Cómo organizar un almacén pequeño de distribución: zonas, ubicaciones, FIFO y FEFO, 5S, rutinas e indicadores

Para organizar un almacén pequeño, divídelo en zonas y haz que la mercancía avance en un solo sentido: entra, se guarda, se prepara y sale. Después, da un código a cada hueco y un sitio fijo a cada artículo. Lo que más sale, junto a expedición, la zona de carga.

Si te falta sitio, gana altura y comparte zonas por horas. Lo demás es mantenerlo: unas rutinas, las 5S (cinco pasos de orden y limpieza; los ves más abajo) y tres números que te dicen si funciona.

Esta guía es para el almacén de una distribuidora pequeña o mediana: bebidas, alimentación, limpieza o suministros. Al final tienes un ejemplo de un almacén de bebidas de 400 m², antes y después.

¿Por dónde empiezas a organizar un almacén pequeño?

Por un plano y por los datos de lo que vendes, no moviendo palets. Sigue estos pasos:

1. Dibuja el plano. Mide el largo, el ancho y la altura libre, hasta las vigas o las luces: de la altura depende cuántos niveles de estantería caben. Marca las puertas, el portón de carga, las columnas, los enchufes y la cámara frigorífica, si la tienes.
2. Saca de tu ERP las ventas por artículo. El ERP es tu programa de gestión, donde llevas artículos, pedidos y albaranes. Busca el informe de ventas por artículo de los últimos tres meses, o el de líneas de albarán, y pásalo a Excel.
3. Quita lo que sobra. Lo caducado, lo roto, lo descatalogado y el material que nadie usa. Es el primero de los cinco pasos de las 5S.
4. Reparte las zonas y decide el recorrido.
5. Codifica las ubicaciones y dale a cada artículo su sitio.
6. Escríbelo y mídelo: las rutinas, la lista de las 5S y tres indicadores.

Del informe necesitas dos datos por artículo:

• Líneas. Una línea es cada artículo distinto de un pedido. Si un bar te pide agua y cerveza, son dos líneas, sean 2 cajas o 20. Cada línea es un viaje a un hueco: las líneas dicen qué va cerca de expedición.
• Cajas. Dicen cuánto sitio necesita cada artículo en su hueco de preparación. Que quepa lo que sale en un día, para no reponer a media mañana.

¿Qué zonas necesita el almacén de una distribuidora?

Cuatro principales, en el orden en que pasa la mercancía: recepción, almacenaje, preparación y expedición. A ellas se suma una zona para devoluciones y, según lo que vendas, otra para envases vacíos y otra de frío.

Zona	Para qué sirve	Qué conviene
Recepción	Descargar y comprobar lo que llega contra el albarán del proveedor	Que nada pase a la estantería sin revisar: cantidad, estado, lote (el código de la tanda de fabricación) y fecha
Almacenaje	Guardar la reserva: el repuesto, normalmente en palets enteros, con el que rellenas los huecos de preparación	En los niveles altos de las estanterías de palets
Preparación (picking)	Coger lo que lleva cada pedido	Huecos a mano, a media altura, con lo que más sale cerca de expedición
Expedición	Dejar los pedidos preparados hasta cargarlos	Una franja marcada en el suelo para cada ruta de reparto
Devoluciones y mercancía bloqueada	Lo que vuelve de los clientes, lo roto, lo caducado y lo retirado: lo que no puedes vender hasta revisarlo	Separada y señalizada: nada de aquí vuelve a la venta sin revisar
Envases vacíos	Cajas, barriles y botellas retornables que recoges en ruta	Separados por proveedor, para devolverlos y comprobar que cuadran con lo que el proveedor te tiene apuntado
Frío, si la tienes	Refrigerados y congelados	Cerca de recepción y de expedición, para que pasen poco tiempo fuera

En un almacén pequeño, almacenaje y preparación pueden compartir estantería: abajo, los huecos de preparación; arriba, la reserva. Si te cabe, saca los artículos que más salen a una zona de preparación propia, junto a expedición, como en el ejemplo del final.

Cada zona tiene su guía. La recepción, paso a paso, en recepción de mercancías. La preparación de pedidos, en tipos de picking y en preparación de pedidos por ruta. La carga, en expedición de pedidos.

Para las devoluciones tienes un procedimiento de devoluciones. Para los envases, un control de envases por cliente.

Si vendes alimentos, guárdalos en otra estantería que la limpieza y los químicos, mejor en otro pasillo. Y nunca debajo de ellos: si algo gotea, no cae sobre la comida. La ley pide proteger los alimentos de cualquier foco de contaminación (Reglamento 852/2004, anexo II, capítulo IX, punto 3). Los químicos tienen además sus propias normas: almacenar productos químicos.

Si tienes frío, la cadena de frío no debe interrumpirse. Solo se permiten ratos cortos fuera de temperatura, como al cargar o descargar, si no suponen un riesgo (Reglamento 852/2004, anexo II, capítulo IX, punto 5). La norma no fija minutos. El registro sanitario y sus permisos, en registro sanitario para distribuidores. Las temperaturas, en temperatura de la cámara frigorífica.

¿Qué haces si te falta sitio?

Gana altura, comparte zonas por horas y guarda menos de lo que casi no sale. Pero hay cosas que nunca comparten sitio, aunque no quepas.

• Aprovecha la altura. Con carretilla elevadora (el toro), la reserva va arriba, en palets. Súbela solo hasta donde permite el fabricante de la carretilla: la ley prohíbe usar un equipo en condiciones que su fabricante desaconseja (Real Decreto 1215/1997, anexo II, punto 1.3).
• Sin carretilla, arriba solo lo ligero y lo que casi no sale. Por una escalera de mano no se pueden subir ni bajar cargas que, por su peso o su tamaño, pongan en riesgo a quien sube. Lo prohíbe el mismo anexo (punto 4.2.3).
• Estanterías firmes. La ley pide que el local te proteja de derrumbamientos y de caídas de materiales (Real Decreto 486/1997, art. 4.1). Sus elementos tienen que ser sólidos y estables, y se prohíbe sobrecargarlos (anexo I, parte A, apartados 1.1.º y 1.2.º). Lo práctico: montadas y ancladas como indique su fabricante, con la carga máxima de cada nivel a la vista y sin pasarte nunca de ella.
• Comparte zonas por horas. Si recibes por la mañana y cargas por la tarde, recepción y expedición pueden ser el mismo espacio. Eso sí: ubica todo lo recibido antes de empezar a dejar pedidos.
• Guarda menos de lo que casi no sale. De los artículos que menos se venden, pide menos cantidad y más a menudo.
• Saca lo que no vendes. Es el primero de los pasos de las 5S.

Lo que nunca comparte sitio:

• los alimentos con la limpieza y los químicos. Los productos de limpieza y desinfección no se guardan donde se manipulan alimentos (Reglamento 852/2004, anexo II, capítulo I, punto 10). Las sustancias peligrosas van etiquetadas, en recipientes separados y bien cerrados (capítulo IX, puntos 3 y 8);
• la mercancía para vender con las devoluciones y la bloqueada;
• los pasillos y las salidas de emergencia con nada: tienen que estar siempre libres (Real Decreto 486/1997, anexo II, punto 1).

Elige la estantería por lo que guardas:

Qué guardas	Dónde
Palets enteros de reserva	Estantería de palets, para carretilla elevadora
Cajas sueltas que se cogen a mano	Estantería de baldas, de carga ligera o media
Packs de agua, barriles y garrafas	Sobre un palet en el suelo, junto a expedición
Barras, tubos o perfiles	Estantería para piezas largas, de brazos (cantilever)

Cómo revisar las estanterías, en inspección de estanterías. Planos para almacenes de distintos tamaños, en layout de almacén.

¿Cómo debe ser el recorrido de la mercancía?

En un solo sentido y sin cruces. Lo que entra no se mezcla con lo que sale, y nadie cruza el almacén con un palet para preparar un pedido.

Hay dos formas sencillas de conseguirlo:

• En U. Recepción y expedición están en el mismo lado, junto a la puerta de carga. La mercancía entra, da la vuelta por el almacén y sale cerca de donde entró. Encaja en un almacén con una sola puerta de carga.
• En línea. Recepción en un lado y expedición en el opuesto. Encaja si tienes puertas en dos fachadas.

En las dos, cuatro reglas:

• Recepción y expedición, separadas aunque estén al lado. Basta una línea pintada en el suelo.
• Lo que más sale, cerca de expedición; lo que menos, lejos.
• Nada se queda en un pasillo «un momento».
• Un paso para ir a pie, marcado en el suelo, por ejemplo junto a una pared. Por él no entran la transpaleta ni la carretilla.

El ancho de los pasillos. Para ir a pie, 1 metro como mínimo (Real Decreto 486/1997, anexo I, parte A, apartado 5.3.º). Ese metro vale también para los locales que ya se usaban antes del 23 de julio de 1997, cuando entró en vigor el real decreto: la parte B del anexo no lo exceptúa.

Por donde pasan una transpaleta o una carretilla, no basta. Si por un pasillo circulan vehículos y personas, su anchura debe «permitir su paso simultáneo con una separación de seguridad suficiente» (apartado 5.4.º).

En los locales anteriores a esa fecha, la regla del paso a la vez solo obliga en lo reformado después. En lo demás, mantén las condiciones que ya la cumplían, o una seguridad equivalente (parte B, letra a).

Pero los pasillos se tienen que poder usar siempre con total seguridad, por personas y por vehículos. Y su ancho tiene que ir con quién pasa y con lo que haces (anexo I, parte A, apartados 5.1.º y 5.2.º). Estos dos apartados valen también para los locales antiguos.

Además, valga la fecha que valga:

• organiza el trabajo para que no haya gente a pie en la zona por donde se mueve la carretilla (Real Decreto 1215/1997, anexo II, punto 2.3);
• y respeta el pasillo que pide el fabricante de la transpaleta o la carretilla para girar con un palet. Búscalo en su documentación: usar el equipo en condiciones que desaconseja está prohibido (anexo II, punto 1.3).

Si parte de la mercancía entra y sale el mismo día, no la subas a la estantería: déjala directamente en su franja de expedición. Eso se llama cross docking: lo explicamos en cross docking. Cuántos palets te caben, en capacidad del almacén.

¿Cómo se codifican las ubicaciones?

Con un código corto para cada hueco, que diga el pasillo, el módulo y el nivel: por ejemplo, B-04-2. La ubicación es el hueco concreto donde va un artículo.

• Pasillo: una letra, A, B, C…
• Módulo: cada tramo de estantería entre dos postes, siempre con dos cifras: 01, 02, 03… Así el ERP y el Excel los ordenan bien (04, no 4). Pon los pares a un lado del pasillo y los impares al otro: quien busca sabe a qué lado mirar.
• Nivel: de abajo arriba, con una cifra. El 1 es el suelo.
• Posición, si en un nivel caben varios artículos: una letra más, como B-04-2-A.

Así, B-04-2 es el pasillo B, el módulo 4 y el segundo nivel empezando por abajo.

Dos detalles que ahorran fallos:

• Una etiqueta en cada hueco, a la vista y con el código grande.
• La ubicación de preparación, en la ficha del artículo en tu ERP. La de preparación, no la de la reserva. Así, la hoja de preparación puede salir ordenada por ubicación, y el preparador recorre el almacén sin volver atrás.

Si tu ERP no tiene un campo de ubicación, pregunta a quien te lo vende si se puede añadir. Mientras, usa una hoja de Excel con dos columnas, artículo y ubicación, ordenada por ubicación.

No confundas el código de ubicación con el código del artículo, la referencia o SKU. Uno dice dónde está; el otro, qué es. Cómo crear las referencias, en SKU y codificación de productos. Más formatos de ubicación, en codificación de ubicaciones.

¿Ubicación fija o almacén caótico? Con ubicación fija, cada artículo tiene siempre su hueco. En el almacén caótico, cada palet va al primer hueco libre y un programa recuerda dónde está. En un almacén pequeño sin programa de almacén, lo práctico es la ubicación fija. Las dos, comparadas, en almacén caótico u organizado.

¿Dónde colocas cada producto?

Según cuánto sale y cuánto pesa. Lo que más se coge, cerca de expedición y a media altura; lo pesado, abajo; lo que casi no sale, lejos de expedición o arriba.

Para saber qué es lo que más sale, haz un análisis ABC. Ordena tus artículos por líneas de los últimos tres meses, de más a menos. Una forma sencilla de repartirlos: A, los primeros hasta sumar el 80 % de las líneas; B, hasta el 95 %; C, el resto.

En Excel: una fila por artículo con sus líneas, de mayor a menor, y una columna con el porcentaje acumulado. Donde llega al 80 %, acaban los A; donde llega al 95 %, los B. Cuenta líneas, no euros: lo que te hace andar es cuántas veces vas a un hueco. Paso a paso, en análisis ABC en Excel.

Con el ABC hecho, estas reglas:

• Los A, junto a expedición. Los que se cogen a mano, a media altura: sin agacharse ni estirarse.
• Lo pesado o voluminoso, abajo y cerca de expedición: packs de agua, barriles, garrafas.
• Si un A pesa mucho, gana el peso: al suelo, sobre un palet, pero junto a expedición. En una distribuidora de bebidas, es el caso del agua y los barriles.
• Lo que se parece, separado. El tercio y el botellín de la misma cerveza, o el detergente de 1 y de 5 litros, en huecos que no estén juntos. Así se confunden menos.
• Lo frágil, nunca debajo de lo pesado.
• Los alimentos, lejos de la limpieza y los químicos.
• El ABC, cada tres meses y antes de la temporada alta. En verano, por ejemplo, suben el agua y la cerveza.

Colocar bien también evita lesiones. El Real Decreto 487/1997 cuenta como riesgo coger una carga lejos del cuerpo, o girar o inclinar el tronco con ella (anexo). También, no poder manejarla a una altura segura.

El INSST es el instituto público de seguridad en el trabajo. Su guía técnica da el peso de referencia más alto a la carga pegada al cuerpo. Y a una altura entre los codos y los nudillos. Por encima del hombro o cerca del suelo, el peso recomendado baja. Por eso lo pesado va abajo, sobre palet, y lo que más se coge, a media altura.

Si vendes ferretería, con tornillos y piezas pequeñas, tienes una guía propia: organizar una ferretería y su almacén.

¿FIFO o FEFO? ¿Qué es obligatorio?

Ninguno de los dos es obligatorio por su nombre, pero no puedes vender un alimento caducado. Por eso, lo que lleva fecha sale por FEFO, primero lo que caduca antes; lo que no la lleva, por FIFO, primero lo que entró antes.

	FIFO	FEFO
Qué significa	First in, first out: primero en entrar, primero en salir	First expired, first out: primero en caducar, primero en salir
Para qué	Lo que no lleva fecha: limpieza, ferretería, menaje, y también el vino y las bebidas de 10 % o más de alcohol	Lo que lleva fecha de caducidad o de consumo preferente: la mayoría de los alimentos y bebidas
Qué sale primero	Lo que llegó antes	Lo de fecha más cercana, aunque haya llegado después

El vino y las bebidas de 10 % o más de alcohol no tienen que llevar fecha de consumo preferente (Reglamento 1169/2011, anexo X, punto 1.d). Por eso van por FIFO.

La regla al reponer, en la estantería: delante, o arriba, va siempre lo que tiene que salir antes. Si lleva fecha, lo de fecha más cercana, aunque haya llegado hoy. Si no la lleva, lo que llegó antes. Lo demás, detrás o debajo.

Para aplicarla, pon la fecha bien visible en la etiqueta de cada palet o caja.

¿Qué pide la ley? Los reglamentos europeos 178/2002, 852/2004 y 1169/2011 no nombran el FIFO ni el FEFO (comprobado el 5 de octubre de 2026). Lo que sí piden en alimentación es esto:

• Nada caducado a la venta. Pasada su fecha de caducidad, un alimento se considera no seguro (Reglamento 1169/2011, art. 24.1). Y un alimento no seguro no se puede vender (Reglamento 178/2002, art. 14.1). Para la ley, comercializar incluye tener alimentos para venderlos y darlos gratis (art. 3.8): lo caducado va a la zona de mercancía bloqueada, y no se dona.
• Trazabilidad. Saber a quién compraste cada alimento y a qué empresas se lo vendiste (Reglamento 178/2002, art. 18).
• Buena conservación. Guardar los alimentos protegidos de cualquier contaminación y, si lo necesitan, a la temperatura adecuada (Reglamento 852/2004, anexo II, capítulo IX, puntos 3 y 5).

Ojo con las bebidas. La mayoría llevan fecha de consumo preferente, no de caducidad. Es la fecha hasta la que conservan sus propiedades, si se guardan bien (Reglamento 1169/2011, art. 2.2.r). El reglamento solo considera no seguro lo que pasa de la fecha de caducidad. En las bebidas, el FEFO sirve para no quedarte con producto pasado de fecha. Qué puedes hacer con lo que ya la ha pasado, en consumo preferente.

El lote, ¿es obligatorio? En los alimentos de origen animal, tienes que poder dar una referencia del lote o de la remesa (el envío), según corresponda (Reglamento 931/2011, art. 3.1, letra g). No se aplica a los alimentos que mezclan productos vegetales con productos transformados de origen animal (art. 2.2). En el resto, la ley pide saber de quién recibes y a quién entregas, sin nombrar el lote (Reglamento 178/2002, art. 18). A fondo, en registro sanitario para distribuidores.

Apuntarlo te sirve en una retirada: cuando hay que sacar del mercado un alimento que no es seguro (Reglamento 178/2002, art. 19). Con el lote apuntado, solo avisas a quien lo recibió.

Cómo apuntarlo: en el albarán del proveedor y en el que entregas al cliente. Si tu ERP tiene un campo de lote, úsalo. Si no, lleva una hoja con la fecha, el cliente, el artículo y el lote.

Cada semana, revisa lo que caduca pronto, por ejemplo en las próximas cuatro semanas. Ponlo delante para que salga primero. Si no te da tiempo a venderlo, habla con el proveedor o ofrécelo a tus clientes con descuento.

Más detalle en FIFO y FEFO. Para vigilar las fechas, tienes un control de caducidades en Excel.

¿Qué son las 5S y cómo se aplican en un almacén?

Son cinco pasos para tener el almacén ordenado y limpio, y que siga así. Cada uno tiene un nombre que empieza por S.

S	En una frase	En el almacén de una distribuidora
Seiri: clasificar	Quitar lo que no hace falta	Fuera los palets rotos, el material de promociones viejas, lo descatalogado y lo caducado. Lo dudoso, a un rincón con una etiqueta roja y la fecha. Si en un mes nadie lo reclama, decide: devolverlo, venderlo con descuento o darlo de baja en el ERP
Seiton: ordenar	Un sitio para cada cosa, y cada cosa en su sitio	Cada artículo, en su ubicación con código. La transpaleta, el film y las etiquetas, en un sitio marcado en el suelo
Seiso: limpiar	Limpiar y, al limpiar, revisar	Barrer, recoger film y flejes, secar lo derramado. Y, de paso, ver si hay una estantería golpeada o una fuga
Seiketsu: estandarizar	Escribir cómo se hace, para que todos lo hagan igual	Una foto de cómo debe quedar cada zona, pegada en ella, y un turno de limpieza
Shitsuke: mantener	Convertirlo en costumbre	15 minutos de orden al final del día y la lista de abajo cada semana, con el resultado a la vista

Si lo que sobra son alimentos que aún se pueden comer, mira antes la donación. La Ley 1/2025, del desperdicio alimentario, la pone por delante de otros destinos (art. 5). Tienes un modelo de plan contra el desperdicio. Con un almacén de hasta 1.300 m² sin venta al público, o si eres microempresa, el plan no es obligatorio (Ley 1/2025, arts. 6.4.c y 6.6). Ojo: si tienes varios locales con el mismo NIF y juntos pasan de 1.300 m², sí lo es (art. 6.4.c). Aunque la jerarquía te sirve igual. Microempresa es la que ocupa a menos de 10 personas y no pasa de 2 millones de euros de facturación o de balance al año (art. 3.f).

Cómo empezar. No lo hagas todo a la vez. Elige una zona, por ejemplo preparación, y haz las tres primeras S en una mañana, con todo el equipo. Haz la foto de cómo ha quedado. Después, la zona siguiente. Cuando estén todas, empieza la revisión de cada semana.

Las 5S no son una obligación legal. Pero te ayudan a cumplir lo que sí lo es. La ley pide que las zonas de paso y las salidas, sobre todo las de emergencia, estén libres de obstáculos. También limpieza periódica y retirar enseguida los desperdicios y las manchas de grasa (Real Decreto 486/1997, anexo II).

¿Cómo revisas las 5S cada semana?

Con una lista de 12 casillas. Cópiala en una hoja con una columna por semana. Recorre el almacén con ella, marca lo que se cumple y apunta el total, por ejemplo 10 de 12. Compáralo con la semana anterior.

Clasificar (seiri)

• No hay nada caducado, roto o descatalogado fuera de la zona de devoluciones.
• Lo dudoso está en el rincón de la etiqueta roja, con su fecha.

Ordenar (seiton)

• Cada hueco tiene su etiqueta con el código, y se lee bien.
• Diez artículos elegidos al azar están en la ubicación que dice el ERP.
• La transpaleta, el film y las etiquetas están en su sitio.

Limpiar (seiso)

• Los pasillos y las salidas de emergencia están libres.
• No hay film, flejes, cartón ni líquido en el suelo.
• No hay estanterías golpeadas ni palets en mal estado.

Estandarizar (seiketsu)

• Las fotos de cómo debe quedar cada zona están puestas y al día.
• Se ha hecho la limpieza que tocaba esta semana.

Mantener (shitsuke)

• La revisión de la semana pasada está hecha y apuntada.
• Lo que falló la semana pasada está corregido.

Hazla siempre el mismo día de la semana. Si una casilla falla dos semanas seguidas, busca la causa: suele faltar un sitio para algo, o tiempo al final del día.

¿Qué rutinas mantienen el almacén en orden?

Unas pocas tareas fijas cada día y cada semana. Escríbelas y decide quién hace cada una.

Cuándo	Qué se hace	Para qué
Al empezar	Comprobar que pasillos y salidas de emergencia están libres. Revisar la transpaleta y la carretilla antes de usarlas, como indique el fabricante	Empezar sin obstáculos ni averías
Durante el día	Ubicar lo recibido el mismo día. Reponer los huecos de preparación antes de que se vacíen	Que nada se quede en el suelo de recepción
Al cerrar	Expedición cargada o lista. Devoluciones clasificadas. 15 minutos de orden y limpieza. Si tienes cámara frigorífica, apuntar su temperatura	Empezar el día siguiente en orden
Cada semana	Contar un número fijo de artículos, por ejemplo 50, sobre todo A. Revisar las fechas. Pasar la lista de las 5S. Sacar los tres indicadores	Detectar fallos antes del inventario
Cada tres meses	Repetir el ABC y recolocar lo que haya cambiado. Revisar las estanterías: golpes, piezas dobladas o sueltas y anclajes	Adaptarte a la temporada

Apuntar la temperatura de las cámaras es uno de los registros de tu autocontrol. Es el sistema basado en el APPCC (análisis de peligros y puntos de control crítico) que el Reglamento 852/2004 pide a toda empresa de alimentación (art. 5): lo explicamos en registro sanitario para distribuidores.

Contar unos pocos artículos cada semana es un inventario cíclico: inventario cíclico.

¿Cómo sabes si tu almacén funciona?

Con tres números que puedes sacar cada semana: el porcentaje de líneas con error, la exactitud del stock y el tiempo por línea.

Indicador	Cómo se calcula	Ejemplo (cifras inventadas)
Líneas con error	Líneas con error ÷ líneas preparadas × 100	En una semana: 18 ÷ 3.000 × 100 = 0,6 %
Exactitud del stock	Artículos contados que cuadran con el ERP ÷ artículos contados × 100	En una semana: 47 ÷ 50 × 100 = 94 %
Tiempo por línea	Minutos de preparación ÷ líneas preparadas	En un día: 720 ÷ 600 = 1,2 minutos (50 líneas por hora y preparador)

• Líneas con error: las preparadas con otro artículo, otra cantidad u otro formato. Cuenta las que encuentras al revisar antes de cargar y las que te reclama el cliente.
• Exactitud del stock: cuenta el artículo entero, en todos sus huecos (preparación y reserva), y compáralo con el stock que da el ERP. Si coincide, cuadra. Si no, busca por qué antes de corregir el número.
• Tiempo por línea: suma los minutos de todos los preparadores. En el ejemplo, 2 preparadores durante 6 horas: 2 × 6 × 60 = 720 minutos.

Compara cada semana contigo mismo, no con cifras de otros almacenes. Cada uno mide distinto.

Cada indicador tiene su pieza: errores de picking, exactitud de inventario y productividad de picking. Más indicadores, en KPI de almacén.

¿Qué te exige la ley de prevención en el almacén?

Lo básico: evaluar los riesgos y evitarlos o reducirlos, formar a tu equipo y tener el local y los equipos en condiciones. Lo piden la Ley 31/1995, de prevención de riesgos laborales, y sus reales decretos.

Esto es lo general. Los detalles de tu almacén, con quien lleve la prevención en tu empresa: un servicio de prevención o tú mismo (más abajo ves quién puede).

Norma	Qué te pide, en general
Ley 31/1995, de prevención de riesgos laborales	Evaluar los riesgos de cada puesto y planificar cómo evitarlos (art. 16). Informar y formar a cada trabajador al entrar y cuando cambian sus tareas o sus equipos (arts. 18 y 19). Darle los equipos de protección individual que hagan falta (art. 17)
Real Decreto 486/1997, lugares de trabajo	Suelos estables y que no resbalen. Pasillos de 1 metro como mínimo para ir a pie, y más anchos donde pasan vehículos (anexo I; con matices en los locales anteriores a julio de 1997). Salidas y vías de evacuación siempre libres. Orden, limpieza y mantenimiento periódicos (anexo II). Luz suficiente para circular y trabajar (anexo IV)
Real Decreto 1215/1997, equipos de trabajo	Equipos adecuados y mantenidos según el fabricante (art. 3). La carretilla elevadora, solo la conduce quien tiene formación específica. Normas de circulación y medidas para que no haya gente a pie en su zona de trabajo (anexo II, apartado 2)
Real Decreto 487/1997, manipulación manual de cargas	Usar medios mecánicos, como una transpaleta, para no mover cargas a mano (art. 3.1). Si no se puede, evaluar el riesgo y reducirlo (art. 3.2). Formar e informar sobre cómo manipular las cargas, y dar el peso de cada carga cuando se pueda (art. 4)

La formación, también la de la carretilla, la das o la contratas tú, y su coste nunca recae en el trabajador. Se da dentro de la jornada siempre que se pueda o, si no, descontando ese tiempo de la jornada (Ley 31/1995, art. 19.2). Si la transpaleta eléctrica cuenta, y qué vale como «carnet», en carnet de carretillero.

El peso de las cargas. El Real Decreto 487/1997 no fija un peso máximo: pide evaluar cada caso con factores como el peso, la postura, la frecuencia o el espacio (anexo). La guía técnica del INSST toma 25 kg como referencia general, en las mejores condiciones. Y 15 kg si quieres proteger a más personas, como mujeres, jóvenes o mayores. Lo calculas en manipulación manual de cargas.

Además, tienes que organizar la prevención. Puedes contratar un servicio de prevención ajeno, es decir, una entidad especializada. También puedes crear un servicio propio o designar a uno o varios trabajadores para que se ocupen. O asumirla tú (Real Decreto 39/1997, art. 10).

Asumirla tú solo es posible con cuatro condiciones (Ley 31/1995, art. 30.5; Real Decreto 39/1997, art. 11):

• tu empresa tiene hasta 10 trabajadores, o hasta 25 con un único centro de trabajo;
• tu actividad no está en el anexo I del Real Decreto 39/1997, el de las actividades peligrosas;
• trabajas en el centro de forma habitual;
• y tienes la formación que piden las tareas que vas a hacer. Como mínimo, la de nivel básico: un curso de 30 horas, otra formación que te capacite o dos años de experiencia en tareas parecidas (arts. 11 y 35).

El anexo I recoge, por ejemplo, la minería, los explosivos y las obras con riesgo de caída de altura. También los trabajos con sustancias muy tóxicas o cancerígenas, y producir o usar mucho gas comprimido o licuado (letra j). No nombra el almacenaje de bebidas ni de alimentos. Si guardas químicos peligrosos o mueves muchas botellas de gas, como el CO₂ de la cerveza de barril, compruébalo con un técnico de prevención.

La vigilancia de la salud de tus trabajadores, como los reconocimientos médicos, no la puedes asumir tú. Tiene que cubrirla otra de las formas de organizar la prevención (Real Decreto 39/1997, art. 11.2).

Y una auditoría. Si no contratas un servicio de prevención ajeno, tu sistema de prevención tiene que pasar una auditoría externa (Ley 31/1995, art. 30.6; Real Decreto 39/1997, art. 29.2). Con hasta 50 trabajadores, fuera del anexo I y con recursos propios, puede bastar una notificación. Si tu prevención es sencilla, envías a la autoridad laboral el modelo del anexo II del Real Decreto 39/1997, salvo que te pida la auditoría (art. 29.3 y 29.4).

Más detalle en prevención de riesgos en el almacén.

¿Cómo queda un almacén de bebidas de 400 m², antes y después?

Con las mismas paredes y los mismos palets, su equipo pasa a preparar cada línea en un tercio menos de tiempo. Es un ejemplo inventado, con cifras inventadas: así cambiaron las zonas, los códigos y las rutinas.

Distribuciones Ribera reparte bebidas a bares, restaurantes y tiendas de barrio. Su almacén mide 20 × 20 metros, tiene un portón de carga en la fachada y 380 artículos. Tres preparadores preparan unas 600 líneas al día.

Antes:

• Los artículos estaban por proveedor, como llegaban.
• El agua y los barriles, al fondo: cada pedido cruzaba el almacén con la transpaleta cargada.
• Las devoluciones y los envases vacíos, en el pasillo junto al portón.
• Sin códigos: «la tónica está por la derecha, al fondo».
• Lo nuevo se ponía delante, y los zumos más antiguos caducaban detrás.

Lo que cambiaron, en cuatro semanas:

• Recorrido en U: recepción a la izquierda del portón y expedición a la derecha, separadas por una línea amarilla en el suelo.
• ABC: 45 artículos de 380 sumaban el 80 % de las líneas. Pasaron a una zona de preparación propia, junto a expedición. El agua, los refrescos en lata y los barriles, sobre palets en el suelo, junto a expedición. Los otros 335 artículos se preparan desde los niveles bajos de las estanterías de palets.
• Códigos en cada hueco, con el formato pasillo-módulo-nivel, como C-07-2. Y la ubicación de preparación, en la ficha de cada artículo del ERP.
• FEFO en zumos, refrescos y cervezas, con la fecha en la etiqueta de cada palet; el vino y los licores, por FIFO.
• Una zona de devoluciones y vacíos en un rincón, marcada con cinta.
• Las 5S: 15 minutos de orden al cerrar y la lista cada viernes.

Así quedaron las zonas:

Zona	Metros cuadrados
Recepción	40
Almacenaje en estanterías de palets	160
Preparación de los 45 artículos A	90
Expedición, una franja por ruta	50
Devoluciones y envases vacíos	35
Oficina y aseo	25
Total	400

Los números: las cuatro semanas anteriores al cambio y cuatro semanas, dos meses después. La exactitud, con 50 artículos contados cada semana: 200 en cada periodo.

Indicador	Antes	Después
Líneas con error	1,5 % (9 al día)	0,5 % (3 al día)
Exactitud del stock (200 artículos contados)	85 % (170 cuadran)	97 % (194 cuadran)
Tiempo por línea	1,8 minutos	1,2 minutos

Con 600 líneas al día, ahorran 0,6 minutos por línea: 360 minutos, es decir, 6 horas de trabajo al día. Y cada día salen 6 líneas mal menos.

¿Qué más entra en gestionar un almacén?

El control del stock, el inventario y, cuando crezcas, un programa de almacén. Esta guía trata de organizar el espacio; lo demás tiene su propia pieza:

• Control de stock: cuánto tienes, cuánto está ya comprometido en pedidos y cuándo reponer. En control de stock.
• Inventario físico: contar todo y cuadrarlo con el ERP. En inventario de almacén.
• Programa de gestión de almacén (SGA): guarda dónde está cada palet y guía al preparador, a menudo con lector de códigos de barras. Qué es y cuándo compensa, en sistema de gestión de almacenes.

Y cómo encaja el almacén en el recorrido completo de un pedido, de la toma al cobro, en gestión de pedidos.

¿Qué conviene revisar hoy?

• ¿Tienes un plano con las zonas marcadas, y la mercancía avanza en un solo sentido?
• ¿Cada hueco tiene su código, y cada artículo su ubicación de preparación en el ERP?
• ¿Lo que más sale está junto a expedición, y lo pesado abajo?
• ¿Al reponer, delante va lo que tiene que salir antes, y apuntas el lote al recibir y al vender?
• ¿Los pasillos de paso y las salidas de emergencia están libres, y donde pasan máquinas caben también las personas?
• ¿Mides cada semana las líneas con error, la exactitud del stock y el tiempo por línea?