Cómo hacer un inventario físico de almacén paso a paso (también el de fin de año)

Para hacer un inventario de almacén, deja quieta la mercancía y cuenta cada hueco por parejas, sin mirar tu programa de gestión (ERP). Después, recuenta las diferencias grandes, busca su causa, ajusta el stock y, si es el de fin de año, valóralo.

El ERP es el programa donde llevas el stock, los albaranes y las facturas. Una ubicación es cada hueco de estantería o de suelo donde guardas mercancía. Esta guía es para el almacén de una distribuidora pequeña o mediana de bebidas, alimentación, limpieza o suministros. Vale para el inventario de fin de año y para cualquier otro.

Al final tienes un ejemplo de una distribuidora de bebidas, con el listado valorado para tu asesor. También, el modelo de hoja de conteo y una lista para revisar antes de contar.

¿Qué es un inventario físico y en qué se diferencia del control de stock?

Un inventario físico es contar todo lo que hay en tu almacén en un momento dado y compararlo con tu ERP. El control de stock, en cambio, es apuntar cada día cada entrada y cada salida.

Lo que dice el ERP es el stock teórico, o contable. Lo que cuentas es el stock físico. El inventario comprueba que los apuntes del control de stock son ciertos: si funcionan, encuentra pocas diferencias. El día a día, en control de stock.

Hay dos formas de contar:

• Inventario completo, o general. Cuentas todo el almacén de una vez, con la mercancía quieta. Es el del cierre del año, y el que explica esta guía.
• Inventario cíclico, o rotativo. Cuentas una parte cada semana, sin parar, hasta pasar por todo. Cómo se organiza, en inventario cíclico.

¿Cuándo conviene hacer un inventario físico?

Al cierre del ejercicio, antes de cambiar de programa o de almacén, después de un problema serio y cuando ya no te fías del ERP. En esos momentos necesitas saber lo que tienes de verdad.

Cuándo	Por qué
Al cierre del ejercicio. Si eres autónomo, el 31 de diciembre. Si tienes una SL o una SA, también, salvo que sus estatutos digan otra fecha	El inventario de cierre va al libro de inventarios, y su valor, a las cuentas del año
Antes de cambiar de ERP o de almacén	El programa nuevo empieza con el stock que le cargues. Si cargas el del viejo con errores, arrastras los errores
Después de un problema	Un robo, una inundación, un fallo del programa o un cambio de jefe de almacén
Cuando ya no te fías del ERP	Tu equipo dice a menudo «el ERP dice que hay, pero no hay», o los conteos de la semana dan diferencias grandes

¿Es obligatorio? Si tienes una sociedad, como una SL o una SA, sí. El Código de Comercio pide a todo empresario un libro de inventarios y cuentas anuales, donde se copia cada año el inventario de cierre (arts. 25 y 28). Lo puedes llevar tú o alguien a quien autorices, como tu asesor, pero respondes tú (art. 25.2). La ley no dice cómo sacar el inventario: contar es la forma práctica de que sea cierto.

Si eres autónomo, el Código de Comercio también habla de «todo empresario». Pero lo que te pide Hacienda en el IRPF depende de cómo tributes:

• Estimación directa normal: sí. Hacienda te pide la contabilidad del Código de Comercio, con su libro de inventarios (Reglamento del IRPF, art. 68.2).
• Estimación directa simplificada: Hacienda te pide unos libros registro de ventas, de compras y de bienes de inversión (art. 68.4). Es la tuya si el año anterior lo que vendiste, sin IVA y restados los descuentos, no pasó de 600.000 €. Y si no renunciaste a ella ni estás en módulos (art. 28).
• Módulos (estimación objetiva): tu beneficio se calcula con datos del negocio, como el personal o los metros del local. Guardas las facturas y, en algunos casos, llevas libros registro (art. 68.6 y 68.7). Una distribuidora que vende al por mayor no puede estar en módulos: la orden de módulos de 2026 no incluye el comercio al por mayor (Orden HAC/1425/2025, arts. 1 y 2).

En la simplificada, Hacienda no te pide el libro de inventarios. Pero tu beneficio del año se calcula con la variación de existencias: el valor de tu stock a 31 de diciembre frente al del 1 de enero (Manual práctico de Renta 2025 de la Agencia Tributaria). Así que necesitas igual el inventario valorado. Cada cuánto contar, en cada cuánto hacer inventario.

¿Cuáles son los pasos de un inventario físico?

Son siete: preparar, organizar el conteo, contar, recontar, cuadrar con el ERP, ajustar y documentar. Los dos primeros, en las dos semanas antes; los demás, el día del inventario y los siguientes.

Paso	Qué se hace	Quién	Cuándo
1. Preparar	Elegir el día, avisar, ordenar y fijar el corte: la última entrada y el último albarán de salida	Jefe de almacén y oficina	Una o dos semanas antes
2. Organizar el conteo	Zonas, parejas, una hoja por zona y el umbral de reconteo: a partir de qué diferencia, en euros, se vuelve a contar	Jefe de almacén	La semana antes
3. Contar	Cada ubicación, por parejas y a ciegas: sin la cantidad del ERP	Las parejas	El día del inventario
4. Recontar	Comparar con el listado de stock del corte y recontar lo que pase del umbral	Oficina y otra pareja	El mismo día
5. Cuadrar	Buscar la causa de cada diferencia que pasa del umbral	Oficina	El día siguiente
6. Ajustar	Corregir los documentos mal metidos, dar de baja lo roto y ajustar el resto	Oficina, con el visto bueno de dirección	Esa misma semana
7. Documentar	Firmar las hojas, hacer el acta y, si es de fin de año, el listado valorado	Oficina y asesor	Antes de cerrar las cuentas

¿Cómo se prepara un inventario?

Paso 1. Eligiendo el día, avisando y dejando quieta la mercancía desde un momento exacto: el corte. Lo que entra o sale antes del corte tiene que estar en el ERP. Lo de después espera a que acabéis de contar y recontar.

El día. Elige un día con poco movimiento: por ejemplo, la tarde del último día laborable del año, cuando vuelven las rutas. Si es el de fin de año, cuenta lo más cerca posible del cierre. Si cuentas otro día, tu asesor necesitará las entradas y salidas entre el conteo y el cierre. Sácale del ERP el listado de movimientos de cada artículo entre las dos fechas.

El aviso, con una semana de antelación. A tus clientes, para que pidan antes. A tus proveedores, para que no te sirvan ese día. Por ejemplo: «El jueves 31 de diciembre de 2026 cerramos el almacén por inventario desde las 14:00. Los pedidos que nos lleguen después los servimos el lunes 4 de enero de 2027».

El corte. Es el momento desde el que no se mueve nada hasta acabar de contar y recontar. Antes del corte, repasa esto:

• Mete en el ERP todo lo recibido, con el albarán del proveedor, aunque aún no tengas su factura. Si está en tu almacén, se cuenta.
• Haz el albarán de todo lo que ha salido. Lo que hayas cargado con su albarán ya hecho no se cuenta: para el ERP ya ha salido.
• Comprueba si tu ERP descuenta el stock con el albarán o con la factura. Si es con la factura, el ERP sigue contando como stock lo que ya entregaste y no has facturado. Factúralo antes del corte. Si no puedes, saca la lista de esos albaranes, con artículo y cantidad, y réstala del stock del ERP cuando compares. Más, en albaranes pendientes de facturar.
• Apunta el número que tu ERP le dio a la última entrada y el del último albarán de salida. El de la entrada no es el del albarán del proveedor: cada proveedor numera a su manera. Lo que lleve un número mayor queda fuera de este inventario.
• Mete en el ERP las devoluciones de clientes ya revisadas. Las que no, déjalas en su zona.
• Vacía la furgoneta de autoventa, o cuenta su carga como una ubicación más: no lleva albarán, así que sigue siendo tu stock.

Justo en el corte, saca del ERP el listado de stock de todos los artículos, con la fecha y la hora. Imprímelo o guárdalo en un fichero, y que no lo vea quien cuenta. Es la cifra con la que vas a comparar, aunque después la oficina siga metiendo movimientos.

Si no puedes parar del todo, carga antes del corte lo que tenga que salir mientras contáis, con su albarán ya hecho. Y lo que llegue después, déjalo en recepción, sin ubicar, con un cartel, hasta haber contado.

Lo que se cuenta aparte. Sepáralo antes de empezar, cada cosa en su zona, con un cartel y con su propia hoja:

• Lo dañado y lo caducado. No es stock que puedas vender hasta que decidas qué hacer con ello. Pero el ERP aún lo tiene como stock: al comparar, súmalo a su artículo.
• Las devoluciones sin revisar. Aún no están en el ERP: al comparar, no las sumes. Cuando las revises, las metes.
• Los envases retornables vacíos: cajas de plástico, barriles y botellas. Sepáralos por su dueño. No son mercancía para vender: van a tu control de envases. Si son de tu proveedor, cuadra con él todos los suyos: los vacíos, los que van con producto, como los barriles llenos, y los que tienen tus clientes.
• Lo que es de otros. Por ejemplo, el pedido de un cliente que ya lo ha pagado y te pide que se lo guardes. O la mercancía que un proveedor te deja en depósito: no la pagas hasta venderla. Cuéntala aparte, con el nombre de su dueño. Al comparar, mira si tu ERP la tiene como stock tuyo y apúntalo en el acta. Si entra o no en el valor del inventario, lo decide tu asesor.
• Lo tuyo que está fuera. Por ejemplo, en el almacén de un operador logístico, la empresa que te guarda la mercancía. Pídele un recuento con la misma fecha y hora. Y lo que ya es tuyo, según las condiciones de la compra, aunque aún esté viajando hacia tu almacén: también va en el inventario de cierre (Plan General de Contabilidad, quinta parte, subgrupo 30).

El orden, los días antes. Cada artículo en su ubicación, nada en el suelo de los pasillos y las unidades sueltas de cada artículo, juntas en una sola caja. Un almacén ordenado se cuenta antes: cómo organizar el almacén.

¿Cómo se organiza el conteo?

Paso 2. Con un plano del almacén dividido en zonas, una pareja y una hoja para cada zona, y un umbral de reconteo decidido antes de empezar.

• Zonas. Haz un plano del almacén, aunque sea a mano, y divídelo en zonas que una pareja pueda contar en unas horas. Cada ubicación, en una sola zona. No olvides la cámara de frío, la furgoneta, las devoluciones, los envases y la zona de expedición, donde dejas los pedidos preparados para cargar.
• Parejas. Uno cuenta en voz alta y el otro apunta. A mitad de la zona, se cambian. Que nadie cuente solo.
• Un coordinador que no cuenta, por ejemplo el jefe de almacén. Reparte las hojas, resuelve las dudas y recoge cada hoja firmada.
• Una hoja por zona, con sus ubicaciones en el orden en que se recorren y el artículo que debería haber en cada una. Sácala de tu ERP: un listado de artículos por ubicación, sin la columna de stock. Si tu ERP no lleva ubicaciones, recorre el almacén los días antes y apunta qué hay en cada hueco. Deja filas en blanco para lo que aparezca donde no debía.
• Una hoja de incidencias por zona, en blanco, con tres columnas: ubicación, qué es y cuánto hay. Es para lo que no sabéis qué es.
• A ciegas. La hoja no lleva la cantidad que dice el ERP. Así, quien cuenta apunta lo que ve, no lo que espera ver.
• El umbral de reconteo. Es la diferencia a partir de la cual se vuelve a contar. Por ejemplo, la de un artículo, sumando todas sus ubicaciones, que pase de 20 € a precio de coste, sobre o falte. El precio de coste es lo que te costó a ti, sin el IVA que recuperas: usa el que tenga el artículo en tu ERP.
• El material. Las hojas de conteo y de incidencias, bolígrafos, pegatinas de «contado», un cúter y una linterna.
• Una prueba. El día antes, contad un tramo de estantería y cronometradlo. Después, multiplica: si una pareja cuenta un tramo en 20 minutos y su zona tiene 12 tramos, son 4 horas. Con eso decides cuántas parejas necesitas y a qué hora cortas.

Si tu ERP admite un lector de códigos de barras, la pareja lee el código y teclea la cantidad. Comprueba antes que la pantalla no enseña el stock del ERP: así sigue siendo a ciegas.

¿Cómo se cuentan palets, cajas, unidades sueltas y barriles?

Paso 3. Apuntando lo que ves, por separado: palets, cajas completas y unidades sueltas. Después, la oficina lo pasa a la unidad en la que tu ERP lleva ese artículo: tercios, packs o cajas.

Formato	Cómo se cuenta	Cómo se apunta
Palet completo, con el film entero	Por capas: cajas por capa × número de capas. No te fíes de la etiqueta del palet	«1 palet: 7 capas × 10 cajas = 70 cajas»
Cajas completas	Una a una, o por filas si están apiladas iguales	«21 cajas»
Caja abierta o pack roto	Las unidades, una a una	«9 tercios sueltos»
Barriles	Los llenos, en la hoja de su zona; los vacíos, en la de envases	«46 barriles llenos» y, en la de envases, «31 vacíos»
A peso (fruta, verdura, embutido)	En una báscula	«12,5 kg»

Y estas reglas, en todas las zonas:

• Por ubicación y en orden: de arriba abajo y de izquierda a derecha. Al acabar cada ubicación, pegatina de «contado» con las iniciales de la pareja.
• Lo que ves, no lo que dice la etiqueta. Si una caja está abierta, cuenta las unidades que quedan.
• Una fila por sitio. Un artículo puede estar en dos sitios: el hueco de donde coges para preparar pedidos y la reserva, donde guardas el resto. Apunta cada sitio en su fila, sin sumarlos.
• Ubicación vacía: 0. Nunca dejes una fila en blanco. Un blanco no dice si hay cero o si nadie miró.
• Si te equivocas, tacha y escribe al lado, con tus iniciales. Sin borrar.
• Lo que no sabes qué es, a la hoja de incidencias, con su ubicación. Lo resuelve el coordinador.

Si vendes alimentos o bebidas, cuenta por lote lo que lleva lote. El lote es el código de la tanda de fabricación. Apunta también la fecha de consumo preferente o de caducidad. Así sabes cuánto te queda de cada lote si hay una retirada, y ves lo que está cerca de su fecha. Qué te pide la ley con los lotes, en registro sanitario para distribuidores.

Aprovecha para comprobar que delante está lo que caduca antes (a eso se le llama FEFO): FIFO y FEFO.

¿Qué haces con las diferencias?

Paso 4. Las sacas comparando lo contado con el listado de stock del corte. Las que pasan del umbral las recuenta otra pareja; las que no, no se recuentan.

La regla, para todo el inventario:

• Por encima del umbral: se recuenta y se busca la causa antes de ajustar.
• Por debajo del umbral: no se recuenta ni se investiga una a una. Se corrige igual: si ya conoces la causa, como dice la tabla del paso 5; si no, con un ajuste con el motivo «sin aclarar».

Así se hace:

1. Pasa lo contado a un Excel, junto al listado de stock del corte, en la unidad del ERP. Si tu ERP tiene una función de inventario, puedes pasarlo ahí, pero sin confirmar todavía ningún ajuste.
2. Saca la diferencia de cada artículo: lo contado, con lo dañado y lo caducado, menos el listado del corte. Si tu ERP descuenta con la factura, resta del listado lo entregado sin facturar.
3. Valora cada diferencia a precio de coste: diferencia × coste de una unidad.
4. Lo que pase del umbral, que lo recuente otra pareja. También a ciegas: sin decirle el primer conteo ni lo que dice el ERP. Que cuente el artículo en todas sus ubicaciones. Y que mire en los huecos de al lado y detrás de otros artículos, por si algo se colocó mal.
5. Si el reconteo coincide con el primero, la cifra es buena. Si encuentra lo que faltaba en otro hueco, basta con que el coordinador lo compruebe. Si no coincide y no se sabe por qué, lo cuenta una tercera vez el coordinador.

Si en una zona salen varias diferencias, por ejemplo tres o más, recuéntala entera: puede que la pareja se saltara un pasillo.

Todavía no ajustes nada. Primero, busca las causas.

¿Cómo cuadras el inventario con el ERP?

Paso 5. Buscando la causa de cada diferencia que pasa del umbral y queda después del reconteo. Si viene de un documento mal metido, corriges el documento. Si no tiene causa, haces un ajuste.

Para cada una, mira en el ERP los movimientos del artículo de las últimas semanas: entradas, albaranes, devoluciones y bajas. Compáralos con los papeles: el albarán del proveedor y el albarán firmado por el cliente.

Si la diferencia…	Qué haces
Viene de una entrada mal metida: llegaron 35 cajas y se metieron 34	Corriges la entrada. No es un ajuste
Viene de una salida sin albarán	Haces el albarán con su fecha y, si era una venta, lo facturas
Viene de una rotura o una caducidad que nadie dio de baja	Una baja, con su motivo: rotura o caducidad
Viene de cajas metidas como unidades, o al revés, en un pedido o una entrada	Corriges ese documento
Pasa del umbral y no tiene causa clara	Un ajuste con el motivo «sin aclarar». Y lo sigues investigando
No pasa del umbral	Sin recontar: si conoces la causa, lo que diga su fila; si no, un ajuste con el motivo «sin aclarar»

Una baja es una salida de stock sin venta, con su motivo. Si tu ERP no tiene bajas, usa un ajuste con el motivo «rotura» o «caducado». Si más tarde aparece la causa de un ajuste, corrige el documento y deshaz el ajuste con otro de signo contrario.

Si el mismo artículo da diferencia en cada inventario, búscale la causa aunque no pase del umbral. Las causas, una a una, y cómo evitarlas, en diferencias de inventario. Para saber si tu stock es más fiable que el año pasado, calcula la exactitud del inventario.

Un pedido mal pasado al ERP, con cajas en vez de unidades, también acaba en una diferencia. Qué revisar en cada paso del pedido, en gestión de pedidos.

Si tu almacén está afectado por los impuestos especiales, llevas además una contabilidad de existencias para ellos. En ella apuntas también las diferencias del inventario (Reglamento de los Impuestos Especiales, art. 50.1). La llevan todos los establecimientos afectados por los impuestos especiales. Por ejemplo, un depósito fiscal.

Un depósito fiscal es un almacén autorizado por Hacienda para guardar, recibir y enviar productos con impuesto especial, como cerveza, vino o licores. Están allí sin haber pagado aún ese impuesto (Ley de Impuestos Especiales, art. 4.9 y 4.26). Cinco tipos de establecimiento llevan esa contabilidad en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, con SILICIE, su sistema de libros de impuestos especiales. Son las fábricas, los depósitos fiscales, los depósitos de recepción, los almacenes fiscales y las fábricas de vinagre (art. 50.2.a). Los demás, en libros en papel o en un programa (art. 50.2.b).

Ojo: en un depósito fiscal, las diferencias en menos que pasan de los porcentajes que fija el reglamento cuentan como producto salido. Y pagas su impuesto especial (Ley de Impuestos Especiales, art. 15.6). Si además las descubre Hacienda en un recuento, son una infracción grave (art. 19.2.d). Si no sabes si tu almacén está afectado, pregúntaselo a tu asesor. Más, en SILICIE.

¿Cómo se ajusta y se documenta el inventario?

Pasos 6 y 7. Con un movimiento de ajuste en el ERP por cada diferencia que no se corrige de otra forma, con su fecha y su motivo. Y con un acta y, si es el de fin de año, un listado valorado para tu asesor.

El ajuste.

• Con el movimiento de ajuste de tu ERP, a veces llamado regularización. No lo confundas con la regularización de existencias de la contabilidad: ese es el apunte que hace tu asesor al cierre.
• Por la diferencia, no por la cantidad contada. Por ejemplo, −1 barril, no «46»: desde el corte ya has vendido y recibido. Si tu ERP te pide la cantidad contada, ponle la fecha y la hora del corte.
• Con el motivo y quién lo aprueba. Mejor alguien que no ha contado: la dirección o quien lleva la administración.
• Lo roto y lo caducado, como bajas, no como ajustes. Así sabes cuánto pierdes por cada motivo.

El acta de inventario. Es el informe del inventario. Lleva:

• la fecha y la hora del corte, la última entrada y el último albarán de salida;
• quién contó cada zona y quién recontó;
• cada diferencia, su causa y lo que se hizo con ella;
• el valor de los ajustes y de las bajas, a precio de coste;
• la firma del coordinador y la de quien aprobó los ajustes.

Guarda el acta, las hojas firmadas y el listado del corte con los papeles del cierre. El Código de Comercio pide conservar la documentación y los justificantes del negocio seis años, contados desde el último asiento de los libros (art. 30). Un asiento es cada apunte de la contabilidad.

El listado valorado, si es el de fin de año. Para cada artículo, multiplica lo que queda después de cuadrar por el coste de una unidad. La suma de todos es el valor de tus existencias a 31 de diciembre.

El coste es el precio de adquisición: lo que te facturó el proveedor, menos los descuentos, más los gastos hasta tenerlo listo para vender, como el transporte o el seguro. El IVA que recuperas en tu declaración no cuenta (Plan General de Contabilidad, norma 10.ª, y el de pymes, norma 12.ª). Los impuestos especiales que te cobra el proveedor, como el de la cerveza, sí van en el coste: estás obligado a soportarlos y no los recuperas (Ley de Impuestos Especiales, art. 14.1).

Si compraste un artículo a varios precios, el coste de una unidad sale por precio medio ponderado, que es la regla general. La norma también admite el FIFO. Usa un solo método para las existencias parecidas. Cuál usar y cómo, en valoración de existencias.

Si algo ya vale menos de lo que te costó, díselo a tu asesor. Pasa cuando lo que sacarás al venderlo, menos lo que te cuesta venderlo, no llega a su coste: por ejemplo, lo que está cerca de su fecha y solo venderás con descuento. La misma norma pide corregir su valor. Pásale el listado valorado y el acta. El apunte en la contabilidad, en regularización de existencias.

¿Cómo queda el inventario de fin de año de una distribuidora de bebidas?

Queda como un listado de cada artículo con lo que hay, el coste de una unidad y su valor, después de recontar, cuadrar y ajustar. Así lo hace una distribuidora de bebidas, con cifras inventadas.

Hace su inventario el jueves 31 de diciembre de 2026. Reparte con dos rutas y tiene una furgoneta de autoventa: el comercial vende y entrega en la misma visita.

• El corte, a las 14:00, cuando vuelven las rutas. La última entrada en el ERP es la 533, y el último albarán de salida, el 4812. A las 14:00, la oficina saca el listado de stock del ERP.
• La carga de la furgoneta, que no lleva albarán, se cuenta como una ubicación más.
• Aparte: 31 barriles vacíos de la fábrica de cerveza, en la hoja de envases, y 3 cajas de latas de cola abolladas, en la zona de dañados. Las abolladas se suman a la cola al comparar: el ERP aún las tiene.
• Tres parejas para tres zonas. El umbral de reconteo: una diferencia de más de 20 € a precio de coste por artículo.

Así salieron cinco de sus artículos. La cerveza: 2 palets de 70 cajas, 21 cajas y 9 tercios sueltos, es decir, (2 × 70 + 21) × 24 + 9 = 3.873 tercios. El agua: 1 palet de 84 packs y 37 packs sueltos, 121 packs. El vino: 34 cajas de 6 y 5 botellas, 34 × 6 + 5 = 209 botellas.

Artículo (unidad del ERP)	Contado	En el listado del corte	Diferencia
Cerveza rubia, tercio 33 cl, caja de 24 (tercios)	3.873	3.921	−48
Barril de cerveza de 30 litros, lleno (barriles)	46	47	−1
Agua mineral de 1,5 litros, pack de 6 (packs)	121	126	−5
Refresco de cola, lata 33 cl, caja de 24 (cajas)	60: 57 buenas y 3 abolladas	60	0
Vino tinto crianza 75 cl, caja de 6 (botellas)	209	203	+6

Los costes de una unidad, sin IVA: el tercio, 0,55 €; el barril, 78,00 €, solo por la cerveza, porque el barril es de la fábrica; el pack de agua, 1,90 €; la caja de cola, 7,20 €; y la botella de vino, 4,10 €.

Artículo	Diferencia a coste	¿Pasa del umbral?	Qué se hace
Cerveza	−48 × 0,55 € = −26,40 €	Sí: se recuenta	Aparecen 2 cajas en el hueco 01-05-1, el del tramo de al lado, detrás del agua con gas. El coordinador lo comprueba. Cuadra: no se ajusta
Barril	−1 × 78,00 € = −78,00 €	Sí: se recuenta	Siguen 46. No aparece la causa: ajuste de −1 barril, motivo «sin aclarar». La oficina sigue revisando los albaranes de barriles de diciembre
Agua	−5 × 1,90 € = −9,50 €	No	Sin recontar ni investigar. No se conoce la causa: ajuste de −5 packs, motivo «sin aclarar»
Cola	0 €	No	Cuadra. Baja por rotura de las 3 cajas abolladas: 3 × 7,20 € = 21,60 €
Vino	+6 × 4,10 € = +24,60 €	Sí: se recuenta	Siguen 209. El 30 de diciembre llegaron 35 cajas y se metieron 34: las que decía el pedido, no las que llegaron. Se corrige la entrada: no se ajusta

El resultado: 2 ajustes que restan 87,50 € a precio de coste (78,00 € + 9,50 €), 1 baja por rotura de 21,60 € y 1 entrada corregida. Los ajustes y la baja llevan la fecha del 31 de diciembre de 2026.

Y este es el listado valorado que la distribuidora pasa a su asesor:

Artículo	Existencias a 31-12-2026	Coste de una unidad	Valor
Cerveza rubia, tercio 33 cl	3.921 tercios	0,55 €	2.156,55 €
Barril de cerveza de 30 litros	46 barriles	78,00 €	3.588,00 €
Agua mineral de 1,5 litros, pack de 6	121 packs	1,90 €	229,90 €
Refresco de cola, lata 33 cl, caja de 24	57 cajas	7,20 €	410,40 €
Vino tinto crianza 75 cl	209 botellas	4,10 €	856,90 €
Total de estos cinco artículos			7.241,75 €

Las existencias son las que quedan después de cuadrar: la cerveza, con las 2 cajas encontradas; la cola, sin las 3 cajas dadas de baja; y el vino, con la entrada corregida. En el listado real van todos los artículos. Los 31 barriles vacíos no van: son de la fábrica de cerveza, que te los carga en la factura para que se los devuelvas. Se cuadran en el control de envases. Si tienes envases tuyos, pregunta a tu asesor si van en las existencias.

Lo que enseña el ejemplo: de las tres diferencias que pasaban del umbral, el reconteo resolvió una y el cuadre, otra. Solo el barril quedó sin causa. Sin el reconteo, habrías restado del stock 2 cajas de cerveza que estaban en el almacén.

¿Cómo es una hoja de conteo sencilla?

Una hoja por zona, con las ubicaciones en el orden en que se recorren y sin la cantidad del ERP. Sirve para contar a mano, en papel. Arriba, los datos del inventario. Abajo, las firmas.

• Arriba: la fecha y la hora del corte, la zona, la pareja (quién cuenta y quién apunta) y el número de hoja, por ejemplo «3 de 12».
• Las columnas: ubicación; código; artículo y formato; palets o cajas; unidades sueltas; lote y fecha; observaciones.
• Abajo: la firma de la pareja, la del coordinador y la hora a la que se entrega.

Así quedan unas filas de la hoja del ejemplo. Para que quepa aquí, juntamos el código con el artículo, y los palets, las cajas y las sueltas en «Contado»:

Ubicación	Artículo y formato	Contado	Lote y fecha
03-02-1	1023 · Cerveza rubia, tercio 33 cl, caja de 24	1 palet: 7 capas × 10 cajas = 70 cajas	L6290 · 30-9-2027
03-02-2	1023 · Cerveza rubia, tercio 33 cl, caja de 24	1 palet: 7 capas × 10 cajas = 70 cajas	L6290 · 30-9-2027
01-04-1	1023 · Cerveza rubia, tercio 33 cl, caja de 24	21 cajas y 9 tercios sueltos	L6301 · 31-10-2027
01-05-1	1040 · Agua con gas 50 cl, caja de 24	15 cajas	L6255 · 31-3-2027

La ubicación 03-02-1 es el pasillo 3, el tramo de estantería 2 y el nivel 1. Cómo poner esos códigos, en codificación de ubicaciones. La fecha es la de consumo preferente que trae la caja.

En el hueco 01-05-1, el del tramo de al lado, detrás del agua, estaban las 2 cajas de cerveza del ejemplo. La pareja apuntó el agua y no las vio. Por eso, en el reconteo, se mira también en los huecos de al lado y detrás de otros artículos.

Tienes la hoja lista en hoja de inventario para imprimir. Si prefieres llevar el stock y los conteos en una hoja de cálculo, usa la plantilla de inventario en Excel.

Si tu almacén es de ferretería o suministros, hay una plantilla con sus formatos: inventario de ferretería. Y si tus clientes de hostelería te preguntan cómo hacer el inventario de su barra, tienes una para ellos: inventario de bebidas.

Lo que conviene revisar antes de contar

• ¿Has avisado a clientes y proveedores, y tenéis el material y la prueba hecha?
• ¿Está en el ERP todo lo recibido y lo entregado, y sabes si descuenta el stock con el albarán o con la factura?
• ¿Sabes sacar el listado de stock del ERP a la hora del corte, con la última entrada y el último albarán?
• ¿Están separados lo dañado, las devoluciones sin revisar, los envases vacíos y lo que es de otros? ¿Y la furgoneta, vacía o con su hoja?
• ¿Has pedido el recuento de lo que tienes fuera, y tiene cada zona su pareja y su hoja, sin la cantidad del ERP?
• ¿Habéis fijado el umbral de reconteo y quién aprueba los ajustes?