor, su NIF y la referencia de su presupuesto o contrato?
• ¿Cada artículo lleva su referencia, su formato, su unidad, el precio pactado y su IVA: 21, 10 o 4 %?
• ¿La ha aprobado quien tiene que aprobarla?

Después de enviarla:

• ¿La has apuntado en el registro, como «Enviada»?
• ¿Te la ha confirmado el proveedor por escrito, y has cambiado su estado a «Confirmada»?