Albaranes pendientes de facturar: cuánto tiempo tienes, dónde va su IVA, cómo controlarlos y cómo se contabilizan

Un albarán pendiente de facturar es una entrega hecha que todavía no está en ninguna factura. Si el cliente es una empresa o un autónomo, tienes hasta el día 15 del mes siguiente para facturarla.

Su IVA va al trimestre de la entrega, no al de la factura. Y al cierre, lo entregado y no facturado se contabiliza en la cuenta 4309, «Clientes, facturas pendientes de formalizar».

Aquí tienes cómo controlarlos cada mes, qué pasa si se te olvida uno y cómo se hace el asiento. Con el ejemplo de una distribuidora de bebidas que cierra septiembre de 2026 con tres albaranes de un bar sin facturar.

¿Qué es un albarán pendiente de facturar?

Es el albarán de una entrega ya hecha que todavía no ha pasado a ninguna factura. El albarán es el documento que acompaña a la mercancía y que el cliente firma al recibirla. No es una factura.

Aunque el cliente te pague al recibir la mercancía, esa venta sigue necesitando su factura, en los mismos plazos.

En una distribuidora, tener albaranes pendientes es lo normal. Muchas juntan en una sola factura las entregas del mes de cada cliente: es la factura recapitulativa. Hasta que la emites, todos los albaranes del mes están pendientes.

Esa factura solo junta entregas de un mismo mes. Un albarán de agosto que se quedó atrás va en su propia factura, no en la de septiembre (Reglamento de facturación, artículo 13). Y si ya pasó el día 15, sale fuera de plazo.

El problema son los que se quedan atrás cuando las demás facturas ya han salido. Suelen ser estos:

• El albarán firmado no ha vuelto a la oficina. Se ha quedado en la furgoneta o en el local del cliente.
• Hay una incidencia sin resolver: una caja rota, una devolución o un precio que el cliente discute.
• Faltan datos del cliente para la factura: su nombre o razón social, su NIF o su domicilio.
• La entrega no llegó al programa de gestión (ERP). Por ejemplo, un pedido urgente que salió con un albarán hecho a mano.

Qué es un albarán y qué datos lleva, en albarán: qué es y para qué sirve. Cómo pasa una venta del pedido al albarán y a la factura, en pedido, albarán y factura.

¿Cuánto tiempo puede estar un albarán sin facturar?

Si el cliente es una empresa o un autónomo, hasta el día 15 del mes siguiente a la entrega, incluido. A un particular le facturas antes: en el momento de la entrega. Si juntas sus entregas del mes, como tarde el último día de ese mes.

Tu cliente	Una factura por entrega	Una factura al mes	Entregas de septiembre de 2026
Empresa o autónomo (bar, restaurante, tienda, hotel)	Hasta el día 15 del mes siguiente	Hasta el día 15 del mes siguiente	Hasta el 15 de octubre de 2026
Particular (por ejemplo, agua a domicilio)	En el momento de la entrega	Como tarde, el último día del mes	En el momento; con una factura al mes, hasta el 30 de septiembre de 2026

Lo dice el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), en sus artículos 11 y 13, con estas palabras: «antes del día 16». «Empresa o autónomo» quiere decir que el cliente te compra para su negocio. Y cada venta lleva factura, también la de un particular (artículo 2).

El plazo cuenta desde la entrega. No desde que el cliente firma, ni desde que se resuelve una incidencia.

La norma lo cuenta desde el devengo del IVA: el momento en que nace el IVA que tú tienes que ingresar a Hacienda. En una venta, es el día de la entrega (Ley del IVA, artículo 75).

¿Y la Ley de morosidad?

Es otra regla, que no es de Hacienda. Trata de los plazos de pago entre empresas y autónomos; no se aplica a las ventas a particulares (Ley 3/2004, artículos 2 y 3). Sobre la factura, dice dos cosas (artículo 4):

• Que le llegue al cliente antes de que pasen 15 días naturales desde cada entrega. Días naturales quiere decir contando sábados, domingos y festivos.
• Que solo puedes agrupar en una factura las entregas de 15 días como mucho. La ley la llama «factura resumen periódica». El plazo de pago cuenta entonces desde la mitad de ese periodo, y no puede pasar de 60 días desde esa fecha.

Una factura al mes junta más de 15 días, así que no entra en esa agrupación. Para Hacienda sí vale (Reglamento de facturación, artículo 13).

Para esta ley, no del todo: llega tarde para cada entrega hecha más de 15 días antes de que el cliente la reciba. Si la mandas el día 15 del mes siguiente, llega tarde para todas las del mes.

La Ley de morosidad no fija ninguna multa por eso. Si facturas una vez al mes, coméntalo con tu asesor.

El plazo de pago cuenta, por regla general, desde que el cliente recibe la mercancía, no desde la factura. Si no habéis pactado otro, son 30 días naturales. Por pacto, como mucho 60 (artículo 4).

Hay una excepción: si pactasteis un plazo y la factura es electrónica, el plazo cuenta desde que el cliente la recibe. Tiene que quedar garantizado quién la firma, que llega íntegra y que el cliente la recibe (artículo 4.1).

Ojo con el «pago a 60 días fecha factura» si facturas al mes. Por regla general, el máximo de 60 días cuenta desde cada entrega. Así que se pasan todas las entregas anteriores a la fecha de la factura, no solo las de principio de mes.

En el ejemplo de más abajo, la factura del 6 de octubre vencería el 5 de diciembre. La entrega del 29 de septiembre tenía de límite el 28 de noviembre.

Si un cliente te paga tarde, puedes cobrarle intereses. Uno de los requisitos es que tú hayas cumplido tus obligaciones legales y las del contrato (artículo 6).

Si tu cliente es una tienda, se aplica primero otra ley (Ley 3/2004, disposición adicional primera).

La factura tiene que llegarle antes de 30 días desde la entrega y decir qué día te paga (Ley 7/1996, de Ordenación del Comercio Minorista, artículo 17).

Si le vendes alimentación o bebidas, además, el pago tiene tope: 30 días en productos frescos o perecederos y, por regla general, 60 en el resto (artículo 17.3).

Esa ley trata como infracción leve incumplir sus obligaciones que no tienen otra sanción (artículo 64.h). Pero ese artículo solo se aplica si tu comunidad autónoma no tiene su propia norma (disposición final única).

Los plazos de pago, en ley de morosidad.

Los plazos para facturar, caso por caso, en plazo para emitir una factura. Los requisitos de la factura del mes, en factura recapitulativa.

¿En qué trimestre va el IVA de un albarán sin facturar?

En el de la entrega, aunque la factura salga después. El IVA se devenga el día de la entrega, no el de la factura (Ley del IVA, artículo 75).

Así, lo que entregas el 29 de septiembre de 2026 y facturas en octubre va en tu modelo 303 del tercer trimestre de 2026. El modelo 303 es tu declaración de IVA.

Si la presentas cada mes, va en la de septiembre, que se presenta del 1 al 30 de octubre. Es tu caso, por ejemplo, si el año anterior vendiste más de 6.010.121,04 € sin IVA (Reglamento del IVA, artículo 71).

En la práctica, los plazos encajan. Las facturas de septiembre salen, como tarde, el 15 de octubre. Y el 303 del tercer trimestre se presenta del 1 al 20 de octubre de 2026 (artículo 71).

Al presentarlo, esas facturas ya tienen que estar en tu libro de facturas emitidas (artículo 69). Es la lista de tus facturas que lleva tu programa.

Si estás en el SII, hay un plazo más. El SII es el sistema por el que mandas a Hacienda tus libros de IVA casi al momento.

Cada factura se envía en 4 días desde que la emites, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Y siempre, como tarde, el día 15 del mes siguiente a la entrega (artículo 69 bis).

Lo que tienes que vigilar: que tu ERP lleve cada factura al trimestre de sus entregas, no al de su fecha. Por eso la factura lleva también la fecha de cada entrega cuando no coincide con la suya (Reglamento de facturación, artículo 6).

Compruébalo con una factura de octubre que lleve entregas de septiembre. Mira en qué trimestre la pone tu programa al preparar el 303: tiene que ser el tercero.

Con diciembre pasa lo mismo, pero cambia el año. Las entregas de diciembre de 2026 a una empresa las puedes facturar hasta el 15 de enero de 2027. Su IVA va en el 303 del cuarto trimestre de 2026.

Ese 303 se presenta en los 30 primeros días naturales de enero de 2027 (Reglamento del IVA, artículo 71). Y la venta va en la contabilidad de 2026.

¿Cómo queda un cierre de mes con albaranes sin facturar? Un ejemplo

Con los albaranes pendientes en una lista, sus incidencias resueltas y la factura emitida, como tarde, el día 15.

Distribuciones Montes, S.L., una distribuidora de bebidas, factura una vez al mes. El miércoles 30 de septiembre de 2026 tiene tres albaranes de Bar Los Arcos, S.L. sin facturar:

Albarán y fecha	Qué lleva	Sin IVA	Cómo está el 30-9-2026
A-2026-0861, 8-9-2026	4 cajas de cerveza y 2 de agua	86,00 €	Firmado
A-2026-0902, 17-9-2026	1 barril de cerveza y 2 cajas de refresco de cola	108,60 €	Firmado. El bar dice que el barril estaba de oferta
A-2026-0947, 29-9-2026	3 cajas de cerveza y 3 de agua	73,80 €	Falta la copia firmada
Total		268,40 €

Los precios sin IVA son estos: la caja de 24 tercios de cerveza, 18,40 €; la de 24 botellas de agua de 50 cl, 6,20 €; la de 24 latas de refresco, 14,80 €; y el barril de cerveza de 30 litros, 79,00 €.

En el ejemplo, los envases y el barril no llevan fianza. Si la cobras, cómo se contabiliza, en envases retornables en contabilidad.

Así se cierra el mes:

1. Jueves 1 de octubre de 2026. La administración saca del ERP los albaranes de septiembre sin facturar. Los compara con las copias firmadas que tiene y ve las dos incidencias.
2. La firma. El repartidor encuentra la copia firmada del A-2026-0947 en la furgoneta y la trae ese día. Aunque no hubiera aparecido, la entrega existió y se factura igual.
3. El precio del barril. La comercial lo revisa con el bar: la oferta acabó el 31 de agosto de 2026. El precio del albarán es el correcto.
4. Martes 6 de octubre de 2026. Sale la factura de septiembre, la F-2026-0614, con los tres albaranes. Está en plazo para Hacienda: tenía hasta el 15 de octubre.
5. Para la Ley de morosidad, no del todo. Las entregas del 8 y del 17 de septiembre llegan facturadas con más de 15 días. Esa ley no lo multa.

Factura F-2026-0614	Base (sin IVA)	IVA	Total
Cerveza y refresco, al 21 %	237,40 €	49,85 €	287,25 €
Agua, al 10 %	31,00 €	3,10 €	34,10 €
Total	268,40 €	52,95 €	321,35 €

La factura lleva fecha del 6 de octubre de 2026 y, junto a cada albarán, su fecha de entrega: 8, 17 y 29 de septiembre.

La cerveza y los refrescos con azúcar o con edulcorantes añadidos llevan IVA del 21 %, también los «zero» si llevan edulcorantes. El agua, del 10 % (Ley del IVA, artículos 90 y 91).

Las tres entregas son de septiembre. Así que los 52,95 € de IVA van en el 303 del tercer trimestre de 2026, que la distribuidora presenta hasta el 20 de octubre.

¿Y si no se hubieran puesto de acuerdo con el barril? La factura sale igual en plazo, con el precio que aplicas. Si después acordáis otro, haces una factura rectificativa: una factura que corrige la anterior (Reglamento de facturación, artículo 15).

¿Cómo controlas los albaranes pendientes cada mes?

Con dos comprobaciones en cada cierre: que todos los albaranes del mes están en el ERP y que cada uno ha pasado a una factura. Con tus clientes particulares, todo tiene que estar hecho el último día del mes.

Estos son los pasos:

1. El último día del mes, factura a tus clientes particulares. Si no les facturaste al entregar, saca ese día la lista de sus albaranes sin facturar. Sus facturas tienen que salir ese mismo día.
2. El último día del mes, reúne todos los albaranes firmados. O una foto de cada uno: lo práctico es que el repartidor la mande el mismo día de la entrega.
3. El día 1, primera comprobación: ¿están todos en el ERP? Saca la lista de albaranes del mes sin facturar, ordenada por cliente. Compárala con las copias firmadas: cada una tiene que estar en el ERP.
4. Revisa la numeración. Los números de albarán del mes deberían ir seguidos. Si falta uno, averigua qué pasó: si se anuló, si es de otra serie o si no llegó al ERP. Una serie es una numeración propia, como la de los albaranes hechos a mano.
5. Resuelve las incidencias y emite las facturas. Falta la firma, hay una devolución, una rotura o un precio discutido. Lo práctico es tener las facturas en la primera semana, por si surge algo.
6. Hasta el día 15, segunda comprobación: ¿está cada albarán en una factura? La lista de albaranes sin facturar del mes anterior tiene que quedar vacía.

Revisa bien antes de emitir: una factura emitida no se cambia, se corrige con otra.

Verifactu es el nombre con que se conoce el reglamento de los programas de facturación (Real Decreto 1007/2023). Pide que tu programa guarde un registro de cada factura al emitirla, sin poder borrarlo ni cambiarlo.

Si el tuyo ya lo cumple, cómo queda la factura del mes, en Verifactu en una distribuidora. Cuándo es obligatorio, en Verifactu obligatorio.

Cada uno tiene su parte:

Quién	Qué hace	Cuándo
Repartidor	Trae el albarán firmado, con lo que faltó o llegó roto anotado en él	El mismo día de la entrega
Almacén	Hace el albarán de devolución de lo que vuelve: roturas, rechazos y envases	El mismo día
Comercial	Resuelve con el cliente los precios discutidos y las reclamaciones	En los primeros días del mes
Administración	Factura a los particulares. Después, saca la lista de pendientes, cruza la numeración, corrige el ERP y emite las facturas	Del último día del mes al día 15 del siguiente
Responsable o asesor	Comprueba que no queda nada pendiente y que el IVA del trimestre está completo	Antes de presentar el 303

¿Qué haces con las incidencias antes de facturar?

Resolverlas dentro del plazo de la factura, porque una incidencia no lo alarga. Estos son los casos más habituales:

• Falta la firma. La entrega existió: factúrala en plazo. Sigue buscando la copia firmada o la foto: es tu prueba si el cliente reclama.
• El cliente devolvió algo antes de la factura. Factura solo lo que se quedó. Cómo reflejar la devolución en la factura del mes, en factura recapitulativa.
• El cliente discute un precio. Factura lo que entregaste, al precio que aplicas. Si después acordáis otro importe, haz una factura rectificativa.
• El cliente dice que no recibió algo. Si de verdad no se entregó, no hay venta que facturar. Corrígelo en el ERP: quita esa línea del albarán, o anúlalo si no se entregó nada, y anota el motivo. Si se entregó, factúralo; el albarán firmado lo prueba.
• Faltan los datos de un cliente nuevo. Pídeselos ya: el plazo no se alarga por eso. La factura lleva su nombre o razón social, su NIF y su domicilio (Reglamento de facturación, artículo 6). Para la próxima vez, pídeselos con el primer pedido.

Todos los casos de rectificativas, en factura rectificativa en distribución.

¿Qué pasa si se te olvida facturar un albarán?

Lo tienes que facturar igual, en cuanto lo detectes, y su IVA sigue siendo del trimestre de la entrega. Cada venta lleva su factura (Reglamento de facturación, artículo 2). Estos son los pasos:

1. Emite la factura ese mismo día. Con la fecha de ese día como fecha de expedición y, aparte, la fecha de la entrega. No la fechas hacia atrás.
2. Mira si ya presentaste el 303 de ese trimestre. Si todavía no, el IVA va en él, como cualquier otro.
3. Si ya lo presentaste, corrígelo. Presenta otro 303 de ese mismo trimestre y marca la casilla «Autoliquidación rectificativa». Pon el número de justificante del 303 anterior y elige el motivo «Rectificaciones».
4. Rellena todas las cifras del trimestre, ya con este IVA. Pagas solo la diferencia (Reglamento del IVA, artículo 74 bis).
5. Si el plazo de ese 303 ya acabó, te llega un recargo. Tu 303 rectificativo cuenta como presentado fuera de plazo. No calculas el recargo: Hacienda te lo notifica (Ley General Tributaria, artículo 27; Reglamento del IVA, artículo 74 bis). Si aún estás en plazo, no hay recargo.
6. Cuánto es. Un 1 % de lo que ingresas tarde, más otro 1 % por cada mes completo desde que acabó el plazo de ese 303. Pasados 12 meses, un 15 %, más intereses.
7. Págalo en plazo. Si pagaste la diferencia al presentar el 303 y pagas el recargo en el plazo de la notificación, se reduce un 25 % (artículo 27.5).

Lo que te arriesgas si no lo haces así:

• Si sumas ese IVA al 303 del trimestre en curso, en vez de rectificar el de su trimestre, no se aplica el recargo. Es una infracción leve: multa del 50 % de ese IVA (artículos 27.4 y 191.6).
• Si Hacienda lo descubre antes que tú, puede multarte con entre el 50 y el 150 % del IVA que dejaste de ingresar, según el caso (artículo 191). Además, pagas intereses de demora (artículo 26).
• Esa multa se puede reducir. Si das tu conformidad, baja un 30 %. Y lo que quede baja otro 40 % si lo pagas en plazo y no recurres (artículo 188). Al final, pagas el 42 % de la multa.
• Facturar tarde también se puede multar. El plazo es un requisito de la facturación. Y la ley castiga como infracción grave incumplir esos requisitos, «entre otros» los «relativos a la expedición» (artículo 201.2.a).
• La multa por facturar tarde es del 1 % del importe de esas ventas. Si no llegas a emitir la factura, del 2 %.
• Las dos se duplican si el incumplimiento es sustancial: por ejemplo, si afecta a más del 20 % de lo que tenías que facturar en el periodo que revisa Hacienda (artículos 187 y 201).
• Pasado un año desde la entrega, pierdes el derecho a repercutirle el IVA, es decir, a cobrárselo en la factura (Ley del IVA, artículo 88). Pero ese IVA nació con la entrega y se lo debes tú a Hacienda (artículos 75 y 84). Así que lo pagas tú.

En el ejemplo de antes: imagina que la copia del A-2026-0947 no aparece y que nadie lo factura. Lo detectan el jueves 12 de noviembre de 2026, con el 303 del tercer trimestre ya presentado.

Ese día emiten una factura con esa entrega. Lleva 55,20 € de cerveza más 11,59 € de IVA (21 %), y 18,60 € de agua más 1,86 € de IVA (10 %). En total, 73,80 € más 13,45 € de IVA: 87,25 €.

Después presentan un 303 rectificativo del tercer trimestre, con esos 13,45 € más. Aún no ha pasado un mes completo desde el 20 de octubre, así que el recargo es del 1 %: 0,13 €. Con la reducción del 25 %, 0,10 €.

Además, la factura sale fuera de plazo: tenía hasta el 15 de octubre. Ese retraso se puede multar aparte: el 1 % del importe de esa venta, o el doble si el incumplimiento es sustancial (artículo 201).

¿Cómo se contabilizan los albaranes pendientes de facturar?

Con la cuenta 4309, «Clientes, facturas pendientes de formalizar», que el Plan General de Contabilidad pone dentro de la 430, «Clientes». Recoge lo que te deben tus clientes por entregas que todavía no has facturado.

El Plan pide registrar cada venta cuando ocurre, no cuando la facturas. Es el principio de devengo (Plan General de Contabilidad, primera parte).

Donde más importa es en el cierre del año: las entregas de diciembre que facturas en enero son ventas del año que cierras. Si cierras la contabilidad cada mes o cada trimestre, haz lo mismo en cada cierre.

Cómo leer los asientos. Un asiento es cada apunte de la contabilidad. Tiene dos columnas que suman lo mismo, el Debe y el Haber.

Aquí, en el Debe va lo que te debe el cliente. En el Haber, la venta y el IVA que le cobras y debes ingresar a Hacienda, el IVA repercutido.

Si tu ERP contabiliza cada factura al emitirla, hazlo en tres pasos. Así la venta y el IVA no entran dos veces:

1. Al cierre, el asiento de la 4309. En el ejemplo, el 30 de septiembre de 2026.
2. El primer día del periodo siguiente, el mismo asiento al revés. Lo que estaba en el Debe pasa al Haber, y al contrario. En el ejemplo, el 1 de octubre.
3. Al emitir la factura, el ERP la contabiliza como siempre. En el ejemplo, el 6 de octubre.

Cuenta	30-9-2026: cierre	1-10-2026: al revés	6-10-2026: factura
4309 Clientes, facturas pendientes de formalizar	Debe 321,35 €	Haber 321,35 €
430 Clientes			Debe 321,35 €
700 Ventas de mercaderías	Haber 268,40 €	Debe 268,40 €	Haber 268,40 €
477 Hacienda Pública, IVA repercutido	Haber 52,95 €	Debe 52,95 €	Haber 52,95 €

El resultado: la venta (268,40 €) y su IVA (52,95 €) quedan en septiembre, el mes de las entregas. En octubre, el asiento al revés y la factura se anulan entre sí. Solo queda lo que te debe el cliente, en la 430.

El IVA va a la 477 ya en el asiento del cierre. El Plan la abona «cuando se devengue el impuesto», es decir, con la entrega.

• La 4309 es de activo, como la 430: va en el activo corriente del balance.
• El Plan de pymes (Real Decreto 1515/2007) también la tiene, con el mismo nombre.
• El Plan no dice cómo enlazar el asiento del cierre con la factura. Este es un método práctico, y tu asesor puede usar otro. Lo que importa es que la venta y su IVA entren una sola vez, en el periodo de la entrega.

Lo que conviene revisar en cada cierre de mes

• El último día del mes: ¿están emitidas las facturas de tus clientes particulares? ¿Han vuelto a la oficina todos los albaranes firmados, o su foto?
• El día 1: ¿están todos los albaranes del mes en el ERP, con su numeración revisada?
• En la primera semana: ¿están resueltas las incidencias, como firmas, devoluciones, roturas y precios discutidos?
• Hasta el día 15: ¿están emitidas las facturas de todos tus clientes empresas y autónomos, y vacía la lista de pendientes?
• Antes de presentar el 303: ¿están facturadas, y en el libro de facturas emitidas, todas las entregas del trimestre? Si queda alguna, factúrala antes de presentarlo.
• El 31 de diciembre de cada año: ¿está contabilizado en la 4309 lo entregado y no facturado?