Control de stock en una distribuidora: cómo se hace, paso a paso, con Excel, rutinas e indicadores

Para hacer un control de stock, apunta el mismo día cada entrada y cada salida, artículo por artículo y en una sola unidad. Así sabes en todo momento cuánto deberías tener. Después, cuenta a menudo para comprobar que es verdad.

Esta guía es para una distribuidora pequeña o mediana: de bebidas, alimentación, limpieza o suministros.

¿Qué es el control de stock?

Es saber en cada momento cuánto tienes de cada artículo, porque apuntas todo lo que entra y todo lo que sale. El stock, o existencias, es la mercancía que tienes para vender.

Con él sabes qué puedes prometer a un cliente, cuándo pedir a tu proveedor y qué se pierde por el camino. Conviene separar cinco cantidades. Las verás con la cerveza rubia en tercio que seguimos en toda la guía, el día en que se cuenta (cifras inventadas):

Stock	Qué es	Ejemplo: cerveza rubia, en cajas
Teórico	Lo que dice tu registro: lo que deberías tener, según lo apuntado	179 cajas, con todo apuntado
Físico	Lo que hay en la estantería, si lo cuentas	179 cajas
Comprometido	Lo ya reservado para pedidos de clientes confirmados que aún no han salido	29 cajas, para el reparto de mañana
Disponible	Lo que puedes prometer: el físico menos el comprometido	150 cajas
Pendiente de recibir	Lo que has pedido al proveedor y aún no ha llegado	0 cajas

En el día a día no cuentas cada vez: el físico lo tomas de tu registro. Por eso el registro tiene que estar al día. Mira el disponible antes de confirmar cada pedido: es lo único que puedes prometer. Cómo se hace, en gestión de pedidos.

Tu registro puede ser un Excel o tu ERP: el programa de gestión donde llevas artículos, pedidos, albaranes y facturas. Otros nombres, como stock en tránsito o stock negativo, en stock comprometido, disponible y en tránsito.

¿Control de stock e inventario es lo mismo?

No. El control de stock es continuo: apuntas cada entrada y cada salida, y te dice cuánto deberías tener. El inventario es contar lo que hay en un momento dado y compararlo con eso. Necesitas los dos. Sin inventario, los errores del control se acumulan sin que los veas. Sin control, el inventario es una foto que deja de valer al día siguiente.

A veces «inventario» se usa también como otro nombre del stock: las existencias. Cómo se hace el recuento, en inventario físico paso a paso. Si la ley te obliga a hacerlo y cada cuánto, en cada cuánto hacer inventario.

¿Cómo se hace un control de stock, paso a paso?

Con un registro de movimientos y una cuenta: stock inicial, más entradas, menos salidas. Estos son los pasos mínimos:

1. Una ficha por artículo. Código, nombre, formato y unidad de stock. El formato es cómo viene: caja de 24 tercios, barril de 30 litros. La unidad de stock es aquella en la que lo cuentas siempre: caja, pack, botella, barril o kilo.
2. Un punto de partida. Elige un día sin entradas ni salidas, como un sábado, o cuenta al cerrar, con todo el día apuntado. Cuenta todo, artículo por artículo y en su unidad de stock. Ese es el stock inicial. Apunta la fecha: desde ese día, apuntas cada movimiento.
3. Cada movimiento, el mismo día. Toda entrada y toda salida, con su fecha, su cantidad, su motivo y su documento, como el número de albarán. También las que no son compras ni ventas: mercancía rota, muestras o caducados.
4. Nunca cambies el número a mano. Si un documento está mal, corrige el documento. Si falta un movimiento, apúntalo con su motivo. Así sabrás después qué falló.
5. Cuenta a menudo. Unos cuantos artículos cada semana, por turnos, hasta contarlos todos. Compara con el teórico y busca la causa de cada diferencia.
6. Decide cuándo pedir. Cada artículo, con su punto de pedido.

Decide también quién apunta cada tipo de movimiento. Por ejemplo, el jefe de almacén, lo que entra y sale del almacén; la oficina, lo que vuelve de ruta.

Si haces autoventa, la furgoneta es otro almacén. En autoventa, el comercial vende y entrega desde la furgoneta. Lo que carga por la mañana es un traspaso del almacén a la furgoneta, no una venta. La venta sale de la furgoneta, con cada albarán o tique. Lo que vuelve por la tarde sin vender es otro traspaso, de la furgoneta al almacén. Cuenta la furgoneta al volver.

¿Qué entradas y salidas tienes que apuntar?

Todas las que mueven mercancía, no solo las compras y las ventas. Lo que no se apunta es lo que después no cuadra:

Movimiento	Tipo	Documento	Ojo
Compra	Entrada	Albarán del proveedor	Apunta lo que ha llegado y has contado, no lo que pediste
Devolución de cliente	Entrada	Albarán de devolución	Si no se puede volver a vender, apártalo y dale salida como mercancía rota o caducada
Vuelta de ruta	Entrada	Tu albarán, con la incidencia anotada	Lo que vuelve sin entregar. El mismo día, para que vuelva a estar disponible
Venta	Salida	Tu albarán	Con lo que se carga, no con lo que se pidió
Devolución a proveedor	Salida	Albarán de devolución	Con su número, para reclamar el abono
Mercancía rota	Salida	Parte interno	En el almacén, en la carga o en ruta
Muestra o regalo	Salida	Parte interno	Una caja para un bar nuevo también es una salida
Consumo propio	Salida	Parte interno	Lo que se usa en tu empresa, como el agua de la oficina
Caducado	Salida	Parte interno	Antes de tirarlo o devolverlo

El parte interno es una nota con la fecha, el artículo, la cantidad, el motivo y quién lo apunta. Puede ser un papel o una línea en tu ERP. Los nombres de la primera columna son los motivos que usarás en el Excel.

Una caja regalada puede llevar IVA: pregúntalo a tu asesor (Ley 37/1992 del IVA, artículos 7.2.º y 9.1.º).

Al recibir, cuenta lo que llega y compáralo con el albarán del proveedor y con tu pedido. Si falta algo o llega roto, anótalo en su albarán antes de firmar. El proceso completo, en recepción de mercancías.

Al servir, el stock no baja con el pedido, sino con el albarán. El pedido confirmado solo reserva la mercancía: es stock comprometido. Lo que el cliente rechaza en la entrega vuelve al almacén como entrada, ese mismo día.

Las devoluciones, paso a paso, en procedimiento de devoluciones. Cómo medir lo que se rompe o se pierde, en cómo calcular la merma.

¿Por qué no cuadra el stock teórico con el físico?

Porque algo se movió sin apuntarse, o se apuntó mal. El teórico es lo que dice tu registro; el físico, lo que cuentas. Busca primero aquí:

• Mercancía rota, muestras y caducados que salen sin apuntar.
• Errores de preparación: se sirve un artículo por otro. Uno queda con menos stock del que dice el registro, y el otro con más.
• El formato, mal apuntado: el albarán del proveedor dice 50 cajas y alguien apunta 50 unidades.
• Rechazos y devoluciones que vuelven al almacén sin registrar.
• Un artículo en dos sitios del almacén: se cuenta uno y se olvida el otro.
• Pérdidas sin explicación: hurtos o errores que no encuentras.

La regla para corregir. Si el error está en un documento, como un albarán, corriges el documento. Si falta un movimiento, lo apuntas con su motivo. Si sabes que se sirvió un artículo por otro, pero no en qué albarán, haces un ajuste con el motivo «Error de preparación». Y si no encuentras la causa, un ajuste con el motivo «Sin aclarar». Nunca corrijas el documento y además hagas el ajuste: contarías la diferencia dos veces.

Un ejemplo (cifras inventadas). El 30 de septiembre de 2026 cuentas la cerveza rubia en tercio. Tu registro dice 186 cajas y cuentas 179: faltan 7. Buscas y encuentras esto:

Lo que encuentras	Cajas	Qué haces
2 cajas rotas al cargar el camión	2	Apuntas la salida que faltaba, con el motivo «Mercancía rota»
1 caja de muestra para un bar nuevo	1	Apuntas la salida que faltaba, con el motivo «Muestra o regalo»
4 cajas servidas a Bar La Esquina en lugar de cerveza tostada	4	Corriges su albarán: rubia en vez de tostada. Con él se corrige el stock de las dos cervezas. No haces ningún ajuste
Total	7

Con eso, tu registro dice 179 cajas, como lo contado. El bar se quedó la rubia: factúrale la rubia, con su precio. Si ya le habías facturado la tostada, corregir el albarán no basta: haz una factura rectificativa (Real Decreto 1619/2012, artículo 15). Cómo se hace, en factura rectificativa. Si llevas el stock en un Excel aparte del ERP, corrige ese albarán en los dos sitios: en el ERP, para facturar, y en su línea del Excel.

Más causas y cómo justificarlas, en diferencias de inventario. Para que cada artículo tenga un solo sitio, mira cómo organizar un almacén pequeño.

¿En qué unidad llevas cada artículo?

En una sola, la misma en todos sus movimientos: la caja, el pack, la botella, el barril o el kilo. Si un artículo entra en cajas y sale en unidades, apunta en su ficha cuántas unidades trae cada caja. Y convierte siempre antes de apuntar.

La trampa está en la conversión:

• Cajas y unidades. El albarán del proveedor dice 50 cajas de 24 tercios. Si llevas ese artículo en unidades, son 1.200. Si apuntas 50, tu registro cree que tienes 50 tercios.
• Palés. Si el proveedor sirve por palés y tú vendes por cajas, apunta las cajas que trae el palé, no «1 palé».
• Packs y botellas sueltas. Si a veces vendes sueltas las botellas de un pack, lleva ese artículo en botellas.
• Barriles. Llévalos por barril, no en litros. Y un barril de 20 litros y uno de 30 son artículos distintos.
• Kilos. En fruta y verdura, apunta el peso real del albarán. Una caja de tomate no pesa siempre lo mismo.

Una regla práctica: la unidad de stock y las unidades por caja, en la ficha del artículo y a la vista de todos.

Si usas lector de códigos de barras, ojo: la caja y la unidad pueden llevar códigos distintos. Si escaneas la caja y el programa suma una unidad, el stock se descuadra. Lo explicamos en códigos de barras de la unidad y de la caja.

Los envases retornables también son stock. El barril vacío es un artículo distinto de la cerveza que lleva, aunque sea del fabricante. Cuando entregas un barril lleno, salen la cerveza y el envase. Cuando recoges el vacío, entra el envase. Lo mismo con las cajas de botellín y los palés. Para saber cuántos envases tiene cada cliente, usa el control de envases. Lo que dice la norma, en envases retornables.

¿Qué son el stock de seguridad, el punto de pedido y el stock mínimo?

Son las cifras que te dicen cuándo pedir a tu proveedor y cuánto guardar de reserva. Se calculan por artículo, con tus ventas y con lo que tarda tu proveedor. Aquí van las fórmulas más sencillas; cada una tiene su calculadora.

El ejemplo (cifras inventadas): la misma cerveza rubia en tercio, en cajas de 24. Un día de reparto es cada día que sale tu camión, por ejemplo de lunes a viernes.

• Venta media: suma las cajas que vendiste en los últimos tres meses y divídelas entre los días de reparto de esos meses. Te sale 30.
• Venta máxima: la del día que más vendiste en esos tres meses: 40.
• Plazo de entrega: el fabricante tarda 3 días de reparto desde que le pides, y 4 la vez que más tardó.

Stock de seguridad. Es la reserva para cuando vendes más de lo normal o el proveedor tarda más. Una regla práctica, no una norma: venta máxima × plazo de entrega máximo − venta media × plazo de entrega medio. En el ejemplo: 40 × 4 − 30 × 3 = 160 − 90 = 70 cajas. Cubre el peor caso, así que suele dar una reserva alta. Hay fórmulas más afinadas: en la calculadora de stock de seguridad.

Punto de pedido. Es el stock con el que toca pedir al proveedor. Punto de pedido = venta media × plazo de entrega medio + stock de seguridad. En el ejemplo: 30 × 3 + 70 = 160 cajas. Con estas dos fórmulas, el punto de pedido cubre el peor caso: vender 40 cajas al día durante los 4 días que puede tardar el fabricante (40 × 4 = 160).

Compara el punto de pedido con tu stock disponible más lo pendiente de recibir. Si es igual o menor, pide. Hoy tienes 150 cajas disponibles y nada pendiente: 150 es menos que 160, así que toca pedir. Más, en la calculadora de punto de pedido.

Stock mínimo y máximo. En el sistema de mínimo y máximo, el mínimo es el nivel que dispara el pedido: tu punto de pedido. El máximo es hasta dónde repones: el punto de pedido más lo que vendes entre dos pedidos. Cada vez pides la diferencia: stock máximo − (stock disponible + pendiente de recibir).

En el ejemplo decides pedir una vez por semana: cada 5 días de reparto. Máximo = 160 + 30 × 5 = 310 cajas. Pides 310 − 150 = 160 cajas, dos palés de 80. Ojo: a veces se llama «stock mínimo» al stock de seguridad. Antes de copiar una fórmula, mira cuál de los dos es. Más, en stock mínimo y máximo.

Tres consejos para que las cifras sirvan:

• Redondea a lo que te sirve el proveedor: cajas completas, capas o palés.
• Revísalas cada mes con las ventas recientes, y sobre todo antes de la temporada alta. En bebidas, antes del verano.
• El máximo sale de cada cuánto quieres pedir. Si prefieres calcular cuánto pedir para gastar menos en pedidos y en almacenaje, usa el lote económico de compra.

Para hacer el pedido, tienes la plantilla de pedido a proveedores, con su control. Si necesitas un pedido formal, con número, condiciones y aprobación, la orden de compra.

¿Y si vendes productos con fecha de caducidad?

Entonces no basta con saber cuántas cajas tienes: también de qué lote son y hasta cuándo valen. El lote es el código con el que el fabricante identifica una tanda de producción. Apunta el lote y la fecha de caducidad o de consumo preferente al recibir. Al preparar, sirve primero lo que caduca antes: es el FEFO (first expired, first out, primero en caducar, primero en salir). Lo que no lleva fecha sale por FIFO, primero lo que entró antes. A fondo, en FIFO y FEFO; para vigilar las fechas, el control de caducidades en Excel.

Para la ley, las bebidas también son alimentos. Si los vendes, tienes que poder decir a quién compraste cada producto y a qué empresas se lo vendiste (Reglamento (CE) 178/2002, artículos 2 y 18). Si apuntas el lote al recibir y en cada albarán, ante una alerta sabrás a qué clientes llegó. Cuándo es obligatorio apuntar el lote y cuánto tiempo guardar estos datos, en registro sanitario para distribuidores.

¿Cómo se hace un control de stock en Excel?

Con tres hojas: «Artículos», con una fila por artículo; «Movimientos», con una fila por cada entrada o salida; y «Listas», con los tipos y los motivos. Cuatro fórmulas calculan el stock y el aviso de pedir.

Los nombres, exactos. Llama a las hojas «Artículos», «Movimientos» y «Listas», tal cual: las fórmulas buscan cada hoja por su nombre. En las tres, los títulos van en la fila 1 y los datos, desde la 2.

La hoja «Movimientos». Una fila por movimiento:

Columna	Qué va	Ejemplo
A · Fecha	El día del movimiento	29-9-2026
B · Código	El código del artículo, igual que en «Artículos»	CER33
C · Tipo	Entrada o Salida, de una lista	Salida
D · Motivo	Uno de la lista de motivos	Venta
E · Cantidad	En la unidad de stock del artículo, sin signo	95
F · Documento	El número del albarán o del parte	A-1201
G · Lote	Si el artículo lo lleva	L2641
H · Fecha	La de caducidad o de consumo preferente de ese lote. En la cerveza, la de consumo preferente	30-6-2027

El lote y la fecha van en columnas separadas: así puedes ordenar por fecha y ver qué caduca antes. El vino y las bebidas de 10 % vol. o más no tienen que llevar fecha: sácalos por FIFO (Reglamento (UE) 1169/2011, anexo X).

La hoja «Listas». En la columna A, desde la fila 2, los dos tipos: Entrada y Salida. En la columna B, desde la fila 2, los once motivos:

Fila	Motivo	Tipo
2	Compra	Entrada
3	Devolución de cliente	Entrada
4	Vuelta de ruta	Entrada
5	Venta	Salida
6	Devolución a proveedor	Salida
7	Mercancía rota	Salida
8	Muestra o regalo	Salida
9	Consumo propio	Salida
10	Caducado	Salida
11	Error de preparación	Salida del que falta, entrada del que sobra
12	Sin aclarar	Salida si falta, entrada si sobra

Tipo y motivo, de una lista. Así nadie escribe «Sal.» en lugar de «Salida», que la fórmula no sumaría:

1. En «Movimientos», selecciona la columna C, desde la fila 2 hacia abajo.
2. Ve a Datos › Validación de datos. En «Permitir», elige «Lista».
3. En «Origen», escribe =Listas!$A$2:$A$3 y acepta.
4. Repite con la columna D. En «Origen», escribe =Listas!$B$2:$B$12.

Si un día añades un motivo, alarga el rango de «Origen».

La hoja «Artículos». Estas son sus columnas:

Columna	Qué va	Cómo se rellena
A · Código	El de tu ERP o el tuyo	A mano
B · Artículo	Nombre y formato	A mano
C · Unidad de stock	Caja, pack, botella, barril o kilo	A mano
D · Uds. por caja	Cuántas unidades trae cada caja	A mano
E · Stock inicial	Lo que contaste el primer día	A mano
F · Entradas	La suma de sus entradas	Fórmula
G · Salidas	La suma de sus salidas	Fórmula
H · Stock teórico	Inicial más entradas menos salidas	Fórmula
I · Comprometido	Lo que está en pedidos de clientes confirmados que aún no han salido	A mano
J · Pendiente de recibir	Lo que has pedido al proveedor y no ha llegado	A mano. Cuando llega, apuntas la entrada y lo quitas de aquí
K · Punto de pedido	El de cada artículo	A mano, con la calculadora
L · Aviso	«Pedir» cuando toca	Fórmula
M · Coste por unidad	Lo que te cuesta, sin IVA	A mano
N · Valor a coste	Stock teórico × coste	Fórmula
O · Última venta	La fecha de su última venta	Fórmula

Escribe estas cuatro fórmulas en la fila 2 y arrástralas hacia abajo:

• En F2 (entradas): =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$E:$E;Movimientos!$B:$B;A2;Movimientos!$C:$C;"Entrada")
• En G2 (salidas): =SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$E:$E;Movimientos!$B:$B;A2;Movimientos!$C:$C;"Salida")
• En H2 (stock teórico): =E2+F2-G2
• En L2 (aviso): =SI(A2="";"";SI(H2-I2+J2<=K2;"Pedir";""))

SUMAR.SI.CONJUNTO suma las cantidades de «Movimientos» con ese código y ese tipo. El aviso compara lo disponible más lo pendiente de recibir (H2 − I2 + J2) con el punto de pedido. En una fila sin código no sale nada. Y en cuanto apuntas en J lo que has pedido, deja de avisar.

Para verlo en rojo, selecciona la columna L. Ve a Inicio › Formato condicional › Resaltar reglas de celdas › Igual a, escribe Pedir y acepta.

La cerveza del ejemplo, en el Excel (cifras inventadas). Empezó con 120 cajas. Entraron 160 de una compra y 2 de una devolución de cliente. Salieron 95 en un albarán y 1 caja rota. El Excel daba 120 + 162 − 96 = 186 cajas: las de tu registro antes de contar. Con las dos salidas que faltaban y la línea del albarán corregida, baja a 186 − 2 − 1 − 4 = 179 cajas.

Hay 29 comprometidas y nada pendiente: 179 − 29 + 0 = 150, menos que 160, y sale «Pedir». Pides las 160 cajas y escribes 160 en J: 179 − 29 + 160 = 310, y el aviso se apaga.

Para los indicadores, dos fórmulas más:

• En N2 (valor a coste): =H2*M2. La suma de la columna N es tu stock a coste.
• En O2 (última venta): =MAX.SI.CONJUNTO(Movimientos!$A:$A;Movimientos!$B:$B;A2;Movimientos!$D:$D;"Venta"), con formato de fecha. Funciona desde Excel 2019. Si sale 0, o una fecha de 1900, ese artículo no se ha vendido desde que empezaste el registro. En Excel 2016 o anterior, sin Microsoft 365, esta fórmula da error.

Lo que tiene stock y no se vende desde hace más de 90 días es stock muerto. Apunta lo que cuentas cada semana en una hoja «Recuentos», con la fecha, el código, lo contado y el teórico: de ahí sale la exactitud. Y cada línea que no sirves entera por falta de stock, anótala en el albarán o en una lista aparte.

Tres detalles que evitan errores:

• Las cantidades, siempre en la unidad de stock, convertidas antes de apuntarlas.
• Si el teórico sale negativo, falta por apuntar una entrada o sobra una salida. Búscala antes de seguir.
• Si tu Excel está en inglés, SUMAR.SI.CONJUNTO es SUMIFS, MAX.SI.CONJUNTO es MAXIFS y SI es IF. Si la fórmula da error, prueba a cambiar los puntos y comas por comas.

Tienes una plantilla ya hecha, con avisos de mínimo, en control de stock en Excel.

¿Cuándo se queda corto el Excel?

Cuando lo toca más de una persona, cuando copias cada albarán dos veces o cuando se te pasa lo comprometido. Estas son las señales:

• Lo usan varias personas a la vez. Un fichero compartido puede acabar con filas pisadas o con dos versiones distintas.
• No ve lo comprometido. Lo escribes tú a mano, artículo por artículo, y se te puede pasar.
• Haces el trabajo dos veces. Sacas el albarán en el ERP para facturar y lo copias al Excel para el stock. Cada copia es un error posible.
• Tienes muchos artículos con lote y fecha. Llevar el FEFO a mano, artículo por artículo, se escapa.
• Tienes más de un almacén o furgonetas de autoventa. Cada sitio es un stock aparte.

El paso siguiente es el control de stock de tu ERP, si lo tiene. Así, el mismo albarán con el que facturas descuenta el stock. Si además necesitas ubicaciones, lotes y lector de códigos, existe el programa de gestión de almacén (SGA). Qué es y cuándo lo necesitas, en SGA.

¿Qué revisas cada día, cada semana y cada mes?

Cada día, apunta todos los movimientos y mira los avisos de «Pedir». Cada semana, cuenta una parte de tus artículos. Cada mes, saca los indicadores y revisa los puntos de pedido. Y una vez al año, haz el inventario completo:

Cuándo	Qué haces	Para qué
Cada día	Apuntar todas las entradas y salidas, también lo roto, las muestras y lo que vuelve de ruta. Mirar los avisos de «Pedir» y apuntar como pendiente lo que pides	Que el stock teórico esté al día
Cada semana	Contar los artículos que tocan esa semana, hasta contarlos todos. Mirar qué caduca en las próximas 4 semanas, para darle salida antes. Comprobar con el proveedor que lo pendiente de recibir llegará en su fecha. Contar los envases vacíos y compararlos con lo apuntado	Encontrar los errores pronto
Cada mes	Sacar los indicadores. Revisar los puntos de pedido con las ventas recientes. Listar lo que no se vende	Ajustar el stock a lo que vendes
Una vez al año	El inventario completo y la valoración del stock	Cerrar el año con el stock real

Cómo repartir el recuento. Haz una lista de tus artículos, de más a menos vendido. Divídela entre las semanas que quieras tardar: con 200 artículos y 4 semanas, son 50 por semana. Cada semana cuentas los siguientes de la lista; al acabarla, vuelves a empezar. Lo que más vendes o más vale, cuéntalo más a menudo. Hazlo a primera hora, antes de preparar pedidos, o al cerrar, con todos los albaranes del día apuntados.

Contar por partes se llama inventario cíclico. Para ordenar tus artículos según lo que se mueven, tienes el análisis ABC.

¿Qué indicadores te dicen si el control funciona?

Cinco: la exactitud del stock, la rotación, los días de cobertura, las roturas de stock y el stock muerto. El primero dice si tu registro es fiable; los demás, si tienes el stock que necesitas.

Indicador	Qué te dice	Fórmula
Exactitud del stock (ERI)	Si tu registro dice la verdad	Artículos contados que cuadran ÷ artículos contados × 100
Rotación y días de stock	Cuántas veces vendes tu stock en un periodo, y para cuántos días te da, de media	Rotación = coste de lo vendido ÷ stock medio a coste. Días de stock = días del periodo ÷ rotación
Días de cobertura	Cuántos días aguanta hoy un artículo	Stock disponible ÷ venta media diaria
Roturas de stock	Cuánto dejas de servir porque no lo tienes	Líneas que no sirves enteras por falta de stock ÷ líneas pedidas × 100
Stock muerto	Cuánto dinero tienes parado	Valor a coste de lo que no se ha vendido en 90 días ÷ valor a coste de todo tu stock hoy × 100

• Exactitud del stock. Cuenta el artículo entero, en todos los sitios del almacén donde lo tengas, y compáralo con el teórico. Un artículo cuadra si lo que cuentas coincide con el teórico. Si das un margen, por ejemplo en lo que va por kilos, escríbelo y no lo cambies de un mes a otro. A fondo, en exactitud de inventario.
• Rotación y días de stock. Miden el mes que ya pasó, con todo el almacén junto. «A coste» es a lo que te costó, sin IVA, no a tu precio de venta. El stock medio más sencillo es el del principio más el del final, dividido entre dos. A fondo, en rotación y días de stock.
• El coste de lo vendido. Si tu contabilidad no te lo da, sácalo así: stock a coste al principio del mes, más compras del mes, menos stock a coste al final. Las compras, sin IVA, restando devoluciones y descuentos del proveedor, y sumando los portes que pagas tú. Incluye también lo roto y lo perdido.
• Días de cobertura. Miden cuánto aguanta hoy un artículo concreto. Míralos a menudo en lo que más vendes. Si un artículo aguanta menos días de los que tarda tu proveedor, vas tarde.
• Roturas de stock. Una rotura de stock es quedarte sin un artículo, no una caja rota. Una línea es un artículo de un pedido: cuenta como rotura si no la sirves entera porque no tienes stock. Es la otra cara del nivel de servicio por líneas: aquí solo cuentas las líneas que fallan por falta de stock. Las causas, en rotura de stock.
• Stock muerto. Los 90 días son un ejemplo: no hay un plazo oficial. Elige el tuyo y mantenlo. Qué hacer con él, en stock muerto.

Valora el stock a coste, con el método que use tu contabilidad: FIFO o precio medio ponderado. Este FIFO es un método para dar valor en euros, no el orden de salida del almacén. Lo explicamos en valoración de existencias.

No hay una cifra buena para todos, y esta guía no da cifras de referencia del sector. Mira cómo cambia cada indicador de un mes a otro. Si la exactitud baja, algo se ha dejado de apuntar. Si las roturas de stock suben, revisa los puntos de pedido. Si el stock muerto crece, compra menos de esos artículos.

¿Cómo queda con números en una distribuidora de bebidas?

Así: un 92 % de exactitud, un stock que rota 2 veces al mes, un 1,5 % de roturas de stock y un 5 % de stock muerto. Son las cuentas de septiembre de 2026 de una distribuidora de bebidas, con cifras inventadas:

• Contó 50 artículos cada semana: 200 en el mes. De esos 200, 184 cuadraban con el ERP.
• Su stock, a coste, valía 96.000 € el 1 de septiembre y 84.000 € el 30. En el mes compró por 168.000 €, sin IVA.
• Su contabilidad no le da el coste de lo vendido, así que lo saca: 96.000 + 168.000 − 84.000 = 180.000 €.
• Recibió 6.000 líneas de pedido. No pudo servir enteras 90 por falta de stock.
• 14 artículos con stock no se vendieron ni una vez en los últimos 90 días. Valen 4.200 € a coste.
• De la cerveza rubia en tercio, la de toda la guía, tiene 150 cajas disponibles y vende 30 por día de reparto.

Indicador	Cuenta	Resultado
Exactitud del stock	184 ÷ 200 × 100	92,0 %
Stock medio	(96.000 + 84.000) ÷ 2	90.000 €
Coste de lo vendido	96.000 + 168.000 − 84.000	180.000 €
Rotación del mes	180.000 ÷ 90.000	2 veces
Días de stock	30 días de septiembre ÷ 2	15 días
Días de cobertura de la cerveza rubia	150 ÷ 30	5 días de reparto
Roturas de stock	90 ÷ 6.000 × 100	1,5 %
Stock muerto	4.200 ÷ 84.000 × 100	5,0 %

La lectura:

• 16 de 200 artículos contados no cuadraban, el 8 %. Antes de corregirlos, busca la causa de cada uno.
• La cerveza aguanta 5 días de reparto y el fabricante tarda 3. Parece que sobra. Pero el punto de pedido cubre el peor caso: vender 40 cajas al día durante los 4 días que puede tardar. Eso son 160 cajas y tienes 150: si aún no has pedido, pide hoy.
• Los 14 artículos parados son 4.200 € inmovilizados. Decide si los devuelves, los vendes con descuento o dejas de comprarlos.

¿Qué conviene revisar hoy?

• ¿Cada artículo tiene una sola unidad de stock, escrita en su ficha, con las unidades que trae cada caja?
• ¿Se apuntan el mismo día lo que se rompe, las muestras, los caducados y lo que vuelve de ruta?
• ¿Las diferencias se corrigen en su documento o con un movimiento con su motivo, nunca de las dos formas?
• ¿Cuentas cada semana los siguientes artículos de tu lista, hasta contarlos todos?
• ¿Tus artículos principales tienen su punto de pedido, y apuntas lo que ya has pedido para no pedirlo dos veces?
• ¿Sacas cada mes la exactitud del stock, las roturas de stock y el stock muerto?