Cómo comprobar si un cliente tiene recargo de equivalencia (y qué guardar como prueba)

Para comprobar si un cliente tiene recargo de equivalencia, consúltalo en el servicio «Consulta minoristas en recargo de equivalencia» de la Agencia Tributaria. Y si no es una SL ni una SA, pídele que te lo acredite por escrito.

Si vende al por menor, la ley le obliga a demostrártelo. Guarda las dos cosas con su fecha: demuestran que lo comprobaste. Aquí tienes los pasos de la consulta, qué hacer con su resultado, qué certificado existe y un modelo de declaración.

¿Cómo se comprueba en la Agencia Tributaria?

Con el servicio «Consulta minoristas en recargo de equivalencia», en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Te dice si tu cliente está en recargo según el censo, el día que consultas.

El censo es el registro de Hacienda con los datos fiscales de cada empresa y autónomo. Entre ellos, su régimen de IVA (Real Decreto 1065/2007, art. 9).

Es un servicio para proveedores. Según la Agencia Tributaria, permite «consultar a los proveedores de un posible comerciante minorista» si su cliente está en recargo.

1. Entra en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y abre la página «Gestiones IVA» (en IVA › Todas las gestiones). Baja hasta «Simuladores y otros servicios» y abre «Consulta minoristas en recargo de equivalencia».
2. Identifícate con un certificado electrónico, con tu DNI electrónico o con Cl@ve (Cl@ve Móvil o Cl@ve PIN). Cl@ve es el sistema de identificación de la Administración. No hace falta el certificado de la empresa: eso solo lo pide el servicio web del final.
3. Escribe el NIF de tu cliente y su nombre y apellidos o su razón social. La razón social es el nombre oficial de una empresa.
4. Lee la respuesta. Según el manual técnico de la Agencia Tributaria, dice «NIF sometido al régimen especial de recargo de equivalencia» o «NIF no sometido». Va con la fecha y la hora de la consulta.
5. Guárdala en la ficha del cliente, en PDF o con una captura de pantalla. Para el PDF, en el navegador: Imprimir › Guardar como PDF.

La Agencia Tributaria lo llama «servicio de ayuda». Y recuerda que es tu cliente quien tiene que acreditarte si está en recargo. Por eso, además de consultar, le pides la declaración. Y hay cosas que la consulta no te dice:

Situación	Qué pasa	Qué haces
Tu cliente tiene dos negocios, por ejemplo un bar y una tienda	La respuesta es por NIF, no por negocio	Pregúntale para qué es cada pedido. Lo de la tienda lleva recargo y va en otra factura (Reglamento de facturación, art. 16.4)
Ha cambiado de situación hace poco	Tiene un mes para comunicarlo al censo (Real Decreto 1065/2007, art. 10.4). Hasta entonces, la consulta puede decir lo de antes	Pídele que te avise por escrito de cualquier cambio
Su domicilio fiscal está en el País Vasco o en Navarra	El servicio no da datos de quien tiene allí su domicilio fiscal. Según el manual técnico, responde «No es posible reportar información sobre el NIF consultado»	Pídele la declaración firmada. Qué hacer después, en la tabla del siguiente apartado
El NIF está mal escrito o Hacienda no lo identifica	El servicio da un error, como «NIF incorrecto» o «NIF no identificado»	Pídele sus datos tal como constan en Hacienda

¿Tienes muchos clientes? La Agencia Tributaria ofrece la misma consulta como servicio web, para hacerla desde tu programa de gestión (ERP). Ese servicio sí necesita un certificado electrónico de empresa (de persona jurídica). Pregúntale a tu proveedor del ERP si puede conectarlo.

¿Quién tiene que demostrar si está en recargo?

Tu cliente, si vende al por menor y no es una sociedad mercantil (una SL o una SA). La ley le obliga a acreditarlo ante ti (Ley del IVA, art. 163). Acreditar es demostrarlo: que está en recargo o que no lo está.

La ley no dice cómo: lo deja al Reglamento del IVA (art. 157). Y el Reglamento repite la obligación sin fijar un documento (art. 61.1). No hay un modelo oficial. Lo práctico es una declaración firmada.

Si no te demuestra que no lo lleva, la regla es cobrarle recargo. En lo que compra para revender, la ley solo te deja quitarlo si te demuestra que no lo lleva (Ley del IVA, art. 157).

Lo que compra para usarlo en el negocio, y no para venderlo, como los productos de limpieza del local, no lleva recargo (art. 157). Tampoco los artículos excluidos del recargo, como la maquinaria de uso industrial o los materiales de construcción (art. 157; Reglamento del IVA, art. 59.2).

Esta regla vale para la tienda de un autónomo o de una comunidad de bienes (CB: varias personas que llevan juntas un negocio, sin crear una sociedad).

Si la consulta dice «NIF no sometido» y tu cliente no te da nada, la regla sigue siendo cobrarle recargo. Lo ves en la tabla del siguiente apartado.

¿Quién lo lleva? Lo llevan los comerciantes minoristas personas físicas o entidades en atribución de rentas, como las comunidades de bienes, que revenden sin transformar. Además, el año anterior vendieron más del 80 % a particulares (Ley del IVA, arts. 148 y 149). Hay excepciones: confírmalo con tu asesor.

Persona física quiere decir una persona, no una empresa: en la práctica, un autónomo.

La regla del 80 % tiene dos excepciones, para quien es minorista en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE). No se aplica si tributa por módulos en el IRPF ni si el año anterior no tuvo actividad comercial (art. 149).

Módulos es el sistema en el que Hacienda calcula su beneficio con datos del negocio, como los metros del local.

Nunca una sociedad mercantil, como una SL o una SA (art. 156). A un bar o un restaurante, en general, no.

Un bar sirve comidas y bebidas para tomar allí: no revende tal cual lo que te compra. Si además tiene una tienda, lo que compra para la tienda puede llevar recargo, en otra factura.

Por la primera letra de su NIF: con A (SA) o B (SL), nunca. Con un DNI o un NIE (un autónomo) o con E (una comunidad de bienes), puede llevarlo. Una CB, solo si todos sus comuneros son personas físicas (Reglamento del IVA, art. 59.1).

Las demás letras, en recargo de equivalencia. Los casos dudosos, en ¿quién lleva recargo?.

¿Le cobras recargo según lo que diga la consulta?

Depende de lo que diga la consulta y de lo que te haya dado tu cliente. Esta tabla es para lo que compra para revender la tienda de un autónomo o de una comunidad de bienes.

A una SL o una SA, nunca. El bar, en el ejemplo de más abajo.

La consulta dice	Tu cliente te ha dado	Qué haces
«NIF sometido»	Su declaración: está en recargo	Cóbrale recargo
«NIF sometido»	Nada	Cóbrale recargo: el censo dice que está en recargo y no te ha demostrado lo contrario (Ley del IVA, arts. 156 y 157)
«NIF sometido»	Su declaración: no está en recargo	Cóbrale recargo mientras no se aclare. Su declaración no coincide con el censo, y si no se lo cobras y lo llevaba, lo debes tú (art. 158). Que lo corrija con su gestor. Después, vuelve a consultar
«NIF no sometido»	Su declaración: no está en recargo	Sin recargo: te lo ha acreditado y el censo coincide (art. 157). Guarda las dos. Si quieres reforzarlo, pídele el certificado de situación censal
«NIF no sometido»	Su declaración: está en recargo	Cóbrale recargo: te declara que lo lleva, y la ley solo te deja quitarlo si te acredita lo contrario (arts. 156 y 157.1.º). Pídele que corrija su censo con su gestor
«NIF no sometido»	Nada	Cóbrale recargo: sin acreditación, es la regla (art. 157.1.º). Pídele la declaración: la ley le obliga a acreditártelo (art. 163). Si quieres facturarle sin recargo porque el censo dice que no lo lleva, confírmalo antes con tu asesor
«No es posible reportar información» (País Vasco o Navarra)	Su declaración	Factúrale según su declaración (arts. 157 y 163)
«No es posible reportar información» (País Vasco o Navarra)	Nada	Cóbrale recargo hasta que te demuestre que no lo lleva (art. 157)

En todos los casos, anota en su ficha qué te dio, qué salió en la consulta y en qué fecha.

¿Hay un certificado de recargo de equivalencia?

No con ese nombre. A 5 de octubre de 2026, la sede de la Agencia Tributaria no tiene un certificado específico del recargo. El más parecido es el certificado de situación censal.

• Cuándo pedirlo: es opcional. Sirve de refuerzo cuando una tienda te declara que no está en recargo.
• Qué recoge: los datos del cliente en el censo. Entre ellos, su situación tributaria, sus actividades y locales y sus obligaciones periódicas.
• Quién lo pide: tu cliente, en la sede de la Agencia Tributaria. Está en el apartado de censos, como certificado tributario de «Situación censal». Entra con certificado electrónico, DNI electrónico o Cl@ve, y en general lo obtiene en el momento. También puede pedirlo en una oficina.
• Tú no puedes pedirlo por tu cuenta. Hacienda lo expide a petición del propio cliente, o de otra persona si él da su consentimiento antes (Real Decreto 1065/2007, art. 71). Lo práctico es que lo descargue él y te lo mande.
• Comprueba que es auténtico. Lleva un código seguro de verificación (CSV). Con él lo cotejas en la sede, en «Cotejo de documentos con CSV».
• Mira qué régimen de IVA figura en cada actividad. Si en alguna figura el recargo de equivalencia, el censo dice que está en recargo en esa actividad. Si solo figuran otros regímenes, dice que no lo está. Si no figura ninguno, pídele que lo aclare.
• Si tiene tienda y bar, verás dos regímenes, uno por actividad (Ley del IVA, art. 148.Dos). Que el del bar no te haga quitar el recargo a la tienda: lo que compra para la tienda sigue llevándolo.
• Que sea reciente. Según la Agencia Tributaria, un certificado tributario sobre obligaciones periódicas vale, en general, 12 meses si no cambia nada. Pídele uno de menos de 12 meses.

¿Y si te manda una captura de su área personal? Tu cliente ve su régimen de IVA en «Mis datos censales», en «Mi situación tributaria». La captura no sustituye al certificado: no lleva CSV y no la puedes cotejar. Guárdala, pero pídele el certificado.

¿Qué conviene pedir a cada cliente nuevo?

A cada cliente que no sea una SL o una SA, su declaración firmada; y tú haces la consulta en la Agencia Tributaria. A una SL o una SA, solo su NIF.

El certificado de situación censal es opcional. Pídeselo, como refuerzo, a la tienda que te declara que no está en recargo. Si no le cobras recargo y resulta que lo llevaba, el recargo lo debes tú.

• Su NIF y su nombre o razón social, tal como constan en Hacienda. Si es una SL o una SA, con esto basta.
• Qué negocio tiene: tienda, bar o los dos. Si tiene los dos, que te haga los pedidos por separado.
• Su declaración firmada. Tienes un modelo justo debajo.
• Tu consulta en la Agencia Tributaria, guardada con la fecha.
• Opcional, como refuerzo: si es una tienda que declara que no está en recargo, su certificado de situación censal.
• El recargo marcado (o no) en su ficha del ERP, con la fecha de la próxima revisión.

¿Cuánto tiempo lo guardas? Mientras sea tu cliente y, después, 6 años. Hacienda tiene, en general, 4 años para revisar el IVA de esas ventas, desde que acaba el plazo para declararlo (Ley General Tributaria, arts. 66 y 67). Y el Código de Comercio pide guardar la documentación del negocio 6 años (art. 30).

Un modelo de declaración para copiar. No es un documento oficial: es un modelo práctico. Cámbialo a tu gusto y pídele que lo firme.

Declaración sobre el recargo de equivalencia

Nombre y apellidos: ____________

NIF: ____________

Si firmas en nombre de una comunidad de bienes, su nombre y su NIF: ____________

Nombre del negocio y dirección: ____________

Declaro ante [nombre de tu empresa], a efectos del artículo 163 de la Ley 37/1992 del IVA (marca una):

☐ Estoy en el régimen especial del recargo de equivalencia por mi actividad de: ____________

☐ No estoy en el régimen especial del recargo de equivalencia.

(Opcional) Adjunto el certificado de situación censal de la Agencia Tributaria, de fecha ____________

Lo que os compro es para (marca las que correspondan): ☐ la tienda ☐ el bar o restaurante ☐ otra actividad: ____________

Si compro para más de una actividad, os haré pedidos separados.

Si mi situación cambia, os lo diré por escrito antes de mi siguiente pedido.

Lugar, fecha y firma: ____________

¿Cómo se hace con tres clientes distintos?

Depende de quién sea. A la tienda y al bar de un autónomo les pides la declaración y haces la consulta. A una SL le basta su NIF. Así lo hace una distribuidora de alimentación y bebidas con tres clientes nuevos, en octubre de 2026:

Cliente	Qué compruebas	Qué sale	¿Recargo?
Ultramarinos Rosa, tienda de barrio de Rosa Gil, autónoma (su NIF es su DNI)	Su declaración y la consulta en la Agencia Tributaria	Declara que está en recargo. La consulta dice «NIF sometido»	Sí, en lo que compra para vender en la tienda
Bar La Esquina, de Javier Ruiz, autónomo	Su declaración y la consulta	Declara que no está en recargo. La consulta dice «NIF no sometido»	No: lo declara y la consulta lo confirma
Supermercado Las Encinas, S.L. (su NIF empieza por B)	Solo su NIF	Es una sociedad limitada	No, nunca (Ley del IVA, art. 156)

En la ficha de Ultramarinos Rosa y en la de Bar La Esquina guardas la declaración y la consulta. En la de Supermercado Las Encinas, su NIF basta. Al bar no le pides el certificado: ese refuerzo es para las tiendas que te dicen que no están en recargo.

¿Y si la consulta del bar hubiera dicho «NIF sometido»? Puede pasar si Javier tiene otro negocio en recargo, como una tienda al lado. Pregúntaselo y pídele una declaración nueva que marque las dos actividades.

Lo que compra para el bar va sin recargo. Lo de la tienda, con recargo y en otra factura.

¿Y si Supermercado Las Encinas te dice que está en recargo? No se lo cobres. Una SL nunca lo está, diga lo que diga.

¿Qué haces si un cliente cambia de régimen?

Pídele una declaración nueva con la fecha del cambio y actualiza su ficha desde ese día. Las facturas anteriores, si estaban bien, no se tocan.

Qué pasa	Qué haces
Monta una SL o una SA para su negocio	Es otro cliente, con otro NIF (empieza por B o por A). Sin recargo
El año anterior, sus ventas a particulares no pasaron del 80 %	Sale del recargo (art. 149), salvo las dos excepciones de arriba (módulos o sin actividad comercial ese año). Pídele una declaración nueva y vuelve a consultar
Abre un bar o empieza otra actividad	La tienda sigue en recargo, y el resto, no (art. 148). Facturas separadas
Traspasa la tienda a otra persona	Es otro cliente, con otro NIF. Empieza de cero con él

El cambio tiene una fecha exacta. Pídele esa fecha por escrito y cambia su ficha desde ese día. Tu cliente tiene un mes para comunicarlo al censo (Real Decreto 1065/2007, art. 10.4). Hasta entonces, la consulta puede seguir diciendo lo de antes.

Repásalo cada año, en febrero. Vuelve a consultar a tus clientes que no son SL ni SA, y guarda el resultado con la fecha. Si alguno sale distinto de la última vez, pídele una declaración nueva.

¿Por qué en febrero? La regla del 80 % mira el año anterior, así que ese cambio llega con el año nuevo. Y tu cliente tiene un mes para comunicarlo al censo.

¿Qué pasa si te equivocas?

Si no cobras el recargo a quien lo lleva, la ley obliga a pagarlo a quien vende: a ti (Ley del IVA, art. 158). Lo corriges con una factura rectificativa que añade el recargo, y se lo cobras a tu cliente (art. 89).

Tienes 4 años desde cada venta (art. 89; Reglamento de facturación, art. 15.3).

Un ejemplo. Alimentación Marta es la tienda de Marta López, autónoma en recargo. Es cliente tuya desde enero de 2026 y nunca lo comprobaste.

Entre enero y septiembre le hiciste 50 pedidos sin recargo, cada uno con su factura. Cada pedido eran 240 € sin IVA, en productos al 10 % de IVA, con un recargo del 1,4 %.

Concepto	Cálculo	Importe
Recargo de cada pedido	240,00 € × 1,4 %	3,36 €
Recargo que no cobraste	3,36 € × 50	168,00 €
Multa posible por cada compra	La mitad de 3,36 € es 1,68 €. El mínimo es 30 €, así que se queda en 30 €	30,00 €
Multa posible a la tienda	30,00 € × 50	1.500,00 €

• Tú debes los 168,00 €. Haz la factura rectificativa (Reglamento de facturación, art. 15) y cobra el recargo a Marta.
• ¿Ya presentaste el 303 de esos periodos? El modelo 303 es tu declaración de IVA, trimestral o mensual. Si es así, presenta un 303 rectificativo.
• Ese 303 rectificativo lleva un recargo por presentarlo fuera de plazo. Es otro recargo, no el de equivalencia. Y lleva los intereses de demora que procedan (Ley del IVA, art. 89.Cinco).
• A Marta, Hacienda puede multarla con la mitad del recargo que no pagó. El mínimo es de 30 € por cada compra (Ley del IVA, arts. 170 y 171). Aquí, 1.500,00 €.
• La multa de Marta puede bajar un 40 % si la paga en plazo y no la recurre (Ley General Tributaria, art. 188.3). Y no hay multa si avisa a Hacienda de que su proveedor no se lo cobró (art. 170).
• Si lo cobraste a quien no lo llevaba, por ejemplo a una SL: hazle una rectificativa que lo quite y devuélveselo.
• Lo que ingresaste de más lo restas en el 303 del periodo de la rectificativa, o en uno de los siguientes, con un año como mucho. También puedes rectificar el 303 de cada periodo (art. 89.Cinco).

Paso a paso, en si no cobraste el recargo (o lo cobraste de más).

¿Para qué te sirve lo que guardas? La declaración del cliente y tu consulta son lo que puedes guardar para demostrar que actuaste con cuidado.

Si el cliente te mintió por escrito, él comete una infracción por comprar sin recargo (art. 170). Pero la ley no dice de forma expresa que eso te libre a ti de pagar el recargo. Si te pasa, confírmalo con tu asesor.

¿Qué conviene revisar hoy?

Seis cosas, en los clientes que ya tienes:

• ¿Tienes la declaración firmada de cada cliente que no es una SL ni una SA?
• ¿Has consultado en la Agencia Tributaria a cada uno de ellos, y guardado el resultado con su fecha?
• ¿Tienes el certificado de las tiendas que dicen que no están en recargo? Es opcional, pero refuerza tu prueba.
• ¿Tus clientes SL y SA están sin recargo en el ERP, digan lo que digan?
• ¿Los clientes con bar y tienda te hacen los pedidos por separado?
• ¿Tienes apuntado el repaso de febrero de 2027?